Profesyonel E-posta Mesajları Nasıl Yazılır ve Gönderilir

Ne zaman profesyonel e-posta mesajı gönderirseniz, mesajın mükemmel olduğundan emin olmak gerçekten önemlidir. E-postaları nasıl gönderdiğiniz veya onları nasıl takip ettiğiniz konusunda, herhangi bir hata yaparak bir fırsatı kaçırmak istemezsiniz. Birinci sınıf profesyonel e-posta mesajlarını yazmayı ve göndermeyi öğrenmek için okumaya devam edin.

Neden profesyonel bir e-posta göndermek istiyorsunuz? Bunun birkaç nedeni var. Kapak mektubunuzu potansiyel bir işverene, bir referans olmayı kabul eden bir meslektaşınıza teşekkür mektubu, mevcut patronunuza istifa mektubu veya bir tavsiye mektubu talebi gönderebilirsiniz.

Kişisel olmayan e-postalar göndermek için başka nedenleriniz olabilir ve aslında tüm e-postalarınızın düzenli ve profesyonel olmasını sağlamak iyi bir fikirdir.

İşte iletilerinize ne dahil edeceğiniz, ne ekleyemeyeceğiniz ve e-posta iletilerinizi nasıl kapatacağınız, imzalayacağınız ve göndereceğiniz.

Profesyonel E-posta Mesajı Yönergeleri

Yüksek kaliteli bir profesyonel e-posta yazmak için aşağıdaki adımları inceleyin; alıcıda her zaman harika bir izlenim bırakacaksınız:

• Konu satırı: Konu satırı tam olarak yazma amacınızı iletmelidir. Konu satırınız "Teşekkür Eder" veya "Öneri İsteği" kadar basit olabilir.
• Tebrik: Çok kısa bir e-posta yazsanız bile, bir tebrik ekleyin. Kişinin adını biliyorsanız, ekleyin. Kişi ile birlikte ilk isim vermediğiniz sürece, başlıklarıyla onları arayın.
• Uzunluk: E-postanızı olabildiğince kısa tutun. İnsanlar uzun e-postaları yağma eğilimindedir, bu nedenle sadece temel bilgileri içerir.
• Yazı stili: Süslü, eğlenceli veya renkli yazı tiplerinden kaçının; bunlar sadece alıcıyı gerçek mesajınızdan uzaklaştırır. Bir e-postanın karmaşık görünmesini sağlayan, fazla kalın ve italik kullanmaktan kaçının. Tüm büyük harflerle de yazmayın; Bu bir e-postada kızgın veya fazla heyecanlı olarak karşımıza çıkıyor.

• İfadeler:İfadeleri profesyonel bir e-postaya eklemeyin; kişisel yazışmalar için bunları saklayın.
• Yazım ve Dilbilgisi: Sadece bir e-posta yazdığınız için yazım ve dilbilgisi konusunda özensiz olmanız gerektiği anlamına gelmez. E-postanızı göndermeden önce dikkatlice düzenleyin. Hatasız bir mesaj alıcıya e-postanızın ciddiye alınması gerektiğini söyler.
• Kapanış:Kısa bir "Teşekkürler", "En İyi" veya başka bir basit gönderim ve ardından adınızla oturum açın. Çoğu e-posta hesabı, adınızı, unvanınızı ve iletişim bilgilerinizi her e-postaya imza atmanıza izin verir. Her yazışma daha profesyonel hale getirmek için müthiş bir yoludur.

Ek ipuçları

E-postanızı yazdıktan sonra, “gönder” düğmesine basmadan önce tüm bu adımları uygulayın:

• Mesajınızın Tamamlandığından Emin Olun:E-postanızın Konu satırının doldurulduğundan emin olmak için iki kez kontrol edin, bir imza eklediniz, iletiyi doğru irtibat kişisine gönderiyorsunuz ve Gizli Kendinize bir kopyasını göndermek için alan, bu nedenle e-posta mesajınızın bir kaydı var.
• E-posta Mesajınızı Kanıtlayın:Gönder tuşuna basmadan önce, yazım denetimi ve dilbilgisi ve büyük harfleri kontrol ettiğinizden de emin olun. E-posta iş arama yazışmalarında, mektup yazdıklarında olduğu kadar önemlidirler.

• Test E-postası Mesajı Gönder:E-postanızı gerçekten göndermeden önce, biçimlendirmenin çalıştığını ve hiçbir şeyin yerinde olmadığını kontrol etmek için önce mesajı kendinize gönderin. Her şey yolunda görünüyorsa, devam edin ve e-postayı iletişim kurduğunuz şirkete veya kişiye gönderin.
• E-posta Mesajının Bir Kopyasını Kendinize Gönderin:Kullan Gizli e-posta mesajının bir kopyasını kendinize göndermek için, bu nedenle mesajı ne zaman ve kime gönderdiğinizi kaydettiniz. Bu bilgiyi gönderilen klasörde de bulabilirsiniz.

• Kopyalarınızı Dosya:Birçok e-posta programında, geçmiş önemli e-postaları bulmayı kolaylaştırmak için klasörler ayarlayabilirsiniz. Tüm iş arama e-postalarınız için bir klasör oluşturun ve iş arama klasörünüze gönderdiğiniz e-posta iletisinin kopyalarını dosyalayın.

E-postanızı Düzenli Olarak Kontrol Edin

İş ararken zaman çok önemlidir, bu nedenle e-postanızı düzenli ve sık kontrol etmeniz önemlidir, böylece önemli fırsatları kaçırmazsınız. En azından sabahları ve öğleden sonraları e-postanızı kontrol edin, böylece aldığınız mesajlara derhal cevap vermek için zamanınız olacaktır.

Bu günlerde akıllı telefon sahibi olmak, e-postalarınızı gittiğiniz her yerde ve istediğiniz zaman kontrol etmeyi kolaylaştırabilir - bilgisayarınız üzerinde dolaşmaya gerek kalmaz. Aslında, yeni e-posta mesajları için bildirim alabilir, böylece gelen kutunuza ulaşır ulaşmaz onları okuyabilirsiniz.