Çalışan Kayıtları İşveren Bakımını Yapmalı

Bir işveren olarak hangi çalışan kayıtlarının tutulacağını bilmek ister misiniz? İşveren, her çalışan için dört çalışan kaydı dosyası tutar. Ek olarak, işveren tüm çalışanlar için diğer çalışan kayıt dosyalarını tutar.

Çalışan Kayıtlarının Personel Dosyaları

Her çalışan için bir personel dosyası tutulur. Bu personel dosyaları gizli belgeler içerir ve İnsan Kaynakları personeli tarafından yönetilir ve saklanır. Personel dosyaları, bazı firmalarda işveren, çalışan ve çalışanın yöneticisi tarafından kullanılan ana çalışan kayıtlarıdır.

Diğerlerinde - ve önerilen yaklaşım budur - çalışan personel dosyasına erişim İK ve denetim altındaki çalışan ile sınırlıdır.

Bir personel dosyasındaki tipik belgeler arasında iş başvurusu, bir ailenin acil durum iletişim formu, belgelenen disiplin cezası geçmişi, özgeçmiş, çalışan el kitabı makbuz çalışanı işten çıkarılma, işveren işten ayrılma belgeleri, periyodik değerlendirme, iş değerlendirmesi veya performans sayılabilir. gelişim planı, eğitim sertifikaları ve katılım kanıtları ve her çalışanla ilgili güncel kişisel iletişim bilgileri.

Tüm personel dosyaları aynı belgeleri içermez, ancak her personel dosyası aynı olan bazı belgelere sahiptir. Bir çalışanın performansının belgelendirilmesi, disiplin cezası, bir ödül veya başka bir önemli başarı belirtisi gerektirmediği sürece, personel dosyasına ait değildir. Bu tür günlük performans notları, yöneticilerin çalışanlarının performansını, hedeflerini ve katkılarını takip etmeye devam ettiği dosyaya aittir.

Çalışan Kayıtlarının Bordro Dosyaları

Bordro dosyaları da çalışan kayıtlarını tutar. Bordro dosyaları çalışanın işlerini, bölümlerini, tazminat değişikliklerini, garnitürlerini, kredilerini ve bir çalışanın ücretini ödemesi ve çalışanın ücret geçmişinin bir kopyasını tutması için gerekli olan diğer bilgileri içerir.

Bordro dosyasında W-2, W-4 gibi hükümet formlarının geçmişi ve çalışan tarafından doldurulan sosyal güvenlik stopajı belgeleri de yer alacak. Dosya aynı zamanda çalışanlara sağlanan yardım bilgilerini ve ödemeleri çalışanın maaş çekinden çekme iznini de içerecektir.

Çalışan Kayıtlarının Tıbbi Dosyaları

Bir çalışanın tıbbi dosyası da işveren tarafından tutulur. Tıbbi dosyadaki çalışan kayıtları, İnsan Kaynakları tarafından belirlenen personel ve kayıtları dosyada tutulan çalışanlar dışında kimseye açık değildir. Tıbbi dosyalar doktor notlarını, FMLA başvuru evraklarını, ilaç testi bilgilerini, gerekli fiziksel bilgileri ve bir çalışanın veya ailesinin üyesinin tıbbi sağlığı ile ilgili diğer belgeleri içerir.

Tıbbi dosyalar, çalışan kayıtlarının gizliliği nedeniyle, en yüksek derecede güvenli depolama ve gizlilik elde eder. Tıbbi dosyaların, İK tarafından belirlenen personel dışındaki çalışanlar tarafından erişilemeyen bir odada kilitli dosya çekmecelerinde tutulması önerilir.

I-9 Çalışan Kayıtları

I-9 Files, tüm çalışanlar için tutulan ve diğer çalışan kayıtlarından ayrı bir dosyada tutulan çalışan kayıtları. İşverenler, devlet memurları ve çalışan I-9'ları incelemeye yetkili diğer kuruluşların çalışanlarının gizliliğini korumak için bu çalışan kaydını diğer çalışan kayıtlarından ayrı tutmaktadır.

I-9'ları ayrı bir yerde tutmak, Federal I-9 dosya incelemesi için seçilirseniz, hükümet çalışanlarının, çalışanlar veya kuruluşunuzla istihdamı hakkındaki diğer kayıtlara fiili istisnalar dışında erişememelerini sağlayacaktır. 9 formu. Bu soruşturmalar her geçen yıl artmaktadır, bu nedenle çalışanlarınızın I-9 formlarını doğru doldurduklarından veya para cezalarına ve potansiyel olarak hapis cezasına çarptırılabileceğinden emin olun.

Çalışan Kayıtlarına Çalışan Kayıtlarına Erişim

Çalışanlar, normal çalışma saatleri içerisinde İnsan Kaynakları personeli ile irtibata geçerek çalışan kayıtlarını görüntüleyebilir. Hiçbir çalışan, İK personelinin huzurunda bulunması gereken kayıtlarındaki herhangi bir belgeyi değiştiremez veya kaldıramaz.

Bir çalışan personelin çalışan el kitabınızda görüntüleme politikasını kaydetmesi ve çalışanların dosyalarını görüntüleme istekleriyle ilgili olarak ayırt etmeden izlemeniz gerekir.

Bir çalışan, işten ayrıldıktan sonra personel kayıtlarının bir kopyası için yazılı bir istek gönderirse, onlara bir kopya göndermeniz gerekir.

Bazen, İnsan Kaynakları departmanı tarafından ne tür çalışan kayıtları tutulduğundan şüphelenilen bir çalışanla karşılaşırsınız. Bunlar çalışan dosyalarının bir kopyasını isteme olasılığı en yüksek çalışanlardır. Yine, ayrımcılık yapılmadan, dosyanın bir kopyasını alın ve gönderin. (İK personelinin ne kadar az belge bulundurduğu konusunda çalışanın şaşırdığına dair geri bildirim alacaksınız.)

Bazı yargı alanlarında, çalışanı dosyayı kopyalamanın ve göndermenin bedelinden tahsil etmek yasaldır.