Çalışan Personeli Dosyasına Ne Ait?

Çalışan personel dosyası, çıkış başvurusu ve istihdam sonlandırma belgeleri ile iş başvurusundan iş ilişkisinin geçmişini içeren ana çalışan dosyasıdır. Yalnızca İnsan Kaynakları personeli ve çalışanın amirinin amiri ve yöneticisi, çalışan personel dosyasındaki bilgilere erişebilir ve İnsan Kaynakları ofisini asla terk etmez.

Çalışan personel dosyası genellikle İnsan Kaynakları personelinin erişebileceği kilitli bir yerde, kilitli ve yangına dayanıklı bir dosya dolabında saklanır. Personel bilgilerindeki çalışan bilgilerinin gizliliği çok önemlidir.

Şirket tarafından tutulan tüm çalışan dosyalarından, çalışan personel dosyasına işveren, amir veya İnsan Kaynakları personeli tarafından günlük olarak erişilir.

Çalışan Personel Dosyası İçeriği ile İlgili Düşünceler

Çalışan personel dosyasındaki herhangi bir belgeyi doldururken dikkate alınması gereken temel ilkeler ve sorular bunlardır.

• İşveren, dava açılmış ise kararları haklı çıkarmak için belirli bir belgeye ihtiyaç duyacak mı? İşveren belgeye bir mahkemede ihtiyaç duyar mı?
• Çalışan, belgenin personel dosyasında dosyalanacağını biliyor mu ve anlıyor mu? Çoğu durumda, işveren, çalışanın belgeyi imzalatmasını, belgenin içeriğiyle anlaşmayı imzalamasını değil, belgenin farkında olduğunu ve okuduğunu kabul etmelidir.
• Çalışanlarla ilgili hiçbir sürpriz, görüş veya kişisel not asla çalışan personel dosyasına yazılmamalıdır. Sadece gerçekler, spekülatif düşünceler yok, çalışan personel dosyasına ait.

Çalışan Personel Dosyasının İçeriği

Aşağıda, bir işverenin bir çalışan personel dosyasında tutması gereken belgeler hakkında tavsiyeler bulunmaktadır.

İstihdam Tarihi

• İş başvurusu
• Devam et
• Kapak mektubunu devam ettir
• Eğitim doğrulaması
• İstihdam doğrulaması
• Red mektubu
• Görev tanımı
• İş analizi kayıtları
• İş teklifi mektubu veya iş sözleşmesi
• İstihdam ajansı veya geçici ajans anlaşması, eğer kullanılıyorsa
• Acil İletişim Bilgileri
• Çalışan el kitabının alındığını gösteren imzalanmış çalışan el kitabı onay formu
• Yeni çalışan oryantasyonundan gelen ve kimler tarafından kapsanan konuları gösteren kontrol listesi
• Taşınma anlaşmaları ve belgeleri
• Çalışan ile işveren arasında yapılan herhangi bir sözleşme, yazılı sözleşme, makbuz veya alındı ​​(rekabet etmeyen bir anlaşma, bir iş sözleşmesi veya şirket tarafından sağlanan bir araçla ilgili bir sözleşme gibi)

• İstihdamın resmi formları; transfer, terfi, dahili iş başvuruları vb. Talepleri içerir.
• İstihdamla ilgili diğer belgeler

Çalışan Performans Gelişimi, Gelişim Planları ve İyileştirme

• Kullanılan performans değerlendirmesinin kopyaları veya çalışan gelişim planları
• Çalışan öz değerlendirmeleri
• Herhangi bir resmi danışma oturumundan gelen kayıtlar
• Devam veya gecikmeyle ilgili notlar
• Performans iyileştirme planı dokümantasyonu
• Disiplin aksiyon raporları
• Çalışan tanıma sertifikaları, tanıma mektupları vb.
• Çalışan resmi öneri ve önerileri, organizasyon cevapları
• Eğitim kayıtları
• Eğitim talepleri
• Yetkinlik değerlendirmeleri
• Eğitim sınıfı veya oturum bildirimleri veya programları

• İhtiyaç değerlendirmesi yapıldı
• Eğitim gideri raporları
• Müşterilerden veya iş arkadaşlarından gelen şikayetler

İstihdam Fesih Kayıtları

• İstifa dilekçesi
• Görüşme dokümantasyonundan çık
• Kobra bildirimi
• İstihdam bitiş kontrol listesi
• Kesin maaş, tatil ücreti, şirket mallarının iadesi vb. Gibi çalışanın istihdamının tüm yönleri için kesin muhasebe.