E-posta Okuyan Selamlar

BusinessInsider.com’a göre, ortalama bir çalışan, gününün yaklaşık yüzde 25’ini yüzlerce e-posta yoluyla göndermeye ayırıyor. Bazı insanlar temel e-posta kurallarına göz atmaya ihtiyaç duyarken, diğerleri basit iletişim hacmiyle boğulmuş oldukları için hata yaparlar.

İş arama sırasında, büyük olasılıkla kapak mektupları, teşekkür notları ve iş arama ile ilgili bağlantılara mesajlar dahil olmak üzere çok sayıda e-posta gönderirsiniz.

Birinin adını yanlış yazmak gibi utanç verici hatalar yapmaktan kaçınmak için zaman ayırın ve yanıt alacak notlar yazdığınızdan emin olun.

Profesyonel Bir Tebrikle Başlayın

Konu satırınızdaki netlik için gayret gösterin. "Toplantı zamanı değişti" veya "teklifinizle ilgili hızlı sorgulama" gibi, e-postanızın amacını tanımlayan doğrudan bir şey seçin.

Niyetinizi almak için e-postayı açmak için okumaya çekmeyi deneyen "sizi bilgilendirmem gerekiyor" gibi bir teaser ile havuç sallamaktan kaçının. İnsanlar genellikle konu satırına dayalı bir e-posta açıp açmamaya karar verir, bu nedenle amacınızı açıkça belirten bir tane seçin.

Profesyonel bir selamlama kullanın. Koşullar ve alıcı için uygun bir karşılama ekleyin. Bazı selamlamalar bir e-postada çalışır, ancak bazı selamlamalar her ikisi için de geçerli bir mektupta kullanılmaz.

Yazmakta olduğunuz kişiyi ne kadar iyi tanıdığınıza ve gönderdiğiniz mesaj türüne bağlı olarak bir selamlama seçin. Örneğin, tanıdığınız birisine yazarsanız, "Merhaba Jim" uygundur. Bir iş başvurusunda veya iş mektubu yazarken "Sayın Bay / Bayan Smith" uygun olacaktır.

Gayri resmi bir ses olan ve genellikle işyerinde kullanılmayan "hey" ile bir e-posta açmaktan kaçının. Ayrıca, e-postanızın yapısı rahat olsa bile, "Merhaba millet" veya "Merhaba millet" ten uzak durun.

Tebrik Örnekleri

• Sevgili İlk isim Soyadı (yazdığınız kişinin cinsiyetini bilmiyorsanız bu iyi sonuç verir)
• Sevgili İlk isim (tanıdığınız birisine e-posta gönderirken)
• Merhaba ilk isim (Tanıdığınız birisine e-posta gönderirken)
• Sevgili Bay / Bayan Soyadı
• Sevgili Bay / Bayan İsim soyisim
• Sevgili Dr. Soyadı
• İlgili makama
• Sevgili İnsan Kaynakları Müdürü
• Sevgili İşe Alma Müdürü

Selamlamanızdan sonra doğru noktalamayı kullanın. Daha resmi e-postalar için adın arkasından yarım sütun kullanın. Tanıdığınız veya daha fazla gündelik yazışmalar için, tebrik adından sonra virgül kullanın.

Yaygın Hatalardan Kaçının

Bir e-posta yazarken, bazen insanlar bir mesajı hızlı bir şekilde durdurmak için acele ederken aşağıdaki hatalar olur. Mesajınızı incelemek için zaman ayırın ve aşağıdaki adımları izleyin.

• En son e-posta adresini ekleyin.Bir e-postayı gönderme seçeneğiniz yoksa, hızlı bir tetikleme parmağınız varsa, en son adresi ekleyin. Alıcının adını yalnızca e-postanızın kullanıma hazır olduğundan emin olduğunuzda girin.
• Eski "hepsini yanıtla" hatasını önleyin."Tümünü Yanıtla" ya tıkladığınızda tetik parmağınızı izleyin. Listedeki herkesin gerçekten söylediklerinizi okuması gerekip gerekmediğini düşünün. Ayrıca zincirdeki eski e-postaların, Yanıt Tümünü listesindeki birinin görmesini istemediğinize dikkat edin.
• Mizah üzerinde kolay git. Bir e-postada mizah ayırt etmek zor olabilir, çünkü ses tonunuz her zaman parlamaz. Beden dili, yüz ifadesi veya kadans olmadan mizah düz düşebilir, hatta istemeden okuyucuyu aşağılayabilir. Güvenli oyna ve dışarıda bırak.

• Tashih etti.İnsanların gayri resmi e-postalarda yazım hataları affedeceğini veya telefonunuzda yazıyorsanız hatalara tahammül edeceğini düşünmeyin. E-postanızdaki hatalarla, özellikle de yaygın olduklarında, sert bir şekilde yargılanabilirsiniz. Sizin için sıklıkla yanlış olan sözcüğü seçebilecek bir yazım denetleyicisine güvenmeyin. E-postalarınızı herhangi bir önemli belgede olduğu gibi onaylayın. Özellikle, insanların adlarını doğru yazdığınızı her zaman kontrol edin ve iki kez kontrol edin.
• Emojiyi veya ifadeyi kullanmayın. Gittikçe daha fazla e-posta mesajı kısa mesajlara benzemeye başladı. İşyeri mesajları şimdi bazen "yaşasın" emojileri veya gülen yüzleri içeriyor. Daha yaygın hale gelmelerine rağmen, resmi yazışmalarda emojiler ve ifadelerden kaçının. E-posta selamlamanız bir kişinin soyadını içeriyorsa, bu emojileri ve ifadeleri bırakmanız gereken kesin bir işarettir.

• E-postanın sonsuza kadar sürdüğünü unutmayın.Kişisel veya gizli bir şeyi e-postayla göndermeden, birisini e-posta yoluyla kovmadan, birisini küçümsemeden veya öfkeyle cevap vermeden önce iki kez düşünün. Silinen e-postalar bile veri yedeklerinden diriltilebilir.

Bu tür etkileşimler daha iyi şahsen yapılabilir. 24 saatlik kuralı uygulayın. Mesajı gönderip göndermeyeceğinizden emin değilseniz, karar vermek için ertesi güne kadar bekleyin. Bir başka iyi kural: Bir e-postaya, örneğin bir ifade veya sosyal medyada olduğu gibi, herkese açık olarak paylaşmak istemediğiniz hiçbir şey yazmayın.