Teklif veya RFP İsteği Nasıl Yazılır

Bazen bir teklif talebi ya da teklif talebi talebi ("teklif talebi") olarak adlandırılan teklif talebi, bir şirketin bir ürünü satın almak istediği ve şartlarını halka açık hale getirmek istediği zaman çıkardığı bir belgedir. Bu, genellikle birkaç şirketin işe teklif vereceği ve RFP'nin daha rekabetçi fiyatlar davet ettiği durumdur. Ancak, RFP’yi doğru şekilde hazırlamazsanız, çabalarınız zaman kaybı veya daha da kötüsü teklifler vermeyebilir. En iyi sonuçları elde etmek için nasıl bir RFP yaratılmaya devam edileceği açıklanmaktadır.

Zorluk: Ortalama

Zaman gerekli: Birkaç gün

12 adım

1. Ödevini yap:İhtiyacınız olanı, ne istediğinizi ve RFP'nizi yazmaya başlamadan önce nelerin mümkün olduğunu anlayın. Ayda 25'ten fazla satmadıysanız, saatte 1500 widget üretebilecek bir makine için RFP yayınlamayın. Bir elçi bisikletle en hızlı şekilde trafikten geçerken yüksek güçlü bir otomobil için RFP yayınlamanın bir anlamı yoktur.
2. İhtiyaçlarınız ve istekleriniz arasında ayrım yapın: Şantiyedeki merkez ve kamyonetleriniz arasındaki resimleri şantiyede bulabileceğiniz bir uygulama satın almak istiyorsanız, saniyede ihtiyacınız olan görüntü sayısını, ihtiyacınız olan görüntülerin maksimum boyutunu ve gerekli çözünürlüğü belirleyebilirsiniz. Bu görüntülerin renkli olması güzel olsa da, gerçekten gerekli olup olmadığına karar verin. Gerçekten belirli bir spesifikliğe ihtiyacınız varsa, "will", "will" ve "must" gibi kelimeler kullanın. Bu, bunların gereklilikler olduğunu gösterir. Yalnızca "istekler" olan özellikler "may," "can" ve "isteğe bağlı" gibi kelimelerle tanımlanmalıdır.

1. Kazananın nasıl görüneceğine karar verin: RFP’nize cevap olarak aldığınız öneriler farklı olacaktır. Her yanıt veren şirketin farklı güçlü ve zayıf yanları olacaktır. Bazıları en düşük maliyete odaklanacak. Diğerleri en iyi kaliteye odaklanacak. Ve diğerleri eksiksiz bir özellik seti sunacak. Ne aradığınıza karar verin - en düşük maliyet, en hızlı teslimat veya ikisinin bir kombinasyonu.
2. Belgeyi düzenleyin: İş için yazdığınız her şeye çok fazla düşünülmeli ve örgütlenmelidir. Anahat, başlamak için iyi bir yerdir. En azından giriş, gereksinimler, seçim kriterleri, zaman çizelgeleri ve süreçler için bölümlere ihtiyacınız olacak. Bu bölümlerin çoğunun alt bölümleri olacaktır.

1. Giriş yaz: Potansiyel teklif sahiplerine RFP'yi neden yayınladığınızı ve bunu yaparak ne elde etmeyi umduğunuzu açıklayacağınız yer burasıdır. Giriş ayrıca, son tarih de dahil olmak üzere diğer bölümlerden çıkarılmış kilit noktaların bir özetini içerebilir. Bir görüntü aktarma sistemi için bir RFP'nin tanıtılması şöyle bir şey okuyabilir: "XYZ Şirketi, görüntüleri ana ofisten metropolün herhangi bir yerindeki minibüslere gönderebilecek oldukça güvenilir, kullanımı kolay bir sistem için teklifler talep ediyor. 5 Mart 2007 Pazartesi, saat 8: 00'de PST'de alınmalıdır. "

1. Gereksinimleri açıkla: Bu bölüm en önemlilerinden biridir ve genellikle en çok zaman alır. Aktarılacak görüntülerin boyutunu ve netliğini ve gerekli hızı belirtmeniz gerekir. Spesifik olun, ancak teklif vericilere, gerekli olmadıkça işin nasıl yapılmasını istediğinizi söyleme. Bu bölümü alt bölümlere ayırmak isteyebilirsiniz. Örneğin, (a) hem istenen hızı hem de iletimi güvenli kılan herhangi bir gereksinimi içerebilecek görüntü boyutu ve kalitesi (b) iletim (c), istenen bir seçenek olarak rengi listeleyebilirsiniz.

