Referans Kontrol Talebine Nasıl Cevap Verilir?

Referans kontrol talebine cevap vermek zor bir iştir. İşten çıkarılma korkusu ve davalar birçok işverenin cevap vermesini önlüyor. Bu öneriler, şirketinizin ve mevcut çalışanlarınızın meşru çıkarlarını korurken, kontrol taleplerine makul şekilde yanıt vermenize yardımcı olacaktır.

Şirketinizin Kurulmuş Referans Kontrol Politikasını izleyin

İlk olarak, birçok şirket yöneticilerin İnsan Kaynaklarına yazılı referans talepleri göndermesini ister. Bununla birlikte, yöneticinin referansı pozitifse, yöneticinin doğrudan bir işverene sözlü bir referans vermesini kabul edebilirsiniz.

Yazılı bir biçimde gönderilen her şey İnsan Kaynaklarından gelmelidir veya İK personeli tutarlılık ve şirketin çıkarlarını korumak için verilen yanıtı gözden geçirmelidir. Ortak bir referans kontrol formatı sizden eski çalışanla ilgili bu bilgileri sağlamanızı ister.

• İş unvanı ve bazen de iş sorumlulukları,
• Son maaş,
• İstihdam tarihleri,
• Eski işverenden "ekip çalışması" ve "güvenilirlik" gibi özellikleri sıralamasını isteyen bir kontrol listesi sağlar.

Bu evrak en iyi şekilde İnsan Kaynaklarına bırakılmıştır - en azından İK personelinden göndermeyi düşündüğünüz yazılı cevapları incelemelerini isteyin. Eski bir çalışanı, iş veya iş özelliklerinin herhangi bir yönünde sayısal olarak puanlamanızı isteyen soruları yanıtlamayın.

Sayısal derecelendirmeler, terimin tanımının paylaşılan herhangi bir anlamı temelinde karşılaştırılamaz ve bu formlarda tanımlanan sayısal bir ölçekte sayıların anlamı değildir. Bu nedenle, en iyi ihtimalle hatalı iletişimdir. En kötüsü, eski çalışanınızın iş olanaklarına zarar verebilir.

Çalışanın Dosya Üzerinde İmzalı Bir Yetki Belgesi Aldığından Emin Olun

İkinci olarak, referansı onaylayan eski çalışanın imzasının, talep eden şirket tarafından gönderilen evrak üzerinde olup olmadığını kontrol edin. Eski çalışanın imzası izin belgesi olmadan, çalışan hakkında herhangi bir bilgi vermemelisiniz.

Olumlu Bir Referansla Bir Referans Kontrol Talebine Cevap Verin

Yönetici, birkaç çekinceyle, eski çalışana tavsiyede bulunabilirse, İK personeli ile görüşerek, yönetici aramayı sorgulayan işverene iade edebilir. Bir telefon görüşmesine cevap verirken, yönetici, çalışanı, referans kontrolünü onaylayan imzasının, telefon görüşmesine geri dönmeden önce İnsan Kaynakları ile dosyada olduğundan emin olmalıdır.

Eski bir çalışan iyi bir çalışan olduğunda ve şirketinizi iyi koşullarda terk ettiğinde (belki bir eş taşındı ve mesafe değiştirilemediğinde), eski çalışanınıza yeni bir pozisyon bulmak için yardım vermek istersiniz.

Veya, belki de yakın zamanda olmasa da, bir kerede size bildiren bir çalışan tarafından referans olarak kullanılmışsınızdır. Çalışan hakkında olumlu yorumlarınız varsa, potansiyel işverene katkıda bulunabileceğiniz olumlu yorumlarla yanıt verebilirsiniz.

Referans Dokunmak İstemediğiniz Soruları Kontrol Edin

Telefonla veya evraktan bir referans talebi alırsanız, yalnızca cevaplamakta olduğunuz soruları cevaplayın. Bir yönetici, yalnızca çalışanın doğrudan bilgi sahibi olduğu bilgi ve beceri alanlarıyla konuşmalıdır. Bir yöneticinin cevaplamaması gereken birkaç soru var:

• Örnek Soru: Eski çalışanınızın kabul edildiği pozisyonda başarılı olup olmayacağını tahmin edin. (Bir kristal topunuz var mı?) Bu soruya cevap veremezsiniz. Pozisyon benzer görünse bile, iş arkadaşlarını, işveren kültürünü, müşterileriyle ilişkilerini veya bir çalışanın başarılı olmasına yardımcı olan sayısız faktörü tahmin edemezsiniz.

  İyi cevap: Çalışan benim için çalıştığında, şirketimdeki pozisyonunda, çalışmaları takdir edilen güçlü bir katılımcıydı.

• Örnek Soru: Çalışanın zayıf yönleri nelerdi?

  İyi cevap: Benim için çalıştığında işini yetenekli bir şekilde yapma yeteneğini etkileyen, bahsetmeye değer hiçbir zayıflığı yoktu.

• Örnek Soru: Çalışan neden size bildirdiği pozisyondan ayrıldı?

