Personel Dosyalarına Genel Bakış ve Örnek Dosya Politikası

Bir personel dosyası, bir işverenin, bireysel bir çalışanla olan tüm iş ilişkisinin tarihçesi ve durumuyla ilgili kayıtlı belgeleridir. İşveren bu istihdam belgelerini üç nedenden dolayı bir personel dosyasında saklar.

• İşveren, herhangi bir nedenden dolayı bilgiye erişmeniz gerektiğinde kullanışlı ve düzenli bir bilgiye sahip olmak ister. Acil durum irtibatlarındaki değişiklikler, çalışan adresleri, performans değerlendirmelerini takip etmek, disiplin mektupları, çalışanların tanınması ve iş başvurusu materyalleri, işverenin hızlı bir şekilde erişmek isteyebileceği bilgi türlerine örnektir.
• İşverenin, çalışanların seçimi, performans, çalışma geçmişi, ücretlendirme gerekçesi ve iç tanıtım uygulamaları gibi personel konularındaki belgelerini tutması gerekir.

  Bir EEOC iddiası, bir dava veya bir çalışanın zam veya terfi eksikliğini haklı gösterme gerekliliği, işverenin bu tür çalışan dokümanlarını toplamasını ve elinde tutmasını gerektirir.

• Bazı çalışan kayıtları, işverenlerin tutması için federal veya eyalet hükümetleri tarafından istenmektedir. Çalışan bilgilerinin bir personel dosyasında düzenlenmesi, erişim ve yasal uyum ve hazırlık için anlamlıdır.

Personel Dosyası Türleri

Bir işveren genellikle, iş kullanımı, çalışanların gizliliği, tıbbi gizlilik ve yasal uyumluluk için çeşitli tiplerde personel dosyaları tutar. Bir işverenin kaç dosya tutması gerektiğini söyleyen herhangi bir yasadan habersiz.

Bununla birlikte, birçok yasa vardır ve çalışanların gizliliği için personel dosyalarının içeriğini yöneten ve bu bilgilere erişimi olan personelin en iyi uygulamaları vardır. Bunlar, ABD'deki çoğu işverenin tuttuğu personel dosyalarıdır. (Dünya çapında yasalar ve uygulamalar farklı olabilir.)

• Personel dosyası: Bu, iş ilişkisinin geçmişini içeren ana çalışan dosyasıdır.
• Bordro Dosyası: Maaş ve sosyal haklarla ilgili tüm maaş bordroları için ayrı bir dosya saklamak istiyorsunuz.
• Çalışan Tıbbi Dosyası: 1996 tarihli federal Sağlık Sigortası Taşınabilirliği ve Sorumluluk Yasası (HIPAA), işverenlerin çalışanlarının tıbbi kayıtlarını gizli tutmasını gerektirir.
• I-9 Çalışan Formları: Tüm çalışanlar için ayrı bir dosya tutmanız gerekir (çalışan başına değil) I-9 formları, bu formları çeşitli şartlar altında kontrol etmeye yetkili, çalışanların ana, gizli çalışan personel dosyalarınızı incelemesini istemediğiniz için..

Personel Dosyalarına Çalışan Girişi

Çalışanların İnsan Kaynakları personelinin rehberliği ve gözetimi altında çalışan personel dosyalarına erişmesine izin verilir. Çalışan personel dosyaları, onları korumak ve korumakla yükümlü olan işverene aittir.

Örnek Personel Dosyası Politikası

Aşağıda şirketinizde kullanılacak örnek bir personel dosyası politikası bulunmaktadır. Önerilen ve her dosyaya kimlerin erişebileceği çeşitli dosyaları tartışır.

Örnek politikası

Şirket her çalışan için üç çalışan dosyası saklar.

bir Personel dosyası (Her Şirket Adı) çalışanı için saklanır. Bu personel dosyaları gizli belgeler içerir ve İnsan Kaynakları personeli tarafından yönetilir ve saklanır.

Bu dosyaya erişim İK personeli ile sınırlıdır ve her çalışanın yöneticisinin, çalışanın iş performansı ile ilgili belgelerle kendi dosyasını sakladığını varsayar.

Bir personel dosyasındaki tipik belgeler arasında iş başvurusu, bir ailenin acil durum iletişim formu, belgelenmiş disiplin cezası geçmişi, özgeçmiş, çalışan el kitabı ve gönüllü işveren işten çıkarma belgeleri, mevcut kişisel bilgiler ve iş referansları bulunur.

Tüm personel dosyaları aynı belgeleri içermez, ancak her personel dosyası aynı olan bazı belgelere sahiptir.

Bordro dosyaları ayrıca korunur; bordro dosyalarında çalışanın işleri, departmanları, tazminat değişiklikleri vb. öyküleri bulunur. Bordro dosyasına erişim, uygun muhasebe ve İK personeli ile sınırlıdır.

bir çalışanın tıbbi dosyası ayrıca korunur. Tıbbi dosyanın içeriği, İnsan Kaynakları tarafından belirlenen personel ve kayıtları dosyada tutulan çalışanlar dışında kimse tarafından kullanılamaz. Şirketinizin Adında), tıbbi dosyalar en yüksek derecede güvenli depolama ve gizlilik elde eder.

Bir çalışan, normal çalışma saatleri içerisinde bir İnsan Kaynakları personeli ile iletişime geçerek personel dosyasını görebilir. Hiçbir çalışan, İK personelinin huzurunda bulunması gereken personel dosyasındaki herhangi bir belgeyi değiştiremez veya kaldıramaz.

Ayrıca şöyle bilinirçalışan dosyaları, çalışan kayıtları, insan kaynakları dosyaları, dokümantasyon

Yasal Uyarı - Lütfen Dikkat:

Susan Heathfield, hem bu web sitesinde hem de bu web sitesinden bağlantıda doğru, sağduyulu, etik İnsan Kaynakları yönetimi, işveren ve işyeri tavsiyesi sunma konusunda her türlü çabayı gösterir, ancak o bir avukat değildir ve sitenin içeriği; yetkili, doğruluk ve yasallık için garanti edilmez ve yasal tavsiye olarak kabul edilmemelidir.

Site, dünya çapında bir izleyici kitlesine sahiptir ve istihdam yasaları ve düzenlemeleri eyaletten eyalete ve ülkeden ülkeye değişiklik göstermektedir, bu nedenle site iş yeriniz için bunların hepsinde kesin olamaz. Şüphe duyduğunuzda, yasal yorumunuzu ve kararlarınızı doğru olduğundan emin olmak için daima Devlet, Federal veya Uluslararası hükümet kaynaklarından hukuk danışmanlığı veya yardım isteyin. Bu sitedeki bilgiler sadece rehberlik, fikir ve yardım içindir.