Patronunuza Risk Yönetimi Planı İle Güven Verin

En iyi proje yöneticileri, hat yöneticilerine ve proje sponsorlarına tam güven duymaktadır. Projelerinin arkasındaki yürütücüler, ilave finansmana, daha fazla kaynağa ya da bir sorunu çözmeye yardımcı olduklarını söylediklerinde onlara inanıyor.

Riskli durumlarda çalışırken, doğru kit gerekir. Bir sırt çantası ipi ve kramponları olan bir yürüyüşçü gibi, proje riskini de üstlenecek araçlara ihtiyacınız var.

Yöneticinizin projenize olan güvenini bir risk yönetimi planı ile artırabilirsiniz. 5 adımlık basit bir işlem, patronunuzun projenizi (ve sizi) nasıl gördüğünü büyük ölçüde değiştirebilir.

Proje Yönetiminde Risk Yönetimi Nedir?

Proje yönetiminde risk yönetimi, proje risklerini belirleme, değerlendirme ve cevap verme sürecidir.

Proje riskleri projeyi etkileyebilecek şeylerdir (olumlu ya da olumsuz, ancak genellikle insanlar riski projeyi olumsuz yönde etkileyebilecek olaylar olarak yorumlamaktadır).

Projeniz büyük ya da küçük olsun, onunla ilişkili riskleri olacaktır. Bunlar okul geçit töreninizin yağma riskinden yeni devre kartınızın kritik bir bileşenine fiyat artışı riskine kadar herhangi bir şey olabilir.

Proje riski, doğru yönetilmezse, projenizi başarılı bir şekilde teslim etmeyi zorlaştırabilir. Kontrol edilmeyen riskler programınıza zaman ekleyebilir, zamanınız için çalışabilir ve bütçenize para kazandırabilir. Yöneticiler bu tür şeyler hakkında gerginler. Bütün bunlar bir risk yönetimi planı ile önlenebilir.

Risk Yönetimi Planlaması

Bir risk yönetimi planı, proje ekibinizin sunma kabiliyetine olan güveninizi arttırmanın harika bir yoludur - ve bu da yöneticinizin güvenini arttırmaya başlar. Yapabileceklerine inanmalarını istiyorsun ve projeyi başarılı bir şekilde gerçekleştirmelerini engelleyebileceklerinin farkında olmalarını istiyorsun. Bir risk yönetimi planı bunu yapmak için mükemmel bir araçtır.

Ve tahmin et ne oldu? Başlamak gerçekten çok kolay.

Proje risk yönetimi 5 aşamalı basit bir işlemdir. Olması gerekenden daha karmaşık hale getirmeyelim. Bu, bugün başlayabileceğiniz bir şey, bir sonraki toplantınızda görüşmek üzere hazırlanın ve birileri tutanakları yazarken bitirmesini isteyin.

5 Adımlı Risk Yönetimi Süreci

Proje yönetiminin birçok bölümünde olduğu gibi, risk yönetimi de bir süreçtir. 5 adım:

1. başlatmak
2. belirlemek
3. Belirlemek
4. Cevapları Planla
5. uygulamak

Bu terimler şu anda sizin için çok önemli değilse, lütfen ona bağlı kalın - hepsini açıklayacağım.

1. Adım: Başlatın

Öncelikle, risk yönetimi bağlamını proje yönetimi ortamınızda belirlemek istiyorsunuz.

Muhtemelen burada yapılacak çok fazla iş yoktur, çünkü şirketinizdeki bir kişi zaten kurumsal bir risk politikası hazırlamış olacak ve yapmanız gereken tek şey izini sürmektir. Bu, şirketin riske olan yaklaşımını açıklar ve ihtiyacınız olan şablonları bile zorunlu kılabilir. Şablonlar her zaman size bir iş kazandırır, o yüzden bunlara da dikkat edin!

Kurumsal bir risk politikanız olmasa bile, sizinle birlikte projeleri yöneten başka birinin kopyalayabileceğiniz bir proje risk yönetimi planınız olabilir. Neden tekerleği yeniden icat ettin? Zamandan tasarruf etmek ve daha fazlasını yapmak istiyorsanız, belgeleri yeniden kullanmak şarttır.

