İdari Asistan Röportaj Sorular ve Cevaplar

Bir idari asistanlık işi için röportaj yaparken, görüşmeci, niteliklerinizin pozisyon için ne kadar uygun olduğunu ve şirket ve departmana nasıl uyacağınızı öğrenmek isteyecektir.

İş, hem idari hem de kişilerarası beceriler gerektirdiğinden, işe alım yöneticileri çoğu kez sizi konum için niteleyen özelliklerin yanı sıra daha az ölçülebilir insan becerileriniz hakkında soracaktır.

Görüşme Yapmanın İpuçları

Tartışmanın, iletişim yetenekleriniz, örgütsel becerileriniz veya zamanında olmanız gibi yumuşak becerilerin ötesine geçeceğinin farkında olmak önemlidir. Siz de zor beceriler hakkında konuşmaya hazır olmalısınız.

1:14

Şimdi İzle: Nasıl Yapılır İdari İşler İçin 4 Genel Soruyu Cevaplama

Yazılım Programlarını Tartışmaya Hazır Olun

Birçok yönetici asistanı pozisyonu, belirli yazılımların sıkça kullanılmasını gerektirdiğinden, çalıştığınız çeşitli programları, bu programları nasıl kullandığınızı ve uzmanlık seviyenizi tartışmanız gerekebilir.

• Örnek Cevap:Teknolojiyi kullanmayı ve yeni programlar hakkında öğrenmeyi seviyorum. Ayrıca, sistemleri kullanma konusunda çok anlayışlı olmayabilecek meslektaşları öğretmek için bir püf noktam var. Kent Associates'teki son işimde, desteklediğim profesyonellerden oluşan ekibin proje yönetim sistemlerini incelemeye gönüllü oldum. Patronum tavsiyemi onayladı ve projeleri izlememize ve bir web platformunda bilgi paylaşmamıza yardımcı olan web tabanlı bir sistem olan Asana'yı getirdik.
• Örnek Cevap: Ben PowerPoint slaytları için ofiste go-to-person ve ben satış çalışanlarımızın sunumlarıyla müşterilerini şaşırtmasına yardımcı olmaktan zevk alıyorum. Aynı zamanda ileri düzey bir Excel kullanıcısıyım ve proje teklifleri için bütçe projeksiyonları hazırlamak için karmaşık makrolar oluşturuyorum.

İdari Süreçleri Tartışmaya Hazır Olun

İş akışınızı ve idari süreçlerinizi daha önceki pozisyonlarda tartışmaya hazırlanmalısınız. Bir idari profesyonel olarak, Organize ve ayrıntı odaklı olduğunuzdan şüphe. Röportajcınız bilmek isteyecek Nasıl günlük iş akışınızda bu nitelikleri gösterirsiniz.

• Örnek Cevap:Örgütsel yetenekler ve detaylara dikkat en güçlü varlıklar arasındadır. Karmaşık projelere düzen getirebileceğim durumlarda büyüdüm. Örneğin, daha önce müşteriler için tanıtım etkinlikleri planlayan sekiz uzmanı destekledim. Her projenin hedeflerini ve ilerlemesini izlemek için bir şablon geliştirdim ve ortak bir ekibin ekibinin projeleri ve etkinlikleriyle ilgili ilerlemelerini izleyebilmeleri için ortak bir sürücü kurdum.
• Örnek Cevap:Alfred Grubu için çalışırken, kredi başvurularını işleme koymak için gereken adımları açıklayan bir prosedürler kılavuzu hazırladım ve ardından tüm kredi memurlarının aynı prosedürleri izleyebilmeleri için çevrimiçi olarak yükledim.

Daima Olumlu Cevap Verin

Görüşme boyunca tavrınıza dikkat edin.

İdari asistanlar sıklıkla çalıştıkları kişilerle çok yakından etkileşime girdiklerinden, daima pozitif, profesyonel ve kibar olmak şarttır.

Görüşmecinin sizinle çalışmanın keyifli bir deneyim olacağından şüphe duymamasını isteyeceksiniz.

• Örnek Cevap:Ajansımızda resepsiyonda çalıştım ve hem mevcut hem de potansiyel müşteriler için olumlu bir ilk izlenim bırakmam çok önemliydi. Ben doğal bir "yapabilirim" kişisiyim ve incelemelerim düzenli olarak müşteri hizmetleri yönelime övgüde bulundu.
• Örnek Cevap:Şirket etkileşimlerden sonra müşterileri araştırıyor ve adım sürekli yardımcı, hoş ve profesyonel bir staffer olarak karşımıza çıkıyor. Patronum ofisten yardım çağırırken müşterilerin ne sıklıkta benden istediklerini belirtti.

Röportaj için hazırlanıyor

Hazırlık yollarından biri, pozisyonun odaklandığı belirli bir beceri seti olup olmadığını anlamak için iş tanımını analiz etmektir. Örneğin, seyahat planlama, proje koordinasyonu, günlük toplantı planlaması, kişisel yardım veya başka bir şeye vurgu var mı? Öyleyse, işe özgü görüşme sorularını yanıtlarken en alakalı deneyiminizi vurguladığınızdan emin olun.

