Sonuç Üreten Etkili Toplantılar Nasıl Yapılır?

İnsanlar iş toplantılarında o kadar çok zaman harcıyorlar ki başarılı toplantılar için toplantı zamanını sürdürülebilir sonuçlara dönüştürmek bir önceliktir. İş toplantılarını başarılı kılan faaliyetler, toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında toplantı lideri tarafından yönetilmesini gerektirir.

Bu on iki iş toplantısı yönetimi ipucundan faydalanırsanız, toplantılarınız ve ekipleriniz daha iyi çalışır ve daha iyi sonuçlar verir.

İş Toplantısı Öncesinde Yapılması Gereken Eylemler

İş toplantısından önceki eylemler, toplantı sonuçlarının elde edilmesi için zemin hazırlar. Gerekli tüm takipleri yapabilirsiniz, ancak çalışma öncesi olmadan başarılı olamazsınız.

İş Toplantısını Planlayın

Sonuç üreten etkili iş toplantıları akıllı planlama ile başlar. İlk olarak, toplantıyı planlamanıza yardımcı olması için başka çalışanlara ihtiyacınız olup olmadığını belirleyin (yani, birkaç bölümden insanları çekerek). Ardından, toplantıyı düzenleyerek neyi başarmayı umduğunuza karar verin ve toplantınız için uygulanabilir hedefler belirleyin.

İş toplantınız için belirlediğiniz hedefler etkili bir toplantı planı için çerçeve oluşturacaktır. Stephen Covey'in dediği gibi "Etkili İnsanların Yedi Alışkanlığı", "Aklınızdaki sondan başlayın." Toplantı amacınız toplantı odağını, toplantı gündemini ve toplantıya katılmak için ihtiyaç duyacağınız katılımcıları belirleyecektir.

Bir toplantıya ihtiyacınız olduğundan emin olun

Geriye doğru gelebilir, ancak iş toplantı planınızı geliştirdikten sonra, bir toplantının belirlediğiniz hedeflere ulaşmak için uygun bir araç olduğundan emin olun. Toplantıları yapmak, katılımcıların faturalandırılabilir maliyetlerini göz önüne aldığınızda pahalı bir girişimdir. Bir toplantının sorunu çözmek, süreci geliştirmek veya ekibiniz veya departmanınız için uzun veya kısa vadeli bir strateji oluşturmak için en iyi fırsat olduğunu belirlemek için her türlü çabayı gösterin.

Toplantıya Uygun Katılımın Sağlanması

Bir iş toplantısı hedeflerinize ulaşmak için uygun bir yöntemse, toplantının başarılı olması için katılımı gerekli olan katılımcılarla görüşün. Bu bir beyinsiz gibi görünebilir, ancak en vahim lideri açar, kilit katılımcılar toplantıya katılmak için hazır olmalıdır.

Bazen insanlar yokluklarında delege gönderir. Bir temsilci çok önemli bir karar vericinin yerine katılırsa, atanan personelin imzalanabilecek nihai kararları alma yetkisine sahip olduğundan emin olun. Aksi takdirde, toplantıyı erteleyin.

Toplantı Öncesi Çalışma Öncesi Dağıtın ve İnceleyin

Toplantı kolaylaştırıcı ile başlayan ve bir kağıt parçasını dağıtmak veya tartışma için başlatmak üzere bir PowerPoint sunumu yapmakla başlayan kaç toplantıya katıldınız? Pirinç taktiklerini kullanmaktan dolayı sinir bozucu; toplantı, grup okuması haline gelir; işiniz için pek verimli değildir.

Toplantıdan önce gerekli ön çalışmayı sağlayarak iş toplantılarını en verimli hale getirebilir ve sonuçların elde edilmesini sağlayabilirsiniz. Toplantı başlamadan 48 saat önce ön çalışma, çizelge, grafik ve okuma materyali sağlamak, herkesin hemen girmeye hazır olduğu anlamına gelir.

Toplantı hedeflerine ulaşmanıza yardımcı olacak belgeler aşağıdakileri içerebilir:

• raporlar ve veriler
• grafikler ve rekabetçi bilgilere bağlantılar
• aylık satışlar
• üretim planları
• Önemli tartışma noktalarını gösteren Microsoft PowerPoint slaytları
• toplantı tutanakları, notlar ve önceki toplantılardan veya ilgili toplantı ve projelerden takip

İş Toplantısı Sırasında Gerçekleştirilecek Eylemler

İş toplantısı sırasında, zamanı etkili kullanırsanız, konuya yönelik coşku yaratır ve katılımcılardan taahhüt alırsınız. İnsanlar günlük zorluklarından daha büyük bir şeyin parçasını hissedecekler. Bu nedenle, takip aşamasını belirleyen iyi yönlendirilmiş, etkin bir toplantı toplantı sonuçları verecektir.

Etkili İş Toplantısı Kolaylaştırma

Toplantı lideri, toplantı katılımcıları arasındaki etkileşim için olumlu ve üretken bir ton belirler. Etkin toplantı kolaylaştırma hedeflerin veya toplantıdan beklenen sonuçların ve gündemin gözden geçirilmesiyle başlar. Kolaylaştırıcı, grup üyelerinin odaklanmış ve üretken olmalarına yardımcı olur.