Projeniz için bir risk yönetimi planı oluşturmak için bulduklarınızı kullanın. Bu, genel proje yönetim planınızın bir parçasıdır ve projenizdeki riski yönetmek için nasıl yaklaşacağınız hakkında konuşur.

Ne koyacağınızı bilmiyorsanız, okumaya devam edin! Bir sonraki adımlar, risk yönetimi planınızda nelerden konuşacağınız konusunda size daha iyi bir fikir verecektir.

Bu, şu şekilde güveni arttırır: Yöneticinize, projenizdeki belirsizlikle başa çıkmak için bir yaklaşımınızın olduğunu ve aktif olarak riski yöneteceğinizi göstermek.

2. Adım: Tanımlayın

Özetlenen bir yaklaşımınız olduğunda, daha sonra buna başlayabilirsiniz.

Şimdi projenizi etkileyecek riskleri belirlersiniz. Bu sadece zamanın anlık bir görüntüsüdür ve risk kaydınız, yeni bir şeylerin de orada olmasını sağlamak için tekrar tekrar zamana gelmek isteyeceğiniz bir şeydir.

Ortak risklerin bir kontrol listesini kullanarak, proje hakkında paydaşlarla görüşerek (özellikle neyin yanlış gidebileceği konusunda genellikle söylenecekleri gibi zor paydaşlarla) görüşme, beyin fırtınası oturumlarını ve sağduyunuzu kullanarak riskleri tanımlayabilirsiniz.

Olursa sorun yaratabilecek şeyleri arıyorsun. (Unutma, riskler henüz gerçekleşmedi. Proje sorunları daha önce olmuş olan şeyler.)

Ancak, bunu yapmaya devam ederseniz, kesinlikle başkalarını da dahil etmelisiniz. Yalnız, tüm resme sahip olmayacaksınız ve sonunda eksik şeylere sahip olacaksınız.

Riskler herkes tarafından belirlenebilir ve tanımlanmalıdır. Bir proje yöneticisi olarak, göreviniz meslektaşlarınızı sizinle risk oluşturmaya teşvik etmektir, böylece bir ekip olarak onlar hakkında bir şeyler yapabilirsiniz.

Tanımlanan tüm riskler risk kaydına kaydedilmelidir. Takımda bir proje koordinatörü veya proje destek sorumlusu varsa, bunu yapabilirler. Aksi takdirde, yapmanız gereken idari görevlerin bir parçasıdır.

Bu, şu şekilde güveni arttırır: Projenizi etkileyebilecek kilit risklerin farkında olduğunuzu ve sürekli olarak yeni risklerden haberdar olmak için bir aracınız olduğunu göstermek.

3. Adım: Değerlendirin

Riskler daha sonra olasılık ve etki açısından değerlendirilir. Bir proje riskinin nasıl değerlendirileceğine ilişkin bu ayrıntılı makale bunun için sizi kapsar. Sürece aşina değilseniz, iyi bir okuma yapın.

Başka bir önlem olarak, yakınlığı da değerlendirebilirsiniz; bu, zaman içinde oluşabilecek riskin ne kadar yakın olduğu anlamına gelir. Yakında yüksek riskli bir potansiyel olabilir. Uzak gelecekte bir noktada düşük yakınlığa sahip bir risk olabilir. Bu size risklerle başa çıkma konusunda zamanınızı ve enerjinizi önceliklendirme konusunda başka bir faktör verebilir.

Bu, şu şekilde güveni arttırır: Yöneticinize ve ekipteki herkese, bu risklerden herhangi birinin gerçekleşmesi durumunda ne olacağı konusunda net bir fikir verilmesini sağlamak.

4. Adım: Yanıtları Planlayın

Şimdi risk yönetimi planınızın etli kısmına geliyoruz. Bu adımda, uygun bir yanıtı belirleyerek riskin nasıl yönetileceğini hesaplarsınız.

Bunu yapıyoruz, çünkü şimdiye kadar sahip olduğunuz tek şey, projenizi gelecekte kursu atmak için neler olabileceğinin ve bunun ne kadar büyük olacağının bir listesi. Yöneticiniz bundan sonra bilmek isteyeceği şey: Bu konuda ne yapacaksınız?

