İK Hizmeti Sunumunu Basitleştirme ve Hızlandırma

İnsan Kaynakları liderleri, çalışanlara hem kişisel hem de profesyonel yaşamlarında önemli bir destek ve rahatlık kaynağıdır. İK bir hizmet işletmesidir ve bu hizmet çalışanların kariyerlerini ilerletmelerine yardımcı olmayı ve çalışanlar ile süpervizörleri arasındaki sorunları çözmeyi içerir.

İK ayrıca evlilik, doğum ve ciddi hastalıklarla mücadele gibi yaşamlarındaki en önemli ve önemli olaylardan bazılarını desteklemektedir.

Ancak çok sık, aynı soruları tekrar tekrar cevaplamak veya basit işlemleri tamamlamak gibi rutin idari hizmetler, İK’nın zamanının büyük bir kısmını tüketiyor.

İdari İş Yükünü Azaltın

Bu idari iş yükünü azaltmanın anahtarı, çalışanları kendi kendine yeterli hale getirmek ve daha fazla sıradan işleri otomatik hale getirmek için eğitmektir.Servis yönetimi yaklaşımı uygulamanın yardımı bu noktada olabilir. Hizmet yönetimi, rutin idari hizmetlerin sunumunu basitleştirir ve yüksek değerli faaliyetlere odaklanmaya zaman kazandırır.

Tipik İK organizasyonu muhtemelen çalışan verilerini ve ücretle ilgili faaliyetleri yönetmek için sistemlere sahiptir. Ancak, muhtemelen çalışanların sorularını yanıtlamak ve talepleri yerine getirmek için otomatik bir sisteme sahip değildir.

Bir çalışan jüri görevi için bir çağrı aldığında ne olacağını düşünün: Şirket, çalışanın işten ayrılma talebiyle başa çıkmak için hala fiziksel evrak veya bir dizi e-postaya güveniyor olabilir.

Çalışan etkileşimleri genellikle e-postalar ve e-tablolar kullanılarak izlendiğinden, çalışanların istekleri çoğu zaman kaçırılır veya gözden kaçırılır. Ardından hatalar ortaya çıkmakta, İK için daha fazla hayal kırıklığı ve ek çalışma yaratılmaktadır.

E-posta ile, bir isteğin durup durmadığını görmenin veya işlemdeki tıkanıklıkları tespit edip ortadan kaldırmanın kolay bir yolu yoktur. Benzer şekilde, çalışanların ihtiyaçlarını analiz etmek ve bunlara cevap vermek zordur; örneğin, sıkça istenen bilgileri tespit etmek ve bunun çevrimiçi olduğundan emin olmak zor.

Manuel yönetim süreçleri çalışanları sinirlendirmekte ve İK ekiplerinde büyük bir engel oluşturmaktadır. Son anketlerden biri, İK çalışanlarının rutin çalışan çağrılarını ve e-postalarını kullanmak için haftada ortalama 12 saat harcadığını tespit etti.

Çalışan İhtiyaçlarına Hizmet Yönetimi Yaklaşımı

Hizmet yönetimi yaklaşımı, sıkıcı ve zaman alan işlemleri ortadan kaldırır. Sadece e-postanın yerini almaz, İK'nın çalışanlarla olan ilişkilerini değiştirir.

Servis yönetimini idari asistan ve proje yöneticisinin mükemmel bir kombinasyonu olarak düşünün. Çalışan isteklerine anında yanıt verir, vakaları ilerletir, tekrarlanabilir manuel süreçleri otomatik hale getirir ve hatta çalışanın işe girmesi ve ayrılması gibi karmaşık departmanlar arası faaliyetleri yönetir.

Hizmet yönetimi asla unutmaz veya hata yapmaz, her zaman insanlarla iletişim kurar, böylece işlerin hallolmasını sağlar ve çözemediği bir sorun olup olmadığını size bildirir. Ayrıca çalışanlarınızın zamanlarını nerede geçirdiğini gösterir - böylece kaynak dağıtımını optimize edebilir ve üretkenliği en üst düzeye çıkarabilirsiniz.

Hizmet yönetimi şu anki İnsan Sermayesi Yönetimi sisteminizin yerini almaz - onunla bütünleşir ve onu tamamlar, muhtemelen bugün çoğunlukla e-posta yoluyla yaptığınız işlerin görünürlüğünü ve kontrolünü size verir.

