İşyerinde E-posta Etiketi Kuralları

Bir zamanlar yaptığınız kadar sosyal iletişim kurmak için e-posta kullanmasanız da, muhtemelen yine de profesyonel yazışmalar için kullanırsınız. Bu şekilde iş arkadaşlarınız, patronunuz, müşterileriniz ve müşterileriniz ve potansiyel işverenlerinizle etkileşime giriyorsanız, uygun e-posta kuralları için bu altı kurala uyduğunuzdan emin olun.

1. Davranışlarınıza Dikkat Edin

Bir sonraki göreve geçmek için işleri olabildiğince çabuk halletmek için acele ettiğimiz bir dünyada bile, e-postanızdaki iyi davranışları kullanmak için zaman ayırın. "Lütfen" ve "teşekkür ederim" demeyi ihmal etmeyin.

İyi veya hiç tanımadığınız veya yalnızca resmi bir ilişkiniz olan kişilere hitap ederken, başka bir şey yapmanızı istemedikleri sürece, adlarına ve soyadlarına göre hitap edin. Örneğin, "Sayın Bay Beyaz" veya "Sayın Bayan Gray" deyin. Bir e-postayı yanıtlıyorsanız ve orijinal iletinin göndereni, yalnızca ilk adıyla imzaladıysa, bunları aynı şekilde ele almanın güvenli olduğunu varsayabilirsiniz.

2. Tonunuzu İzleyin

Ses tonu, bir yazar olarak tutumunuzu bir e-posta iletisinde nasıl ifade edeceğinizdir. Nasıl alındığını etkiler. Genellikle alıcıya saygılı, arkadaşça ve yaklaşılabilir olarak rastladığınızdan emin olmak istersiniz. Kulağa hoş geldin ya da zorlu gelmek istemezsin. Göndermeye basmadan önce mesajınızı birkaç kez tekrar okuyun.

Daha önce iletişim kurduğunuz birine yazarken, "Umarım iyisinizdir" gibi dostça bir şeyler söyleyerek başlayın. Emojiler tonunuzu daha kolay iletmenize yardımcı olabilirken, çok gayrı resmi bir ilişkiye sahip olduğunuz birisine yazmıyorsanız, bunları profesyonel e-posta ile kullanmaktan kaçının. Potansiyel bir işverene yazarken bunları asla kullanmayın.

Tüm büyük harflerle bir e-posta veya bir kısmının bir kısmını yazmak her zaman kötü e-posta kuralları olarak kabul edilir. Bağırıyormuş gibi görünmeni sağlar.

3. özlü olun

Meşgul insanlar, tek bir e-postayı okumak için bir dakikadan daha fazla zaman harcamak için ne zaman ne de eğilimde değildir. Alıcının mesajınızı hızlı bir şekilde okumasına izin vermek istiyorsanız (ve hala anlıyorsanız) kısa tutmalısınız.

Bununla birlikte, ilgili detayları dışarıda bırakmayın. Mesajınızın, ilk başta onu yazma nedeninizi açıkça ilettiğinden emin olun. İhmal ettiğiniz detayları açıklamaya çalışırken, ileri geri gidip giderseniz hiç kimse zaman kazanmaz.

4. Manifatura Kısaltmalar kullanmaktan kaçının

Zaman kazanmak istemeseniz de, profesyonel e-postalarınızda manifatura kısaltmaları kullanmamalısınız. Çok fazla mesaj yazarsanız, birçok insanın yaptığı gibi, arkadaşlarınızla konuşmak için bir tür steno kullanmaya alışkın olabilirsiniz.

Örneğin, "sen", "sizin" ve "lütfen" yerine "u", "ur" ve "plz" kullanabilirsiniz. Bu kısaltmalar, alıcıyla rahat bir ilişkiniz olan biri olmadığı sürece ticari yazışmalarda hiçbir yere sahip değildir.

5. Profesyonel bir E-posta Adresi kullanın

Mevcut işinizle ilgili mesajlar için daima işvereninizin size verdiği e-posta adresini kullanın. Ancak, örneğin, işinizle ilgili olmayan, örneğin yeni bir tane arıyorsanız, ileti göndermek için kullanmamalısınız. Bunun yerine kişisel bir e-posta hesabı kullanın.

Kişisel bir hesabınız yoksa, örneğin, servise kaydolduğunuzda verilen İnternet servis sağlayıcınız, ücretsiz bir e-posta hesabı alın. Profesyonel görünen bir adres ayarlamak için Gmail veya başka bir servisi kullanın. Aptal ya da müstehcen bir şey kullanmayın. İlk adınız ve soyadınız veya tam adınız uygun seçeneklerdir.

6. Yazım ve Dilbilgisi Sayısını Unutma

E-postanızı dikkatlice okumanız zorunludur. Ne kadar meşgul olursanız olun, bu kritik adımı asla ihmal etmeyin. Dikkatli olmak istediğiniz şeyler doğru yazım ve doğru dilbilgisidir. Genel kelimeleri doğru bir şekilde hecelemenin yanı sıra, alıcınınki ve şirketinin adı da dahil olmak üzere kişilerin adlarını doğru hecelemek istiyorsunuz.

Yazım denetleyicisine çok fazla güvenme konusunda dikkatli olun. Yanlış kullanıldığında kelimelerin yanlış yazıldığını fark etmeyebilirler. Örneğin, bir yazım denetleyici, bu bağlamda "iki" olması gerektiğine rağmen, "cümle" kelimesini, "Senin için sorularımı sormam" kelimesini işaretlemeyecektir. Merriam-Webster gibi ücretsiz çevrimiçi bir sözlük kullanarak emin değilseniz iki kez yazım denetimi yapın.