Proje Yönetişim Yapıları

Proje yönetiminin ne olduğunu ve neye benzediğini biliyor musunuz? Ya da var olmadığı bir ortamda çalışıyorsanız ne yapmalı? Bir tanımla başlayalım.

Proje Yönetişimi: Bir Tanım

'Proje yönetimi terimlerindeki' yönetişim ', projelerin kuruluşunuz tarafından nasıl yönetildiğini, yönetildiğini ve kontrol edildiğini belirleyen politikaları, süreçleri, standartları, prosedürleri ve yönergeleri belirtir.

Yönetişim çok sayıda bürokrasiyle birlikte geniş ve "ağır" veya kabataslak ve "hafif" olabilir (bu durumda muhtemelen yetersizdir). Yöneticiler, çevreleri ve kültürleri için doğru yönetişim seviyesini hedeflemelidir. Yönetişim politikalarınızın amaca uygun olmasını sağlamak, etkili olmalarını sağlamada kilit bir faktördür.

Yönetişim en baştan başlar. Şirket kurulu, iyi yönetişim fikrine ve projelerin belirtilen kurallar dahilinde gerektiği gibi yönetilmesi gerektiğine karar vermelidir. Bu tutum ve beklenen standartlar Proje Kurullarına ve proje liderlerine (ve bunların var olduğu program ekiplerine) göre filtrelenecektir.

Proje Yönetişimi Neden Önemli?

Proje sponsorunuz ve diğer kilit paydaşlar proje bütçesini doğru şekilde harcadığınızı bilmek istiyorlar. Projenizin ilerlemesini etkili bir şekilde takip ettiğinizi ve proje riskini gerektiği gibi yönetmek için adım attığınızı görmek istiyorlar.

Ancak projelerdeki iyi yönetişim gerekçesi bundan daha da ileri gidiyor.

Yönetişim, özellikle kamu sektöründeki müşteriler tarafından talep edilmektedir. Hükümetler ve düzenleyiciler belirli projeler için belirli standartları talep eder (ve bazı durumlarda zorlar). Yönetişim sadece bir iç mesele değil: düzenlenmiş pazarlarda faaliyet gösteren birçok şirketin, Sarbanes-Oxley gibi dış mevzuatın rehberliğini takip etmesi gerekecek. Proje yönetişimi, şirketinizin etkin bir şekilde çalıştığını ve endüstriniz için belirtilen kurallar ve düzenlemeler çerçevesinde çalıştığını kanıtlamanın küçük bir bölümünü oluşturur.

Proje yönetimi ayrıca size yardımcı olur:

• Yatırım getirinizi artırın ve bu yatırımları etkili bir şekilde izleyin
• Projeler için katılım sağlayın
• Projelerin başarısız olmasının yaygın sebeplerinden kaçının
• Daha etkili iletişim kurun
• Projeler arasında standardizasyon sağlayarak performansı karşılaştırmayı kolaylaştırmak
• Riski en aza indirin
• Yapısal bir ortamda personeli geliştirmek ve motive etmek

Proje Yönetişimi Neye benziyor

Şimdi proje yönetişiminin ne olduğunu biliyoruz, bir projede nasıl göründüğü? Proje ortamında yönetişimi gösteren faaliyetler şunlardır:

• Onay için tanımlanmış noktaları içeren disiplinli bir proje yönetimi yaşam döngüsü vardır. Bunlar, projenin uygulanabilirliğinin tartışıldığı ve çalışmaya devam edip etmeyeceğine dair bir karar verilen noktalar.
• Projelerin net bir iş vakası vardır ve iş vakaları, yönetim ekiplerinin doğru kararlar almasını sağlamak için yeterli bilgiye sahiptir.
• Bu kararlar yeterince belgelenir ve iletilir.
• Projelerde çalışan insanlar rol ve sorumluluk tanımlamışlardır.
• Proje ekiplerinin sürekli olarak gelişmesini ve suçsuz bir ortamda öğrenilen dersleri tartışmasını sağlayan sürekli bir öğrenme kültürü var.

• Proje ekiplerinin projelerini gözden geçirmelerini ve gerektiğinde bağımsız destek talep etmelerini sağlayan süreçler ve prosedürler vardır.
• Menfaat sahipleri meşgul ve sürece güveniyorlar.
• Proje ekipleri, ilgili rollerde deneyimli ve uzman kişilerden oluşur.

