Örnekler ile Office Yardımcısı Becerileri Listesi

Ofis asistanlığı pozisyonları tüm endüstrilerde bulunabilir ve oldukça geniş bir beceri setini paylaşabilir. Büro asistanları bazen sekreter veya idari asistan olarak da bilinir, ancak yaptıkları bir işyerinin işleyişine yardımcı olur. Büro bir hukuk bürosuna, tıbbi bir uygulamaya, bir eğitim kurumuna veya bir kuruma ait olsun, ihtiyaçlar benzerdir; Birisi, ofisi kullananlar adına kayıtlar yapmak, programları sürdürmek ve rutin iletişimde bulunmak zorundadır.

Birinin senin olabileceğini.

Büro Asistanlığı İş Sorumlulukları

Ofis asistanı pozisyonları genellikle birbirine benzese de, iş hala değişkendir - sadece ofisten ofise değil, günden güne değişir. Bugün bir resepsiyonist olarak hareket edebilirsiniz, yarın yazıcının onarılmasını gerektirebilir ve bundan sonraki gün tüm dosya dolabını yirmi birinci yüzyıla getirmek zorunda kalacaksınız. Başarılı olmak için çok geniş bir beceriye ihtiyacınız olacak.

Ofis asistanları, iş dünyasının yüce kahramanları arasındadır, çünkü işinizi doğru yaptığınız zaman, hiç kimse fark etmez - ofis kendini yönetiyor gibi görünmektedir. Ancak bazı insanlar hızlı tempolu ama esnek çalışmalardan, her şeyin merkezinde olma hissi yaşamaktan hoşlanıyorlar. Ve iyi bir sekreter, hemen hemen her yerde, herhangi bir organizasyonda iş bulabilir.

Beceri Listeleri Nasıl Kullanılır?

Bu yetenek listelerini iş arama sürecinizde kullanabilirsiniz. İlk olarak, bu becerilerin adları anahtar kelimeler olarak işlev görür, bu yüzden özgeçmişinizi yazarken olabildiğince fazla kullanın. İstediklerini istediklerine karar vermeleri için doğrudan şeflere işe güvenme.

İkinci olarak, aynı anahtar kelimeleri kapak mektubunuzda kullanabilirsiniz. Özellikle potansiyel işvereninizin en çok ilgilendiği konulara odaklanın. Araştırmanızı yapmanız gerekecek, çünkü ofis asistanı işleri çoğu zaman benzer olsa da, işe alım amirlerinin öncelikleri değişiklik gösterir. Görev tanımı muhtemelen gerekli becerilerin bir listesini içerecektir. Buna dikkat et.

Son olarak, bu tartışmayı görüşmenizi planlamak için kullanabilirsiniz. Burada listelenen her bir kategorideki becerileri gösterdiğiniz bir süre için en az bir örnek hazırladığınızdan emin olun.

Ayrıca, meslek tarafından listelenen beceri listelerimizi ve beceri türlerini gözden geçirmemize yardımcı olabilir.

En İyi Ofis Yardımcısı Becerileri

Sözlü İletişim Becerileri: İletişim, bir ofis asistanı için kritik bir yumuşak beceridir. Süpervizörünüzle, meslektaş arkadaşlarınızla, yardımcı olduğunuz profesyonellerle ve muhtemelen aynı kuruluştaki diğer ofislerdeki müşterilerle veya kişilerle etkileşime girmeniz gerekecektir. Hepiniz takım olarak çalışıyorsunuz ve ana iletişim merkezi sizsiniz. Her gün neşeli, yardımcı, bilgili, açık ve iyi bir dinleyici olmanız gerekir.

• Telefonu cevapla
• Müşteri İlişkileri
• İletişim
• Telefon Görüşmelerini Yönlendirme
• Mesaj Alma
• Yönlendirme Telefon Görüşmeleri
• telefon santrali
• Telefon
• Sözel iletişim

Yazılı İletişim Becerileri: Çoğu ofis asistanı çok yazar. Notlar yazabilir, formları doldurabilir veya taslak mektuplar veya e-postalar yazabilirler. Bazıları şirketin web sitesi için içerik oluşturur veya diğerleri için metin düzenler. Açık, profesyonel yazılı iletişim şarttır.

• Yazışma
• E-posta
• Posta
• Postalar
• Yazma
• Kelime işlem
• Yazılı iletişim

Samimiyeti: Bir ofis asistanı, müşterinin ofise girerken ilk gördüğü kişi olabilir. Eğer ofisin asıl işgalcisi şu anda dışarıda kalırsa, ofis asistanı ziyaretçinin etkileşime girdiği tek kişi olabilir. Her ziyaretçiyi bir gülümsemeyle ve nazik bir sözle selamlamaya ve ellerinden geldiğince onlara ihtiyaç duydukları her konuda yardımcı olmaya hazır olmalısınız. Bu nedenle, iyi kişilerarası beceriler bir zorunluluktur.

• Müşteri servisi
• Ziyaretçileri Yönetmek
• Esnek
• Arkadaş canlısı
• Konuklar selamlıyorum
• kişilerarası
• Olumlu davranış
• Güvenilirlik
• Hoşgeldin Ziyaretçiler

Teknoloji Becerileri: Eski günlerde sekreterler çok fazla yazıyorlardı. Zaman değişti ve bu yüzden de teknolojiye sahip, ancak ofis asistanları bir klavyenin önünde çok zaman geçirmeyi bekleyebilirler. Bir daktilo yerine, çeşitli yazılım uygulamalarında yolunuzu bilmeniz gerekir. Bazı hafif teknoloji desteğinin nasıl yapıldığını ve yeniden kalibre edilmiş bir yazıcının nasıl tamir edileceğini bilmek de zarar vermez.

• Bilgisayar
• Excel
• Internet
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• teknoloji

Organizasyon: Büro asistanları, pek çok görevini yerine getirebilmek için etkin bir şekilde örgütlenmelidir.Takvimleri sürdürmekten, ofisi düzenli tutmaya kadar diğer kişilerin de düzenli kalmasına yardımcı olmanız gerekir.

• Yönetimsel destek
• randevular
• fatura
• Takvimler
• büro
• Veri girişi
• Posta Teslimi
• Elektronik Dosyalama
• Gider raporları
• Dosyalama
• Ön Büro İşlemleri
• Para Taşıma
• Ofis görevleri
• Ofis malzemesi
• Ofis Arzı Envanteri
• Ofis malzemeleri
• Ofis desteği
• organizasyon
• Evrak
• Nakliye

Problem çözme yetenekleri: Sorun çözme veya eleştirel düşünme becerileri, herhangi bir ofis asistanı için önemlidir, çünkü çoğu zaman başkalarının soru veya sorunlarla geldiği kişi olacaksınız.

• Ofis Faaliyetlerini Koordinat Edin
• Toplantılar
• Problem çözme yetenekleri
• Sorularınıza Cevap Verin
• Zamanlama
• Çağrıları Tarama ve Yönetme
• Tablolar
• Takım çalışması
• Zaman yönetimi
• Yolculuk planları