Şirket Toplantınızı Artıracak İpuçları

Aylık veya periyodik şirket veya departman toplantısının planlayıcısı mısınız? Dikkatli olmazsanız ölümcül sıkıcı olabilirler. Matkabı biliyorsun. İnsanlara şirket hakkında bilgi vermek için bir grup konuşan kafa sıraya girdi. Evet, bu periyodik toplantıyı yaptığınız için kesinlikle size teşekkür ediyoruz.

Çalışanlar, kendilerini şirketin stratejik yönüyle uyumlu hale getirmek için bilgiye ihtiyaç duyarlar. Özellikle bilgi işlerine veya şirketin genel başarısına dokunduğunda, şirket genelinde neler olup bittiğini bilmek isterler. Çeşitli bölümlerde neler olup bittiği ile içtenlikle ilgileniyorlar.

Bu nedenle çalışanlarınız ilgileniyor, ancak konuşma kafalarından ve bitmeyen powerpoint'lerden bir mola verin. En etkili toplantılar, düşünceyi kışkırtan sorular ve cevaplar, görsel-işitsel ve katılımla dikkatlerini çekti. Bu ipuçları size başarı getirecek.

Başarılı Bir Toplantı İçin Gerekenler

• Hoparlör standı veya masa
• Mikrofon
• Gündem
• Görsel yardımlar
• Video kamera
• tripod
• Kodlama Cihazı
• Canlı Akış Teknolojisi

Daha İyi Toplantılar için 10 Tavsiye

1. Toplantılarınıza, sunumlarınıza ve eğitim seanslarınıza bir buzkıran veya ısınma aktivitesiyle başlayın. Büyük bir toplantıda veya kısa bir toplantıda, buzkıran, insanların komşularıyla düşünmesini ve konuşmasını sağlayan tek bir soru olabilir. Örnek olarak, insanların ellerini kaldırmasına neden olan bir soru sorun. Buz kırıcının uzunluğu, toplantınızın uzunluğuna bağlıdır, bu yüzden akıllıca planlayın.
2. Sunum yöntemlerinizi çeşitlendirin. Her konuşmacı izleyici ile konuşursa, konferans biçiminde, ilgilenen başkanlar bile yakında başını salladı. İnsanlardan küçük gruplar halinde konuşmalarını isteyin. Videolar, slaytlar ve PowerPoint sunumları ve resimleri gibi görsel-işitsel materyalleri kullanın. Yeni bir boyama işleminden bahsediyorsanız, çalışanlarınıza boyalı parçalardan önce ve sonra gösterin. Olumlu müşteri anketleri ve yorum kartlarını dolaştırın.

1. Konuk konuşmacıları izleyici katılımı ve heyecanı için davet edin. Müşterilerinizin işgücünüze ihtiyaçları ve kalite gereksinimleri hakkında söyleyecekleri çok şey vardır. Kar amacı gütmeyen, hayırsever derneklerle ortak olan bir müşteri organizasyonunda bağışlarını alan organizasyonlardan misafir konuşmacılar bulunmaktadır. Çalışanlarınızın finansal olarak desteklediği kuruluşlardan gelen konuşmacılar dinamit.
2. Bir diyalogu ilerletmek için soruları teşvik edin. İnsanlardan, toplantı öncesinde ve toplantı sırasında sorularını yazmalarını isteyin. Her konuşmacıya yöneltilen sorular için zaman ayırın. Soruyu hemen ve doğru bir şekilde cevaplayamıyorsanız, doğru cevabı aldığınızda insanlara geri döneceğinizi söyleyin. Sorular süreyi aşıyorsa konuyla ilgili bir toplantı planlayın.

1. Sıklıkla gözden kaçan ama çok önemli, başarılı bir toplantı taktiği, her konuşmacıdan, sorduğu her soruyu yüksek sesle tekrar etmesini istemektir. Soruyu soran kişi konuşmacının soruyu anladığını bilir. Toplantıya katılan diğer insanlar da soruyu duyabilir ve bilebilir, sadece konuşmacının tepkisinden değil, belki de yanlış olarak soruyu tahmin etmekle kalmaz.
2. Periyodik toplantınız için hedefler belirleyin. Bir saatlik toplantıda şirketin işinin her yönünü sunamazsınız. Öyleyse, önemli, zamanında olan konulara karar verin ve toplantı zamanlarını bunlara harcayın. Katılımcıların çoğunluğunun çıkarlarını da göz önünde bulundurun. Unutmayın, Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype Kurumsal, Flowdock, e-posta ve IM gibi programları içeren şirket bilgilerini iletmek için başka yöntemleriniz olduğunu unutmayın. Tüm stratejik şirket bilgilerinin iletişimi bir toplantıda gerçekleşmek zorunda değildir.

1. Gündemi dikkatlice formüle edin. Katılımcıların çoğunluğunun ihtiyaç ve çıkarlarını belirleyin. Katılımcıların kendilerini iyi hissetmelerini sağlayacak iyi haberlerle başlayın.
2. Her ay gündemdeki konuşmacıların düzenini değiştirin. İnsanların aynı sıkıntılardan sıkılmasını istemiyorsun. Gerekli iş öğelerini gündemde dağıtın, böylece insanlar toplantı sonunda ayarlama yapmazlar veya nihai öğelerin daha az önemli olduğunu düşünürler. Birkaç yıl önce "Wall Street Journal" dergisindeki bir makale, ABD yöneticilerinin iki şeyi doğru yaptıkları takdirde toplantılarda harcadıkları zamanın yüzde 80'ini biriktireceğini belirtti. Birincisi daima bir gündeme sahip olmaktı. İkincisi zamanında başlamak ve zamanında bitirmekti. Her konuşmacının konusunu ele almak için gereken süreye izin vermeniz gerektiğini ekleyeceğim. Onları zaman sınırlarına uygun olarak tutun - güzelce.

1. Fiziksel ortamı, insanların toplantı içeriğine özen gösterecek şekilde düzenleyin.Hiç kimse hoparlörlerinizin arkasına veya yanına oturmamalıdır. Tüm katılımcılar için koltuklar bulunduğundan ve not almanız gerekiyorsa, üzerine yazı yazmak için bir yüzey olduğundan emin olun. Görsellerin görünür olduğundan ve insanların duyabildiğinden emin olun. Bir mikrofon kullanmanız gerekebilir. Görüntüleme için odanın etrafına sahne veya örnekler iletebilirsiniz. Toplantı boyutunuz toplantı odanızın fiziksel ortamı için çok büyükse, toplantıyı ek olarak başka konferans salonu konumlarında yayınlamak için teknolojiyi kullanın. Toplantıyı kesinlikle bireylerin dizüstü bilgisayarlarına aktarabilmenize rağmen, bu, birkaç konferans salonunun bulunduğu yerdeki ekip çalışmasının diğer çalışanlarla katılımını olumlu yönde etkiliyor.

1. Bir toplantıda yemeğin gücünü asla küçümseme. Yiyecekler atmosferi rahatlatır, insanların kendilerini rahat hissetmelerine yardımcı olur, insanların pozitif enerji seviyelerini sürdürmelerine yardımcı olur ve ekibin kamarasını oluşturur. Hizmet verdiğiniz yemeklerle grubunuzun farklı ihtiyaçlarını karşılayın. Örnek olarak, donutun yanı sıra meyve ve yoğurt sunun. Düzenli franks ile vejetaryen ve koşer sosisli sandviç sunun.