Genel olarak, bir proje riskini ele almak ve yönetmek için yapabileceğiniz 4 şey vardır. Onlar:

• Önlemek
• Aktar
• Azalt (yani, Azalt)
• Kabul etmek.

Bunlar, bu derin dalışta negatif risk için risk müdahale stratejilerine ayrıntılı olarak yer almaktadır.

Risklerinizden bazılarının olumlu bir sonucu olabilir. Örneğin: Yeni ürününüzü çok fazla satmanızın telefon hatlarına zarar verme riski vardır. Bu olması güzel bir sorun olurdu, ama yine de planlamamız gereken bir risk.

Olumlu bir risk için hazırlanmanın birkaç yolu vardır:

• sömürmek
• Pay
• artırmak
• Kabul etmek.

Bunlar pozitif risk için risk yanıt stratejileri hakkında daha ayrıntılı olarak tartışılmaktadır.

Kaydınızdaki her risk için hangi cevap stratejisinin en iyi olduğunu belirlemelisiniz. Örneğin, fabrika çatısının çökme riskinin, gerçekleşmesi muhtemel olmadığı için kabul edeceğiniz bir şey olduğuna karar verebilirsiniz. Ancak, gıda zehirlenmesinin işgücünüzün yarısını atması riski, tüm catering personelinizi yeniden eğiterek aktif olarak hafifleteceğiniz bir şeydir. Daha önce olmuşsa ve bunun hakkında bir şey yapmazsanız büyük olasılıkla oldukça muhtemelse, riski azaltmak isteyeceksiniz.

Yanıt belirlendikten ve kararlaştırıldıktan sonra, risk yönetimi eylem planını gerçekleştirmek için risk sahipleri atanabilir. Başka bir deyişle, kabul ettiğiniz görevleri görmekten sorumlu olan birine ihtiyaç duyarsınız.

Bu, şu şekilde güveni arttırır: Yöneticinize, projeniz için sorunlara yol açabilecek şeyler hakkında ne yapacağınızı düşündüğünüzü ve projedeki belirsizliği ve riski azaltmak için planlar koyduğunuzu göstermek.

5. Adım: Uygulama

Risk yönetimi planınız şimdiye kadar, her bir risk için risk azaltma faaliyetlerini yapmaktan kimin sorumlu olacağını içermelidir. Şimdi bu görevlerle çalışmalılar, böylece açık riskleri aktif olarak yönetiyorsunuz.

Bu, şu şekilde güveni arttırır: Sizin ve proje ekibinizin ne yapacağınızı söylediğinizi takip edebildiğinizi göstermek. Elde ettiğiniz şeyleri ve hafiflettiğiniz riskleri bildirerek, yönetim ekibinize projenizi sorunlara karşı gelecekte kanıtlamak için gerekenleri sağlama ve yapma konusunda ciddi olduğunuzu gösterir.

Bir risk geçtikten sonra - artık geçerli olmadığından veya artık olamayacağından artık alakalı olmadığında - risk kaydınızdan kapatabilirsiniz.

Bu proje risk yönetimi planını uygulamaya koymak sizi diğer yöneticilerden ayırabilir. Kendi patronunuz, projenizin sıkışıp kalmasına neyin neden olabileceği konusunda stratejik ve yaratıcı bir şekilde düşünebileceğinize dair kanıtlara sahip olacak ve - en önemlisi - bu konuda bir şeyler yapabilecek. Sorunları olmadan önce aktif olarak yöneten, engelleri ortadan kaldıran ve her şeye hazırlıklı olan kişi siz olacaksınız!

Proje riskini yönetmede iyi olmak, yönetim tarafından güvenli bir çift veya el olarak görülmenin kesin bir yoludur. Proje riskini başarıyla yönetmeye başlamak için bir çok deneyim veya sertifikaya ihtiyacınız yoktur (risk yönetimindeki resmi nitelikler mevcut olsa da). Bu 5 aşamalı kolay işlem, yakında proje risk yönetiminin proje planlarınıza dahil edileceği anlamına gelecektir.