Projelerin yönetişimi, genel olarak organizasyondaki yönetişim yapılarına bağlıdır. Proje yönetiminin asıl amacının, projelerin doğru şekilde yürütülmesini sağlamak olduğunu düşünüyorsanız, bunun kurumsal düzeyde finansal yönetişime, kurumsal risk yönetimine ve daha fazlasına nasıl bağlandığını görebilirsiniz.

Proje yönetişimi mevcut örgütsel süreçlerinize kusursuz bir şekilde uymalıdır. Başka bir deyişle, zaten başka alanlarda çalışan bir tane varken, yepyeni bir finansal yönetim süreci yaratmayın! Şu anda var olanı kullanın ve bir proje ortamında kullanılmaya uygun hale getirmek için kurumsal süreçlerde ince ayar yapın.

Proje Yönetişimi için 5 Odak Alanı

Araştırmaya başladığınızda, proje yönetiminin proje yönetiminin tüm unsurları boyunca yaygın olduğunu fark edersiniz. Ancak, yönetişimin özellikle ilgili olduğu bazı kilit odak alanları vardır.

1. Metodolojiler ve Süreçler: Bunlar, güvenilir ve sürdürülebilir bir şekilde çalışmanıza yardımcı olur.
2. Bilgi Yönetimi: Bu, öğrenilen dersler ve kuruluşun proje deneyiminden öğrenmesini sağlamak için çok önemlidir. Aynı hataları birkaç kez yapmayı bırakmak istiyorsanız bilgi yönetimi çok önemlidir.
3. Proje Yönetimi Olgunluğu: Kurumsal proje yönetimi olgunluğunuz arttıkça, başarılı bir şekilde yerine getirme yeteneğiniz de artacaktır.
4. Üst Düzey Katılım: Proje yönetimine bağlılık en baştan başlar. Yönetim desteğiniz varsa, bu işin tüm seviyelerine inecek ve yönetişime yaklaşım daha sürdürülebilir olacaktır.

1. Destekleyici Kültür: Suçlama yerine bir destek kültürü, proje yöneticilerinin gelişebilecekleri doğru çevreye sahip olmasını sağlayacaktır. Proje Yönetim Ofisi veya Proje Yöneticisi tarafından yönetilen destekleyici bir kültür, proje yöneticilerinin amaçlarına ve projenin hedeflerine ulaşmasına yardımcı olacaktır.

Kurumsal Standart Olmazsa Ne Yapmalı

Küçük kuruluşlardaki birçok proje yöneticisi, kendilerini destekleyici bir ortamda ve proje yönetimi kavramı için katılımın olduğu, ancak beslenecekleri resmi örgütsel yapıların olmadığı bir ortamda çalışan projeler bulur.

Bu durumda - ve küçük kuruluşlara özel değil - proje yönetim modelinizi sıfırdan tasarlayacaksınız. Raftan çıkarıp projenize uygun bir proje yönetişimi yaklaşımı yoksa, kendinizinkini inşa etmeniz gerekecek.

Bu göründüğü kadar zor değil!

Temel ayarları yapmaya başlayın:

• Rol ve sorumluluk belgesi oluşturma
• Proje sponsorunuz olduğundan emin olun
• Bir Proje Kuruluna veya yönlendirme grubuna sahip olduğunuzdan emin olun ve dakikalar alıp dağıtacağınız düzenli toplantılar düzenleyin.
• Risk yönetimi süreci kurmak
• Bir değişiklik yönetimi süreci kurun
• Projenin işleyişinin asıl hedeflerine göre projenin uygulanabilirliğini kontrol ettiğiniz proje planınıza puanlar verin (her aşamanın sonu bu kontrolleri koymak için doğal bir noktadır).

Sonuç olarak, yeterli yönetişimin olmasını sağlamak proje sponsorunun sorumluluğundadır, ancak proje yöneticileri de bu konuda aktif rol alabilir.

Yönetişim, proje yönetiminde daha kuru konulardan biri olabilir, ancak en önemlilerinden biri. Üst düzey yönetim ekiplerinin iyi bir iş yaptığınızı bilmeleri ve projenin gerektiği gibi gelişmesini güvence altına alıyor. Ayrıca yöneticilerin paranın uygun ve iş vakasına uygun şekillerde harcandığını bilmeleri için gereken kontrolleri ve dengeleri sağlar.