Yönetim Toplantılarınızı Üretken Etkinlikler Nasıl Yaparsınız?

Zaman yönetimi, başarılı yöneticiler ve diğer guruların uzmanlarından makaleler bulmak ve toplantıları eritmek ve bu sık sık zahmetli şirket zaman israflarından kaçınmanızı, daralmanızı ya da başka bir şekilde dağıtmanızı öneren çok uzaklara bakmak zorunda değilsiniz.

Bununla birlikte, bazen sadece tanışmalıyız. Ve evet, zaman yönetimi, gündem kontrolü ve düzen kuralları konusunda uzmanlardan bazı büyük tavsiyeler var. Buradaki odak biraz farklıdır, yöneticilere beş ortak toplantı türünü ağrısız ve üretken olaylara dönüştürmelerinde yardımcı olacak bazı denenmiş ve gerçek rehberlik sunar.

Beş Ortak Toplantı Çözümü

1. "Masanın Etrafında" güncellemelerini yaparak Ölümü Ortadan Kaldır. Bu buluşmayı biliyorsun. Bir odadaki on sekiz kişiyi karıştırın ve daha sonra herkesin varlığını haklı gösterme ve büyük çalışanların ününe sahip olmaları için bir dava açma çabası gibi görünen bir güncellemeyi paylaşmalarını ister. CEO'lar ve üst düzey liderler bu toplantıları gerçekleştirme konusunda ünlüydü, bunun kesin olarak herkesin firmada neler olduğunu duymak için harika bir yol olduğuna inanıyorlar. Gerçekte, insanlar çoğunlukla kimsenin dinlemeyeceği kendi güncellemelerini planlamaya odaklanır ve odaklanırlar.

Yerine: Elbette, arkadaşlarınızla, ekip üyelerinizle veya kilit meslektaşlarınızla bir araya gelin, ancak “masa etrafında” yaklaşımına boyun eğmeyin. İstisna bazında bilgi sunun. Finansal sonuçlar, büyük müşteri kazanımları veya kuruluş çapında girişimlerdeki güncellemeleri içeren ilgili haberleri paylaşın. Ayrıca, bireylere önemli sorunları gündeme getirme teklifini uzatın. Kayda değer ve yaygın olarak bilinmeyen bir şey olmuşsa, birileri onu paylaşmalıdır. Bir grubun başka bir grubun yardımına ihtiyacı varsa isteği yükseltin.

Aksi takdirde, tüm katılımcıları paylaşmaya zorlamayın.

2. Genel olarak durum toplantıları. Bunlar, özellikle yinelenen olaylar olarak kilitlendiklerinde ve kötü yönetildiklerinde acımasız zaman katilleri olabilirler.

Yerine : Asla arayabileceğiniz bir şey için toplantı çağrısı yapmayın. Çalışma ekiplerinizin, herkesin bir fare tıklamasıyla görebileceği güncel ve görünür bir durum güncellemesi sağlamasını sağlamak için günün teknoloji araçlarından yararlanın. Eğer buluşmanız gerekiyorsa, planlanan toplantı süresini yarıya indirmek veya çevik yaklaşımları kullanın ve kısa “stand-up” oturumları düzenleyin. Bu oturumları uzatan özetlemeler ve dikkat dağıtıcı şeyler hakkında meraklı olun. Durumu paylaşmaya odaklanın ve insanların bu forum dışındaki sorunları çözmelerini isteyin.

3. Yapılandırılmamış beyin fırtınası toplantıları. Beyin fırtınası toplantılarının çoğu o kadar kötü bir şekilde kolaylaştırılmıştır ki, fikirlerin bastırılması, patronun fikrinin desteklenmesi veya post-it'lerde bir daha hiç duyulmayan ve bir daha görülmeyen güzel şeylerin harika listelerini oluşturduk.

Yerine: Beyin fırtınası konusunu tanımlamaya ve oturumu öncesinde davetlilerle paylaşmaya çalışın. Girdilerini toplayın, birleştirin ve yayınlayın ya da fikirlere atfetmeden paylaşın. Listeye ekleyerek gönderilen fikirleri atlamak ve oluşturmak için canlı oturumu kullanın. Bu oturumdaki fikirleri değerlendirme dürtüsüne diren. Beyin yazma gibi sosyalleşme baskılarını en aza indiren diğer teknikleri kullanın. Ve hepsinden önemlisi, fikirleri birleştirin ve bunları değerlendirmek için bir süreç oluşturun, ayrıca gelecek oturumlarda ve durumlarda kolay grup referansı oluşturmak için arşivleyin.

4. Engizisyonu evcilleştiren operasyonlar incelemeleri. Toplantı liderinin - genellikle bir yürütücünün - bir mücadele işlevine odaklandığı veya herkesin sunumunda zayıf noktayı aradığı bir oturum yaşadıysanız ve habercileri acımasızca ızgaralayın, bu biçimin ne kadar yıkıcı olduğunu bilirsiniz. Bu işlemi sürdürmeyin.

Yerine: derin fonksiyonel dalışları ve kurumsal proktoloji sınavlarını gizli tutun ve temel çalışma göstergelerini, sorunlarını ve fırsatlarını paylaşmaya odaklanın. Grup toplantısı düşük performans gösteren bir alanı veya kişiyi ayırmanın zamanı veya yeri değildir. Yerinde bir takip toplantısı yapın, ancak bu konuyla ilgili herkesi görünür çapraz muayenenize maruz bırakmayın. İyileştirme için hesap verme sorumluluğunu geri almayın, zulmü ve toplantı yönetimi repertuarınızdaki kamusal utanç için ne kadar önemli olduğunu kaldırın.

5. Kendiliğinden kararlar gerektiren sorunları gündeme getiren toplantılar. İşin garibi ya da ironik olarak, toplantı odası hızlı kararlar için en kötü yerlerden biri. İlk kez bir sorun ortaya çıkarmak ve bir karar almak, insanları yerinde bulmaya çalışıyor ve bu yaklaşımı kullandığınız için size kızacaklar.

Yerine: Temel paydaşları konular ve seçenekler konusunda meşgul etmek için grup toplantıları durmadan çalışın. Girdilerini isteyin, bakış açılarınızı sunun ve ortak çıkarlara aracılık etmek için çalışın. Menfaat sahiplerinin çıkarlarını doğrulamak ve önerilerini belirlemek için toplantı forumunu kullanın. Yine bir iki adım atmadan hemen karar alamayabilirsiniz, ancak oturum öncesi çalışmalarınızla iş ilişkilerinizi güçlendirmiş olacaksınız.

Şimdilik Sonuç

Doğası gereği toplumsal yaratıklarız ve aynı yerde bulunmadan bağlantı kurmamızı sağlayan çeşitli teknoloji araçlarıyla bile, bazen yüz yüze olmaya yardımcı oluyoruz. Bu süreyi akıllıca kullanın ve tehdit etmeyen bir ortamda zaman yatırımını en aza indiren ve yüksek kaliteli bilgi paylaşımını en üst düzeye çıkaran toplantılar üreterek katılımcılara saygı gösterin.