Personel Dosyalarına Erişim Politikası ve Örneklere Bağlantılar

Tüm İnsan Kaynakları departmanları kapsamlı kayıtlar tutmaktadır. Kanun, İK'nın birçoğunu belirli zaman dilimlerinde tutmasını gerektirir. Çalışanlar bu kayıtların mevcut olduğunun farkındadır (ve bazıları dosyanın bunları şirketten şirkete takip ettiği izlenimi altındadır, bu doğru değildir).

Çalışanlar bu kayıtların var olduğunu bildikleri için, dosyanın ne içerdiğini görmek için zaman zaman onları görüntülemek isteyeceklerdir.

Çalışanlara (ve eski çalışanlara erişimin) nasıl sağlanacağına karar verirken, işiniz için geçerli olan yasaları aklınızda bulundurun. Pek çok eyalette, dosyanın belirli bölümlerini mevcut ve eski çalışanlar için erişilebilir kılmak için bir şirket gerektiren yasalar vardır. Politikanızın tüm yasalara uygun olduğundan emin olmak için iş avukatınıza danışın.

Örneğin Federal yasa, Engelli Amerikalılar Yasası ile ilgili kayıtların personel kayıtlarından ayrı tutulmasını gerektirir. Şirketiniz HIPAA’ya tabi ise, tıbbi kayıt tutma işleminizin de buna uygun olduğundan emin olun.

Çalışanların dosyalarında görmelerine izin verdiğiniz konularda çok fazla yolunuz olabilir. Ancak, bir çalışanın referans kontrolleri gibi belirli bilgilere erişemediğini tespit etseniz bile, bir dava durumunda bu bilgilerin keşfedilebilir olduğunu unutmayın.

Bu nedenle, personelinize bir şeyleri doğru kaydetmesini ve her zaman kanunları takip etmesini söyleyin. Çalışan kayıtları şakaların veya gizli yorumların yeri değildir. Bunlar bir mahkemede iyi geçmiyor.

Genel bir kural olarak, kayıtlara bir kapı bekçisine sahip olmak, prosedürlerin izlenmesini ve tutarlı olmasını sağlar. Bir insan kaynakları yöneticisinin, kişilerin kayıtlarını masalarına geri almalarına izin verirken, bir diğeri de erişimi reddediyor.

Herkesin tek bir kaynaktan geçmesini istemek, olayları tutarlı ve yasal tutmaya yardımcı olur. Kayıtlar ve kayıt tutma ve erişim ile ilgili yasalar zordur. Güncel kaldığınızdan emin olun.

Aşağıdaki politika işletmeniz için iyi bir başlangıçtır, ancak eyalet ve yerel yasalarınızın değişebileceğini unutmayın.

Örnek Çalışan Kayıtları Erişim Politikası

Tüm çalışanlar, eski çalışanlar ve çalışan temsilcileri, personel dosyalarının bazı içeriğini İnsan Kaynakları personeline önceden bildirmek üzere görüntüleyebilir. Çalışanın başvuru, terfi, disiplin cezası ve transfer gibi işe alım nitelikleriyle ilgili belgeler görülebilir. Ek olarak, çalışan politika imza formlarını ve eğitim kayıtlarını inceleyebilir.

Çalışanın gözden geçiremeyeceği belgeler referanslar veya referans kontrolleri, yönetim tarafından yapılan herhangi bir soruşturmanın kayıtları, tıbbi kayıtlar, adli takibe ilişkin belgeler, başka bir çalışanın gizliliğini ihlal edecek herhangi bir belge ve çalışan planlaması için kullanılan belgeleri içerir.

prosedür

Personel dosyalarının izin verilebilir içeriğini incelemek isteyen bir çalışan 24 saat önceden haber vererek İnsan Kaynakları ile iletişime geçmelidir (hafta sonları hariç). Eski çalışanlar veya İnsan Kaynakları personeli tarafından bilinmeyen insanlar, personel dosyasına erişmek için izin belgesi ve / veya izin belgesi sunmalıdır.

Çalışanlar, personel dosyalarını bir İnsan Kaynakları personeli görevlisi varlığında gözden geçirmelidir.

Çalışanlar, personel dosyasının herhangi bir bölümünü ofisten çıkaramazlar.

Çalışan, dosyanın fotokopilerini veya dosyanın bölümlerini isteyebilir. Bu sebeple, İnsan Kaynakları personeli, fotokopiler sağlayacaktır. Kapsamlı fotokopi çekmek için çalışanın fotokopiler için para ödemesi gerekecektir.

Çalışan, personel dosyasındaki bir belgeden memnun değilse, İnsan Kaynakları personelinin yanında, çalışan bir açıklama veya açıklama yazabilir ve tartışmalı belgeye ekleyebilir. Hiçbir koşulda İK personeli veya çalışanlar asıl dokümanı değiştiremez.

Çalışan ayrıca personel dosyasından bir belgenin kaldırılmasını isteyebilir. İnsan Kaynakları personeli bu konuda anlaşırsa, belge kaldırılabilir. İnsan Kaynakları personeli bu konuda hemfikir değilse, konu Şirket Açık Kapı Politikası'nda öngörülen şekilde temyiz edilebilir.

Umarım, kuruluşunuz için kendi personel dosya erişim politikanızı geliştirirken bu politikayı yararlı bulmuşsunuzdur. Lütfen politikanızı kuruluşunuzun ihtiyaçlarına ve kültürüne uyacak şekilde özelleştirin.