İş ilanında belirtilen becerilerin bir listesini yapın ve bunun da uygulanabilir olacağını düşündüğünüz bazılarını eklemekten çekinmeyin. Daha sonra kendi idari ve ofis becerilerinize bir göz atın ve niteliklerinizi işe uygun hale getirin.

Bu, cevaplarınızı en uygun şekilde belirli pozisyona göre ayarlamanıza yardımcı olacaktır.

İdari Asistan Röportaj Sorular ve Cevaplar

Hazırlanırken, sorulabilecek soruları gözden geçirmek ve önceki işlerden elde edilen belirli deneyimleri ve başarıları vurgulayarak bir yanıtın nasıl çizileceğine dair bazı düşünceler vermek yararlı olabilir.

• Hangi bilgisayar becerilerine sahipsiniz ve hangi programları kullanmakta rahatsınız? - En İyi Cevaplar
• Birden fazla hatlı bir telefonu kullanmak ve çok sayıda telefon görüşmesi yapmak rahat mı? - En İyi Cevaplar
• Bu şirkette kendimizi aynı amaçlara yönelik çalışan bir ekip olarak düşünmeyi seviyoruz. Takım ortamında çalışmak hakkında ne düşünüyorsunuz? - En İyi Cevaplar
• İki ya da üç diğer çalışanı denetlerken nasıl hissedersiniz? - En İyi Cevaplar
• En büyük gücünüz nedir ve bu pozisyondaki performansınıza nasıl yardımcı olabilir? - En İyi Cevaplar

• En büyük zayıflığınız nedir? - En İyi Cevaplar
• Stres ve baskı ile nasıl başa çıkarsın? - En İyi Cevaplar
• Danışmanınız için çalışmak nasıldı? - En İyi Cevaplar
• Bir amirden ne bekliyorsunuz? - En İyi Cevaplar
• Bağımsız mı yoksa takım halinde mi çalışmayı tercih edersiniz? - En İyi Cevaplar
• İnsanlarla iyi çalışıyor musun? - En İyi Cevaplar
• Bazı kişisel ekip çalışması örnekleri verin. - En İyi Cevaplar
• Resepsiyonist görüşme soruları: - Soru Listesi

Anketöre Sorulacak Sorular

Ayrıca, şirket hakkında biraz araştırma yapmanız ve fırsat ortaya çıktığında ilgili sorular sormaya hazır olmanız gerekir. Röportajda daha önce şansı bulamadıysanız, sorabileceğiniz ya da daha fazla tartışabileceğiniz bir süre önce birkaç soru sormanız yararlı olabilir.

Genelde, bu görüşmenin sonuna yakın olacak, bu nedenle görüşmeyi yapan kişiyi iyi bir izlenim içinde bırakmak önemlidir. Bunu yapmanın harika bir yolu, kendi sorularınızla sorulan soruları bağlayarak iş görüşmesine ilginizi ve hazırlığınızı göstermek.

• Bu pozisyonun sorumlulukları nelerdir?
• Bu bölümde tipik bir günü (hafta) anlatabilir misiniz?
• Bu bölümdeki güçlü yönler nelerdir? Zayıf yönleri nelerdir?
• Geçmiş asistanlarınız sizin için çalışmanın en iyi yanı ne derdi? En kötüsü ne derdi?
• Önümüzdeki beş yılda şirketin hangi yöne gittiğini görüyorsunuz? Başarısına yönelik herhangi bir tehdit olduğunu düşünüyor musunuz?
• Son asistanınız neden pozisyondan ayrıldı? Güçlü yönleri nelerdi? Zayıf yönleri nelerdi? O şimdi ne yapıyor?
• En iyi yardımcınız hangi özelliklere sahipti? Peki ya en kötü yardımcınız?
• Performans değerlendirmeleri ne sıklıkta yapılır? Onları kim yönetiyor?
• İdari asistanda sizin için en önemli beceriler nelerdir?
• Bölümünüzde çalışan insanları nasıl ödüllendirir ve teşvik edersiniz?
• Bu bölümde devam eden üretim sorunları var mı?
• Geçmişte personel problemleriyle nasıl başa çıktınız?
• Bu pozisyonda bir kişi için en büyük zorluklardan bazıları nelerdir?
• Sizce bu pozisyonun en ödüllendirici yönü nedir?
• Siz (şirket / departman) meslek birlikleri üyeliğini ve sürekli mesleki gelişimi destekliyor musunuz?
• Bu kadrodaki idari personelin rolü olarak ne tarif edersiniz?
• Fazla mesai veya hafta sonu saatleri bekleniyor mu?
• Bu şirkette çalışmak hakkında en çok neyi seviyorsunuz? Yapacağın herhangi bir değişiklik var mı?
• Burada çalışmaktan en çok neyi seviyorsun?
• Bölümü ekip olarak çalışmaya mı yoksa bireysel katkılara daha fazla odaklanmaya mı teşvik ediyorsunuz?

Daha Fazla İş Görüşmesi Sorularına Hazırlanın

Mesleğe özel mülakat sorularına ek olarak, ayrıca çalışma geçmişiniz, eğitiminiz, güçlü yönleriniz, zayıf yönleriniz, başarılarınız, hedefleriniz ve planlarınız hakkında daha genel sorular sorulacaktır. İşte en yaygın görüşme sorularının ve örnek cevapların bir listesi.