Profesyonel Bir E-posta Nasıl Yazılır - 7 Göndermeden Önce Kendinize Sormanız Gereken Sorular

Uzun yıllardır insanlar e-postaların ölümünü tahmin ediyorlar. Arkadaşlarımızla "konuşmak" veya arkadaşlarımıza hızlı mesajlar göndermek için mesajlaşma ve sosyal medya gibi diğer iletişim biçimlerini kullanıyor olsak da, özellikle işle ilgili iletişim için e-posta kullanıyoruz. Aynı zamanda bir iş başvurusunda bulunduğunuzda birincil iletişim yoludur. Profesyonel bir e-posta yazmayı bilmek hiç olmadığı kadar önemlidir.

E-posta, birisiyle ilk temas noktanız olabilir ve bu nedenle, ilk izleniminizi vermek için ilk fırsatınızdır. Mesajlarınızı oluştururken büyük özen gösterin. Göndermeden önce, bu 7 soruyu cevaplayın.

1. Mesaj hatam serbest mi?

E-postanızı hatalar için kontrol etmek, göndermeden önce yapabileceğiniz en önemli şeydir. Yanlış yazım ve yanlış dilbilgisi dikkatsiz görünmenizi sağlar. Bu, özellikle bir iş başvurusu yapıyorsanız, yapmaya çalıştığınız izlenime aykırıdır.

Yazım ve dilbilgisi hatalarının yanı sıra yazım hatalarını da yakaladığınıza emin oluncaya dek prova edin. Grammarly.com, bu konuda size yardımcı olabilecek Chrome tarayıcısının bir uzantısı da dahil olmak üzere ücretsiz araçlara sahiptir.

2. E-posta adresim benim hakkımda ne söylüyor?

İş e-posta adresiniz - bu arada asla iş aramak için kullanmamalısınız - muhtemelen çok basittir. Büyük olasılıkla adınızın bir türevidir. Kişisel e-posta için kullanmak üzere daha az işletme benzeri bir adres seçmiş olabilirsiniz. Anlamlı, çocukça veya sevimli bir adres, arkadaşlarınıza ve ailenize mesaj göndermek için kullanıyorsanız, ancak profesyonel bir e-posta yazmanız gerekiyorsa, profesyonellik taşıyan yeni bir hesap için kaydolun.

Asıl adınızı kullanan bir e-posta adresi kurun. Adınızı ve soyadınızı deneyin; adınız, ikinci adınız ve soyadınız; veya bunların bir kombinasyonu. Profesyonel e-postalarınızı asla [email protected] adresinden göndermeyin.

3. "Kime" alanındaki ad ve e-posta adresi doğru mu?

Bir alıcının adını "Kime" alanına yazmaya başladığınızda, çoğu e-posta istemcisi adın geri kalanını kişilerinizden bir tanesiyle doldurur. Bu alanda kolayca yanlış bir isim olabilir, bu yüzden buna dikkat ettiğinizden emin olun.

Yanlışlıkla yanlış alıcıya bir e-posta gönderirseniz, hangi sorunların ortaya çıkabileceğini bir düşünün. Diyelim ki hala çalışıyorken iş arıyorsun. Potansiyel bir işverenin işe alım müdürü, mevcut patronunuzun adıyla aynı harfle başlayan bir isme sahip olabilir. Patronuna bu işe alma müdürü için bir mesaj göndermiş olsaydın ne kadar utanç verici olurdu? Mesajınızın sadece hedefine ulaştığından emin olmak istemezsiniz, aynı zamanda istenmeyen bir mesaja ulaşmadığından emin olmak istersiniz.

4. Alıcıya hitap etmek için uygun başlığı kullandım mı?

E-postayla gönderdiğiniz kişiyle zaten adınız açıksa, iletinizde bu şekilde onlara sorun olabilir. Bununla birlikte, ilk kez biriyle iletişim kurarsanız veya nasıl ele alınmayı tercih ettiklerini bilmiyorsanız, Bay, Bayan, Bayan veya Dr. ve alıcının sonuncusu gibi resmi bir başlık kullanmak tercih edilir. ad.

Daima dikkatli ol. Resmi olmak zarar veremez. Daha önce kurulmuş bir ilişkiniz olan birinin nasıl ele alınacağını belirten bir ipucu için, nasıl imzalandıklarını görmek için önceki iletilere bakın. Bu ne yapacağınıza karar vermenize yardımcı olacaktır.

5. Ses tonum mesajımı iyi iletiyor mu?

Söylediği gibi, "Söylediğin değil, nasıl söylediğin." Yüz yüze biriyle konuşurken, kelimelerinize ek anlamlar kazandırmak için tonlama, beden dili ve yüz ifadesine güvenebilirsiniz.

Aynı mesajı yazılı olarak iletmeye çalıştığınızda, yanlış anlaşılmaya daha fazla yer vardır, çünkü okuyucu yüzünüzü göremez, vücut dilinizi okuyamaz veya sesinizi duyamaz. Mesajınızın kibar ve dostane olduğundan ve amacınızın açık olduğundan emin olun.

6. Mesajım basit ama şifreli değil mi?

Mesajlarınızı kısa ve tatlı tutmak, anlaşılmalarını kolaylaştırır. Aynı zamanda, önemli bir şeyi ihmal etmemelisiniz. Ne söylemeye çalıştığınızı tahmin etmek için e-postanızı alıcıyı zorlamak istemezsiniz. Mesajınız mümkün olduğu kadar kesin olmalı, ancak gerekli tüm bilgileri içermelidir.

7. İstenmeyen ekleri ekledim mi?

Pek çok kişi beklemiyor oldukları e-posta eklerini açmayı reddediyor. Bunu yapmaktan kaçınmakta haklılar. Bilgisayar virüsleri bu eklerde sıklıkla bulaşır. Birine bir dosya göndermek istiyorsanız, örneğin özgeçmişiniz, önce alıcınızdan izinini isteyin. Tamam diyorsa gönder.