Ayrıca çalışanlara aynı düzeyde görünürlük sağlar. İsteklerinin, gönderildikten hemen sonra bir kara deliğe kaybolduğunu hissetmek yerine, durumlarını görebilirler.

Çalışanlara taleplerinin ilerlemesini denetleme yeteneği sağlamak, İK'nın idari iş yükünü daha da azaltan, rahatsız edici takip e-postaları, telefon görüşmeleri ve şahsen yapılan ziyaretlerin sayısını önemli ölçüde azaltır.

Hizmet Yönetimi Yaklaşımının Avantajları

Hizmet yönetimi, çalışanların İK bilgileri bulabilecekleri ve İK hizmetleri talep edebilecekleri web tabanlı bir İK portalının kullanıma sunulmasıyla başlar. İdeal olarak, çalışanlar bu portala çalışma bilgisayarlarında, ev bilgisayarlarında, dizüstü bilgisayarlarında ve akıllı telefonlarında ve tabletlerinde erişebilirler.

Bu, fayda kaydı veya durum değişikliği güncellemeleri gibi temel İK ihtiyaçlarını kontrol etmelerini sağlar. Çalışanlar, ihtiyaç duydukları gerçek hizmetleri bir servis kataloğundan seçer veya portalın bilgi tabanında bilgi arar.

Bir çalışan portal üzerinden bir istek gönderdiğinde, servis yönetim sistemi otomatik olarak bir durum yaratır ve tüm yerine getirme süreci boyunca bunu tutar. Bu, davayı doğru İK uzmanına atamayı, davayı her tamamlama aşaması tamamlandığında kişiden kişiye otomatik olarak yönlendirmeyi ve tam bir dava geçmişi oluşturmayı içerir.

Bu hizmeti diğer bölümlere de genişletebilirsiniz. Örneğin, servis yönetim sistemleri BT hesaplarını otomatik olarak ayarlayabilir veya işe alım sürecinin bir parçası olarak yeni işe alımlar için ofis alanı talep edebilir.

Servis yönetim sistemi, uçtan uca insan kaynakları hizmeti sunum süreçlerini yönetir ve bu işlemlerin nasıl performans gösterdiğini bilir. Örneğin, bir vakanın ne zaman durduğunu otomatik olarak anlatabilir, böylece işlem yapabilirsiniz.

Ayrıca, ekibinizin çalışanların sorularına ne kadar iyi yanıt vereceği gibi çok çeşitli KPI'lar ve diğer süreç ölçümleri de üretir. Herhangi bir içerik açığının tanımlanmasını ve doldurulmasını kolaylaştıran bilgi temelli sorgu türlerini bile analiz edebilir.

Sonuç

İnsan kaynakları uzmanları insan kaynakları alanında kariyer yapmayı tercih ediyorlar çünkü insanlara yardım etmek istiyorlar, günlerini kağıtlarını doldurmak, elektronik tabloları güncellemek ve e-postalara cevap vermek için harcıyorlar. Çok sık, sıradan talepler ve evrak yığınları bu işi kesintiye uğratır ve bu da onları ve yardım etmeye çalıştıkları çalışanları rahatsız eder.

İK bir servis sağlayıcıdır ve servis sağlayıcısı olan BT departmanı örneğine bakabilir. BT, BT yardım masası taleplerinin yerine getirilmesini ve yerine getirilmesini otomatikleştirmek için bir hizmet yönetimi disiplini uygulamak için birçok girişimde öncü olmuştur.

Bu görevleri otomatikleştirmek, BT'nin şirketin daha geniş iş hedeflerine ulaşmasına ve BT'nin değerini daha iyi göstermesine yardımcı olabilecek daha stratejik çalışmalara odaklanmasını sağlar.

Bir hizmet yönetimi yaklaşımı, daha yüksek kalitede hizmetler sunarak ve aynı zamanda kendi iş yükünü azaltarak çalışan memnuniyetini artırarak İK profilini iş liderlerine yükseltmenin anahtarıdır. İK, zamanını ve uzmanlığını işini ilerleten daha stratejik faaliyetlere ayırabilir.