Takımın Patronu Olmadığınızda Proje Nasıl Yönetilir

Okula dönüş, grup projesi her zaman olumlu bir deneyim değildi. Kaçınılmaz olarak, her grupta, bazıları diğerlerinden hiç gelmediği halde bazıları diğerlerinden daha çok çalıştı. Sonuç olarak, yükün çoğunu taşıyan ekip üyelerinden biriyseniz, sinir bozucu olabilir.

İş dünyasında biraz farklıdır çünkü her projenin bir proje yöneticisi vardır ve ekip üyeleri görevlerini tamamlamazsa bu kişi gerçek sonuçlar verebilir. Proje yöneticisi ekibi üzerinde disiplin yetkisine sahip olmasa bile, bir üyenin kötü performans göstermesi patronuna geri dönebilir ve kariyerine olumsuz yansıtabilir.

Proje yöneticisinin proje için ekip üyelerini seçmemesi ve düşük performans nedeniyle üyeyi çıkarma yetkisi bulunmaması muhtemeldir. Ekip üyeleriniz size rapor vermediğinde bir projeyi nasıl yönetirsiniz?

Ekip üyeleri size rapor vermediğinde projenin nasıl yönetileceği hakkında altı ipucu.

Patronunuzla Sınırlarınızı Netleştirin

İlk ekip toplantınızı yapmadan önce, sizi bu projeye atayan kişiyle oturun ve yönetimin beklentileri hakkında konuşun. Bu en kolayı, elbette, siz ve tüm ekip üyeleri aynı kişiye rapor verirseniz, ancak olmasanız bile, bu konuşmayı yapmak isteyeceksiniz.

Bunlar sormak isteyeceğiniz sorular:

• Çalışmıyorlarsa, ekipteki insanları çıkarma ve değiştirme gücüne sahip misiniz?
• Bu proje diğer projelere göre öncelikli mi? Olmazsa, projeniz hiyerarşide nerede oturmaktadır. Başka bir deyişle, ekip üyelerinize, son teslim tarihlerini karşılamak için farklı bir proje yapmayı bırakmaları gerektiğini söyleyebilir misiniz?
• Takım üyelerinin performansıyla ilgili sorunlarınız varsa, disiplin gücüne sahip olan patron sizi destekleyecek mi yoksa takım üyelerine eşit mi olacaksınız?
• Henüz yapmadıysanız, proje ve hedeflerin tamamlanması için hedeflerin ne olduğunu sorun.

Sınırlarınızı proje başlamadan önce belirlediyseniz, ne kadar ileri gidebileceğinizi ve ekip üyelerinizden ne isteyebileceğinizi bilirsiniz. “Bu proje birinci önceliğe sahip” diyen ancak sizi bu konuda desteklemeyecek bir patron, “bu önceliğin bu olmadığını” söyleyenle aynı.

Ancak, patronunuzdan projenin öncelikli olup olmadığına dair katılım sağlanması, üyelerin mümkün olduğu kadar çalışmasını sağlamanıza yardımcı olabilir. Projenin önem seviyesini bilmek istediğinizi belirterek, bu mesajı takıma iletebilmek için patronunuzla doğrudan olmaktan korkmayın. Projenin düzgün bir şekilde ve zamanında bitirilmesi için herkesin aynı amacı taşıdığını bildirmek isteyeceksiniz.

Ayrıca, e-posta yoluyla patronunuzla projenin öncelikli olduğunu onaylamak isteyip istemediğinizi takip edebilirsiniz. E-postayla gönderilen onayı aldığınızda, gerekirse e-postayı takıma iletebilirsiniz.

Ekip üyelerinin projeye ek olarak başka sorumlulukları olabileceğini hatırlamak önemlidir. Sonuç olarak, projenizi başlangıçta onlar için öncelikli olarak kabul etmeyebilirler, ancak bu zorunlu değil çünkü umursamıyorlar veya çalışmaktan kaçınmak istiyorlar. Günlük olarak tamamlamaları gereken basit işleri ve sorumlulukları olmaları oldukça muhtemeldir. Bu, özellikle farklı bölümlerden meslektaşlarla çalışırken geçerlidir.

Projenin önemini, hedeflerini ve zaman çizelgesini açıklığa kavuşturmak için patronunuzla konuşmak ve bu bilgileri ekiple daha erken iletişimde bulunmak, sürecin daha yumuşak ve daha az stresli olmasına yardımcı olabilir.

Atamalar Yapmadan Önce Ekibinizle Konuşun

Bir organizasyonlar arası ekibiniz olduğunda, ödevlerinizi yapmak kolaydır. Pazarlamadan Jane, pazarlama görevlerini yerine getirecektir. Finanstan Karen finansalları idare edecek. Ancak sorumluluklar açık olsa bile, önce ekip üyelerinizle konuşun.

