Yeni Yöneticiler İçin Bütçe Yönetimi İpuçları

Muhtemelen, birileri ilk yönetim rolüne terfi ettiğinde, ilk kez bir departman bütçesini yönetiyor olacak.

Yeni yöneticilerin çoğu, bir bütçe tahmininin nasıl geliştirileceği, harcamalarının izlenmesi ya da yıl ortasında ayarlamaların nasıl yapılacağı konusunda resmi bir eğitim almamaktadır. Genellikle yöneticilerinden veya finans departmanından bir elektronik tablo veya rapor verilir ve nasıl yapılacağını bilmeleri veya deneme yanılma yoluyla öğrenmeleri beklenir.

“Deneme ve yanılma” yeni bir beceri öğrenmenin etkili bir yolu olsa da, yeni bir yöneticinin çok fazla acı verici hata yapmak zorunda kalmaması daha iyi olurdu. İşte birkaç ipucu.

En Baştan Öğrenmeye Zaman Kazanın

“Aptal” sorular sormak için, bir şeyde yepyeni olduğunuz ve asla yapmadığınız zamanlardan daha iyi bir zaman olamaz. Birisi hatalarınızı belirtmek zorunda kalana kadar beklemekten ziyade, zamanınızı açık öğrenmeye harcamak daha iyidir. Altta yatan felsefeyi, genel hedefleri, formatı ve her satır öğesini incelemek için yöneticinizden (veya mümkün olduğunda selefinizden) zaman isteyin. Kuruluşunuzun finans kişisi varsa, o kişiden sizinle de zaman geçirmesini isteyin. Çoğu, gurur duyacak ve uzmanlıklarını paylaşmaya istekli olacak.

Ne de olsa, işlerin şartnamelerine göre nasıl yapılacağını eğitebilirlerse, daha sonra onlar için daha az baş ağrınız olur.

“Finansal Olmayan Yöneticiler için Finansman ve Bütçeleme” Kursu Alın

Yerel üniversite işletme okullarınızda “Yönetici Eğitimi” başlığı altında kontrol edin. Çoğu işletme okulu, bir veya üç günlük, kredisiz dersler sunar. Kurs sırasında veya sonrasında, şirketinizin yıllık raporunu gözden geçirmek ve çeşitli finansal oranları ve raporları anlamak için zaman ayırın.

Departman Bütçenizi Kendi İşletmeniz Gibi Yönetin

Büyük kuruluşlar için çalıştığımızda, “şirketin” parasını ağaçta yetişen gibi ele alıyoruz. Olmaz ve şimdi departmanınızın kaynaklarının kişisel mülkiyetini almak için yönetici olarak işiniz.

Takım oyuncusu ol

Mümkünse, yöneticinizin bütçesini inceleyin. Bütçenizin sahipliğini almanız önemli olsa da, biriminiz daha büyük bir işletmenin bir parçasıdır. Yöneticinizden size bütçenizin nereye uyduğunu ve büyük resmin yanı sıra meslektaşlarınızla olan bağımlılıkları desteklediğini göstermesini isteyin. Başka bir departmanın sizinkinden daha yüksek önceliğe sahip hedefler için paraya ihtiyaç duyduğu zamanlar olabilir. Sorulmasını veya alınmasını beklemeyin - proaktif olun ve meslektaş yöneticinize yardımcı olmak için teklif verin. Stratejik ve işbirlikçi olarak görüleceksiniz.

Aptal Oyunlar Oynama

Sırf "herkes yapar" demek, şirket için aptalca ve kötü olmadığı anlamına gelmez. Yöneticilerin oynadığı tipik bir aptal bütçeleme oyununa bir örnek “onu kullan veya harcamalarını kaybet” dir. Yıl sonuna yaklaşırken ve bütçen tahminlerin altında. Önceki yıllarda, ne zaman uyuduğunuzu, gelecek yılın bütçesi o yılın esaslarına göre belirlendi. Böylece, bütçenizi bir daha düşürmemek için, bir alışveriş çılgınlığına gidersiniz - ihtiyaç duymadığınız durumlarda ihtiyaç duymadığınız ya da stok almanıza gerek kalmaz.

Giderlerinizi Aylık İzleyin ve Proaktif Düzeltmeler Yapın

Bütçeniz bittiğinde “birinin” size söyleyeceğini varsaymayın. Aslında, aylık raporlar istemeniz veya kendinizi takip etmeniz gerekebilir. Bir süpriz olduğunda (sen ve patronun için) yıl sonuna kadar beklemeyin. O zamana kadar araştırma yapmak ve düzeltmek için çok geç. Sorumlu olun, kendinizi ölçün ve proaktif olarak yöneticinize bildirin.

Şeffaf Olun ve Takımınızı Dahil Edin

Bütçenizi ekibinizle paylaşın, belki de tahminde bulunmalarını sağlayın. Takımınızı dahil etmek ve bütçeleme sürecini anlamalarına yardımcı olmak, ortak bir mülkiyet duygusu yaratır ve çalışanlarınızı masrafları yönetmek için yaratıcı yollar bulmaya teşvik eder.

Stratejik Ol

Sadece geçen yılkileri almayın ve gelecek yılın öngörüsüne yüzde 10 ekleyin. Bir strateji ve hedefler geliştirmekle başlayın ve ardından bu hedeflere ulaşmak için gereken kaynakları belirleyin. Geçen yıldan daha fazlasına ihtiyacınız varsa, ek fon talebinizi doğrulamak için bir iş vakası hazırlayın.

Abartma

Bütçeyi yönetmek bir yönetici için önemli bir rol olsa da, en önemli varlıkları gözden kaçırmayın: çalışanlarınız! Ekibinizi geliştirmek için sayıları çarpırdığınız sürenin en az beş katını harcadığınızdan emin olun.