Toplantı tasarımı ve gündem toplantı için çerçeve hazırladı. Katılımcıları takipte tutan etkili bir kolaylaştırıcı, toplantı sonucu beklenen ve istenen sonuçların elde edilmesini sağlar.

Her Bir Katılımcıyı Yapılacak İşlemlere Dahil Edin

Her çalışma grubunun toplantılar için ortaya çıkan farklı kişilikleri vardır. Sessiz iş arkadaşlarınız ve her tartışma noktasına hükmetmeye çalışan insanlar var. Toplantıyı kolaylaştırmak ya da katılmak, toplantıya katılanların toplantı hedefleri sürecine dahil edilmesi gerekir.

Bu, her bir katılımcının toplantı konusuna yatırım yapmasını ve takip etmesini sağlar. Tüm yükü taşımaya çalışan bir üyeye (veya kendinize) sahip olmayacaksınız.

Etkili Bir İş Toplantısı İzleme Planı Oluşturun

İş görüşmesi sırasında eylem kalemleriyle birlikte takip planı yapın. Etkili planlar aşağıdakileri içerir:

• Belirli işlem öğesi
• İşlem öğesini gerçekleştirmek için sahipliğini alan kişinin adı
• Eylem öğesinin son tarihi
• Eylem öğesinin tamamlanmasının ne olduğu konusunda fikir birliği

Sonuç üretmek için gerekli öğeleri başarmaya çalışırken ekip üyelerinin deneyimleyebilecekleri gerçek yaşam senaryolarını ve engelleri tartışın. Bir takip toplantısına ihtiyacınız varsa, katılımcılar ayrılmadan önce herkesin takviminde olacak şekilde ayarlayın.

İş Toplantısı Sonrası Yapılacaklar

Toplantı öncesi ve sırasındaki eylemler ve planlama, beklenen, olumlu ve yapıcı sonuçlara ulaşmanıza yardımcı olmakta büyük rol oynamaktadır. Toplantıyı takip eden eylemleriniz de çok önemlidir. Bir sonraki zamanlanmış toplantıda takip yapmak, sonuçların elde edilmesi için hiçbir zaman yatırım yapmak için yeterli değildir.

Toplantı Tutanaklarını Yayınla

Dakikalarınızı ve eylem planınızı 24 saat içinde yayınlayın. İnsanlar hemen eylem maddelerine başlarlarsa sonuçlara en etkili şekilde katkıda bulunacaklar. Onlar hala toplantı hakkında yeni bir hafızaya, çeşitli tartışma noktalarına ve her toplantı maddesi için gerekçeye sahipler.

Ayrıca, dakikaların dağıtılmasındaki bir gecikme, sonuçlarınızı etkileyecektir, çünkü çoğu insan taahhütlerini yerine getirmeden önce dakikaların gelmesini beklemektedir.

Etkili İş Toplantısı Takibi

Son teslim tarihlerine ve takiplerine saygı duymak ve bunlara uymak toplantılarınızdan sonuç almanıza yardımcı olacaktır. Toplantının ardından, eylem öğesi olan her kişi, taahhütlerini yerine getirmek için bir eylem planı yapmalıdır.

Adımları kendi planlayıcılarına yazıp yazmamaları, görevleri başka bir personele devretmeleri veya görevi derhal tamamlamaları halinde, takipten kişi sorumludur.

Ve toplantılar arasında ortadaki her kişiyi takip ederek toplantı sonuçlarını iyileştirebilirsiniz. Amacınız ilerlemeyi kontrol etmek ve görevlerin devam etmesini sağlamaktır.

Gelecek Toplantı Sırasında Takip İçin Hesap Verebilirlik

Gruba neden taahhütlerini yerine getiremediklerini söyleyen her katılımcıdan oluşan bir takip toplantısına katıldınız mı? Sonuçlar için hesap verebilirlik normunu veya geleneklerini belirlemek toplantı döngünüzün başlarında başlar.

Kolaylaştırıcı tarafından toplantılar arasında orta yoldan takip etmek yardımcı olur, ancak grup taahhütleri kabul edilemez tutamamak zorundadır. Katılımcıların bir sonraki toplantıda tüm katılımcıların belirlenmiş hedeflerini gerçekleştirmiş olacağı beklentisi ile ilerleme ve sonuçları bildirmelerini sağlayın. Bir görev durdurulursa, bir sonraki toplantıda ilerlemek ve nasıl ilerleyeceğinizi belirlemek için meşru bir engel olup olmadığını görün.

Sürekli İyileştirme için İş Toplantısı Sürecinde Bilgilendirme

Her bir iş toplantısı hakkında bilgi alma uygulaması, sürekli iyileştirme için güçlü bir araçtır. Katılımcılar, mevcut iş toplantısı sürecinde neyin etkili ya da etkisiz olduğunu tartışırlar. Ayrıca, grubun elindeki konuyla ilgili yaptıklarını düşündükleri ilerlemeyi de tartışıyorlar.