Hem Karen hem de Jane'in şirketin diğer alanları hakkında daha fazla bilgi edinmek için bu takımda bulunmasını istediğini öğrenebilirsiniz, böylece onları uzmanlık alanlarına atadığınızda, sinirlenebilirler.

Bu konuşma harika bir takım ilişkisine sahip olmak için çok önemlidir.Nihai proje sonucundan siz sorumlu olsanız da, gemide bulunan ekip üyeleri olmadan mükemmel sonuçlar elde edemezsiniz. Kısacası, girdilerinizi ve endişelerinizi sorarak ekip üyelerinizi güçlendirin. Proje tamamlandığında ve başarılı olduğunda, tüm ekip, her birinin başarısında aktif bir rol oynadığını bilmekle gurur duyabilir.

Patronla Çifte Kontrol

Ekip üyelerinizle konuştuktan sonra, bu görevi yerine getirmenin tek yolunun bir veya daha fazla kişinin hoş olmayan bulacağı ödevleri vermek olduğunu belirlerseniz, ödevleri yapmadan önce patronunuzla konuşun.

Niye ya? İhtiyacınız olan yedeğe sahip olduğunuzdan ve görevlendirmeleri ekip üyelerine daha tatmin edici hale getirecek bir seçeneği ihmal etmediğinizden emin olmak istiyorsunuz.

En Az Bir Berbat Görevde Kendinizi Alın

Herkes, bu takımın liderliğini sizin başarı kaydınız nedeniyle seçtiğinizi biliyor olabilir, ancak kolları sıvarak her şeyin karışımına girmeniz de önemlidir.

Zor ya da hoş olmayan bir şeyi almak, takımın bir parçası olduğunuza ve takım arkadaşlarınıza önem verdiğiniz mesajını gönderir. Hoş olmayan görevlerin yerine getirilmesi, takım arkadaşlarından daha iyi olduğunu düşündüğünü bildirir.

Bu, tüm kötü işleri yapmanız gerektiği anlamına gelmez. Ancak, ekip üyeleri arasında oldukça bölünmüş olduklarından emin olun. Hoş olmayan şey takımdan takıma değişir, ancak her projenin kimsenin yapmak istemediği bir şeyi vardır. Genellikle herkesin kaçınmak istediği sayısız görev vardır. Oldukça bölündüklerinden emin olun ve payınızı alın.

Hızlı Geribildirim Verin

Unutmayın ki geri bildirim, "harika iş" veya "kötü iş" demekten daha fazlasıdır, "harika bir işdi çünkü …" ve "çok iyi sonuçlanmadı çünkü …". Ve geri bildirim vermek istediğiniz sürece, ekip üyelerinizden gelen geri bildirimleri kabul ettiğinizden emin olun.

Yine, onlara harika bir iş yapmalarını ve başarılarının sizin başarınız olduğunu ve bu işte hep birlikte olduğunuzu hatırlatıyor. Geri bildirim sağlayarak ve onlara nasıl bir görev yapmaları gerektiğini öğreterek, özellikle daha fazla deneyime sahipseniz, olumlu bir çalışma ortamı yaratacaksınız.

Herkesin Bilgilendirilmesi

Takım lideri olarak, kuruluşunuzun yöneticilerine ve üst düzey liderlerine ilerleme bildireceksiniz. Bu toplantılardan gelen bilgileri ekibinize geri aldığınızdan emin olun. Ayrıca, grubunuza bu toplantılarda ne söyleyeceğinizi de bildirin.

Ayrıca, özellikle övgü söz konusu olduğunda herkese kredi verin. Proje harika gidiyor mu? Tabii ki, ama öyle söyleme. Projenin iyi gittiğini söyleyin çünkü takım muhteşem. Herkes senin takımın bir parçası olduğunu bilecek.

Peki ya proje korkunç gidiyorsa? Suçu paylaşıyor musun? Evet, ama sadece özel olarak. Ekip üyelerine ayrı ayrı gidersiniz ve yönlerini veya katkılarını değiştirmeye yardımcı olmak için çalışırsınız. Bu işe yaramazsa, patronuna gidip sorunları çözersin.

İnsanları takımdan çıkarma gücüne sahipseniz, şimdi bunu yapmanın zamanıdır, ancak yapmazsanız, yapan kişiyle konuşabilirsiniz. Ama ne yaparsan yap, ekip üyelerinden dedikodu yapmaya veya şikayet etmeye başlama. Onların moralini yok edecek ve her şeyi daha da kötüleştirecek.

Başarılı bir şekilde yönetilen bir ekip projesinin kariyerinizi artırabileceğini, profesyonel itibarınızı ilerletebileceğini ve çalışmanızı kuruluşunuzda görünür kılabileceğini unutmayın. Sonuç, ek ödevler veya bir promosyon olabilir.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas, çalıştığı, işten çıkardığı, sayıları yönettiği ve avukatlarla iki kez kontrol ettiği, kurumsal insan kaynağında 10 yıl harcayan serbest yazar.