Değişim Yönetiminde İletişim Neden Önemli?

Kuruluşunuzdan değişiklik yapmasını istediğinizde fazla iletişim kuramazsınız. Başarılı bir değişim yönetimi çabasına liderlik eden her başarılı yönetici, değişim deneyimi sırasında fazla iletişim kurmaya ihtiyaç duyduğunu ifade eder ve bu ifadeyi geriye dönük olarak değerlendirir.

Çalışanların iletişimden tamamen memnun olduğu hiçbir organizasyon mevcut değildir. İletişim, organizasyonlardaki en zor konulardan biridir. Örgütsel değişim ve günlük operasyonlar sırasında çalışanlar tarafından en çok şikayet edilen alandır. Sebep?

Etkili iletişim, en sevilen iletişim tanımı olan paylaşılan anlam oluşturmak için mükemmel şekilde çalışan dört bileşen gerektirir.

• Mesajı gönderen kişi mesajı net ve ayrıntılı bir şekilde sunmalı ve bütünlüğü ve orijinalliği yaymalıdır.
• Mesajı alan kişi dinlemeye, açıklık için sorular sormaya ve mesajın göndericisine güvenmeye karar vermelidir.
• Seçilen teslim yöntemi hem gönderenin hem de alıcının koşullarına ve ihtiyaçlarına uygun olmalıdır.
• Mesajın içeriği, alıcının hali hazırda tutulan inançlarına bir düzeyde rezonansa girmeli ve bağlanmalıdır. Çalışanın duymak istediği bilgileri içermesi gerekir. Çalışanlara en çok değer veren ve soruları önemseyen bir cevap vermelidir.

Tüm bunlar iletişimde olup bitenler, kuruluşların bunu iyi bir şekilde yapması harika bir şey. Neyse ki, değişiklik yönetimi uygulayıcıları herhangi bir organizasyonel değişiklik sırasında nasıl iyi iletişim kurabilecekleri konusunda geniş bir öneri sunmuşlardır.

Etkili Değişim Yönetimi İçin İletişim Konusunda Öneriler

Aşağıdakilerin hepsinin değişiklik yönetimi sürecinizde gerçekleşmesini sağlamak için yazılı bir iletişim planı geliştirin.

• Konuşma, yazma, video, eğitim, odak grupları, bülten panoları, intranetler ve değişiklikle ilgili daha fazlası dahil olmak üzere sürekli, sık sık ve birden çok kanaldan iletişim kurun.
• Bilgiler hakkında mümkün olduğu kadar çabuk değişiklikler hakkında bilinen her şeyi iletin. Önyargınızın anında iletişime yönelik olduğundan emin olun, bu nedenle ayrıntıların bazıları daha sonraki bir tarihte değişebilir. İnsanlara, diğer seçiminizin, etkili değişim yönetiminde feci olan kararlar, hedefler ve ilerlemeler konusunda olumlu oluncaya kadar tüm iletişimi sürdürmelerini söyleyin.

• İnsanların soru sorması, açıklama talep etmesi ve girdi sağlaması için önemli miktarda zaman ayırın. Bir liderin genel asetatlar aracılığıyla büyük bir grupta değişiklik önerdiği ve ardından kaçtığı bir senaryonun parçası olduysanız ve kaçtıysanız, bunun değişimin entegrasyonu için ne kadar kötü bir haber olduğunu biliyorsunuz. İnsanlar değişime dahil olduğunu düşünmelidir. Katılım, bir taahhüt yaratır - değişim sürecinde başka hiçbir şey bu kadar önemli değildir.
• Değişim yönetimi çabasının vizyonunu, misyonunu ve hedeflerini açıkça belirtin. İnsanların bu değişikliklerin kendilerini kişisel olarak nasıl etkileyeceğini anlamalarına yardımcı olun. Bu sürece yardımcı olmazsanız, insanlar genellikle gerçeklerden daha olumsuz olan kendi hikayelerini oluştururlar.

• Gerçek iletişimin bir konuşma olduğunu kabul edin. Bu iki yönlüdür ve gerçek tartışma sonuçlanmalıdır. Bu sadece bir sunum olamaz.
• Değişim liderleri veya sponsorları, değişiklikleri yapması beklenen insanlarla birebir veya küçük gruplarla sohbet etmek için zaman harcamak zorundadır.
• Değişikliklerin nedenlerini, insanların bağlamı, amacını ve ihtiyacını anlayacağı şekilde iletin. Uygulayıcılar buna “unutulmaz, kavramsal bir çerçeve inşa etmek” ve “değişimin temelini oluşturmak için teorik bir çerçeve oluşturmak” adını verdiler.

• Sadece cevabı biliyorsanız sorulara cevap verin. Liderler, yanlış bilgi verdiklerinde güvenilirliklerini yok ederler veya bir cevap verirken tökezler veya geri çekilirler gibi görünürler. Bilmediğinizi ve öğrenmeye çalışacağınızı söylemek daha iyidir.
• Liderlerin dinlemesi gerek. Savunuculuktan, mazeret göstermekten ve çok hızlı verilen cevaplardan kaçının. Düşünceli davranın.
• İşyerinde başkalarıyla karışmak için mümkün olduğunca günlük liderler ve sponsorların kullanılabilir olmasını sağlayın.
• Daha fazla bilgi edinirken tüm çalışanların değişiklikleri birlikte keşfedebilecekleri etkileşimli atölye çalışmaları ve forumlar düzenleyin. Eğitimi, etkileşimli bir iletişim biçimi olarak ve insanların değişim ve değişim yönetimi ile ilgili yeni davranış ve fikirleri güvenle keşfetmeleri için bir fırsat olarak kullanın. Kuruluşun tüm seviyeleri aynı oturumlara katılmalıdır.

• İletişim proaktif olmalıdır. Eğer söylenti fabrikası zaten çalışıyorsa, organizasyon iletişim kurmak için çok bekledi.
• Değişim ve değişim yönetimi hakkındaki fikirlerini paylaşmak için insanlara hem resmi hem de gayrı resmi olarak birbirleriyle ağ kurma fırsatları sağlayın.
• Değişim yönetimi ve değişim çabalarındaki ilerlemenin grafiğini çıkarmak için yapılan ölçümleri herkese açık olarak inceleyin.
• Değişim ve değişim yönetimindeki olumlu yaklaşımlar ve başarılar için ödülleri ve takdirleri duyurun. Her küçük kazanışı herkese açık şekilde kutlayın.