1. Seçim kriterleri: İşte teklif sahiplerine kazanan teklifi nasıl seçeceğinizi söylediğiniz yer. İstediğiniz kadar ya da istediğiniz kadar açıklayabilirsiniz. "Varsa, kazanan teklif veren, yalnızca XYZ Şirketi'nin kararı ile seçilecektir" gibi bir cümleyi eklemek iyi bir fikirdir. Her kategoride belirli bir puan aralığı teklif eden bir elektronik tablo oluşturmak isteyebilirsiniz.Ardından, bir ekibin ilk üç puanı alanlardan en iyi teklifi seçmesini sağlayın.
2. Zaman çizelgeleri: Bu bölüm şirketlere ne kadar hızlı hareket etmeleri gerektiğini ve sürecin ne kadar sürmesi gerektiğini anlatıyor. Sürelerinizi belirlerken makul olun. Karmaşık sistemler için teklif istemeyin, sonra teklif sahiplerine yanıt vermeleri için birkaç gün verin. RFP’niz büyükse, istediğiniz satın alma işlemi karmaşıksa veya çok ayrıntılı bir yanıt gerektiriyorsa, teklif hazırlamak için daha fazla zaman tanıyın. Burası, teklif sahiplerine, başarılı olmaları durumunda bilgilendirilecekleri zaman değerlendirme sürecinin ne kadar süreceğini ve ne vaat ettiklerini teslim etmeleri gerektiğini söyleyebileceğiniz yerdir.

1. Süreci: Sürecin nasıl işe yarayacağını açıklamak için bu bölümü kullanın - RFP göndermekten sözleşmeyi imzalamaya ve işin ne zaman başlayacağını. Bu bölüm, "Teklifler, yukarıda 8. Adımda belirtilen tarihte olacaktır. Tüm teklifleri tüm gereksinimleri karşıladıklarından ve cevap verdiklerinden emin olmak için gözden geçirilecektir. Tüm yanıt veren teklifler, X kategorilerinde puanlanacaktır (eğer kategorileri adlandırabilirsiniz) dilerseniz) ve ilk üç teklif, kazanan teklifliyi ve alternatifini seçmek için teklif ekibi tarafından değerlendirilecektir. Kazanan teklifçiyle yapılacak görüşmelerde iki hafta içinde bir sözleşme ödülü verilmesi bekleniyor. ”

1. RFP'nin nasıl gönderileceğine karar verin: Çoğu RFP postalandı, ancak olmaları gerekmiyor. Bir RFP'yi e-postayla gönderebilir veya şirketinizin web sitesinde yayınlayabilirsiniz. Teklif sahiplerinin yanıtladıkları teklif talebini belirlemek için kullanmaları gereken adı (veya teklif numarasını) belirttiğinizden emin olun.
2. RFP'yi kimin alacağına karar verin: Satın almak istediğiniz tedarikçileri daha önce tanımlamış olabilirsiniz. Şirketinizde kabul edilebilir bir satıcı listesi bile bulunabilir. Olmazsa, olası satıcıları profesyonel ağınız üzerinden, çevrimiçi olarak arayarak veya güvenilir başka üreticilerden önerileri için sorarak bulabilirsiniz. RFP'nizi kimlerin alacağının listesini yalnızca büyük şirketler veya yerleşik satıcılarla sınırlandırmayın. İşinizi kazanmak için genellikle daha istekli olan küçük üreticilerin daha iyi fikirlerini ve hatta daha iyi fiyatlarını bulabilirsiniz.

1. Kazanana bildir: Yukarıdaki tüm adımları tamamladığınızda, artık adım atmanın ve kazanan RFP'ye proje ile ilerlemenin zamanı geldiğini bildirmenin zamanı geldi.