  İyi Cevap: Daha fazla sorumluluk almaya çalıştı ve şirketimiz ve ürünlerimiz hakkındaki bilgilerini tamamladı.

  İyi Cevap: Kuruluşumuzdan, kendisi için önemli olan kişisel sebeplerden dolayı ayrıldı.

Bunlar, potansiyel bir işverenin bir referans kontrol telefon görüşmesini iade edip etmediğinizi soracağı referans kontrol sorularıdır.

Referans Kontrol İsteğine Cevap Verin: Olumlu Değil

Çalışan, şirketinizi bir bulutun altında bıraktıysa, çalışanın işine uygun olup olmadığı, başka nedenlerle katkıda bulunmayan bir çalışan veya yönetilemez olması durumunda, standart bir yanıt için çağrıyı veya formu İnsan Kaynakları personeline iletin.

Bazen bir çalışanın şirketinizden ayrılmasını çevreleyen olağandışı durumlar olabilir. Belki bir çalışan bilgisayarında pornografi izliyordu - evet, İK Müdüründen referanslarından biri olarak hizmet etmesini istedi. Başka bir eski çalışan, firmanız tarafından çalıştırılırken şiddeti tehdit etmiş veya şiddet içeren bir davranışta bulunmuş olabilir.

Bu eski çalışanlar şirketinizi nadiren referans olarak listeleyecek olsalar da hazırlıklı olun. Bu çağrılar standart müdahale için İK personeline gönderilmelidir.

Bununla birlikte, burada bir uyarı var. Şiddetli bir çalışan hakkında herhangi bir referans kontrolüne cevap vermeden önce avukatınızla konuşun. Potansiyel bir işverene şiddetli davranışı ifşa edemezseniz ve eski çalışan yeni bir işverenin istihdamında şiddetli bir davranışta bulunursa, şirketiniz bu bilgileri ifşa etmekten sorumlu olabilir. Bu nedenle, bir çalışanla yollarını ayırdığınız olağandışı koşullar altında avukatınızla görüşün.

Eski Bir Çalışan Genel Referans Mektubu İstediğinde

Eski çalışanlara genel bir referans mektubu verilmesi önerilmez. Bir belge var olduğunda, sonsuza dek yaşar. Potansiyel çalışanlar, İK ofislerine, 10 yıldan 20 yıla kadar süren ve bazen birden fazla fotokopi oturumundan zar zor okunabilen mektupların kopyalarını sunmuşlardır.

Belli bir zaman geçtikten sonra - eski çalışanınızın ne tür bir çalışanı haline geldiği hakkında hiçbir fikriniz yok - o, iletişimde kalan nadir istisna olmadığı sürece. Ayrıca, çalışanın mektubunuzu nasıl kullanacağını ya da söz konusu işverenlerin sözlerini nasıl yorumlayacağını asla bilemezsiniz. Yöneticilerin asla yazılı ve genel referans mektubu vermediklerini belirten bir politika kabul edin.

Eski çalışanı, şirketinizin İnsan Kaynaklarından doğrudan bilgi almak isteyen belirli işverenlere istihdam onayı vermekten memnuniyet duyacağını bildiriniz.

Referans Kontrol İsteğine Cevap Verme Konusunda Son Düşünceler

Çok az sayıda çalışan işte başarısız olma hedefini belirledi. Ancak, çalışanlar başarısız olur, şirketler ve çalışanlar da kısmen yol açar. Kuruluşunuzdan ayrılma koşulları ne olursa olsun, her eski çalışanın yeniden başlama fırsatını hakettiği bir referans istendiğinde aklınızda bulundurun.

Belki de eski çalışan şirketinizde tuttuğu pozisyona uymuyordu. Şirket kültürünüz, çalışanın ihtiyaçları ile tam bir uyumsuzluk olmuş olabilir. Çalışan, işinin gereksinimleri için patronununkinden farklı bir vizyona sahip olabilir. Belki de kişisel hayatı ve evliliği, firmanızla birlikte çalıştığı süre boyunca çözülüyordu.

Bir çalışanın neden başarısız olduğu veya ilerlediği ile ilgili tüm detayları ve nedenleri asla bilemezsiniz. Yüksek performanslı çalışanla, daha iyi bir işe, aile hareketine veya rüya fırsatına kapıldığınız için pişman olduğunuz için kolaydır. Marjinal sanatçı için daha zor.

Dürüst olun veya minimum bilgi verin. Kristal topun başarı tahminlerini yapmayın ve tanımlanmamış terimler için sayısal derecelendirme ve sıralama sağlayın. Gerekirse, eski çalışanın performansını tanımlayan asgari bilgileri sağlayın. Mümkün olduğunda, çalışana ara verin ve olası işverenle konuşun.

Referans kontrolü ile ilgili son rakamlar, işverenlerin bu günlerde referans kontrolünü çok ciddiye aldıklarını gösterdi. İşverenlerin yüzde 90'ından fazlası referansları kontrol ediyor. Mümkün olduğunda, eski çalışanlarınıza bir ara verin; bunu ne zaman vicdani olarak yapabilirsiniz.