Başvuran İzleme Sistemi Değerlendirme Araç Takımı

Kuruluşunuzun tüm ihtiyaçlarını karşılayan doğru başvuru takip sistemini bulmak çok zor bir iş olabilir. Başvuru izleme sistemlerini göz önünde bulundurarak nereden başlayacağınızı ve her bir çözümü nasıl karşılaştıracağınızı bilmek bile zor olabilir.

Burada, başvuran izleme sistemleri değerlendirme sürecinde incelenecek önemli alanlar, sorulacak sorular ve analiz edilecek yanıtlar bulacaksınız. Bu bilgiler, şirketinizi ihtiyaçlarınızı karşılayacak uygun başvuru sahibi izleme sistemi arayışında yönlendirecektir.

Başvuran İzleme Sistemi Karar Vericilerini Tanımlayın

Herhangi bir başvuru sahibi izleme sistemi değerlendirme sürecine başlamadan önce bir şirket kendisini kurum içinde örgütlemelidir. Bir başvuru sahibi izleme sistemini değerlendirmeye hazırlanırken, paydaşların bir işbirliğini oluşturmak ve bu karar vericilere bilinçli bir karara varmak için zaman vermek esastır.

Seçim komiteniz, her başvuru sahibi takip sistemi satıcısının güçlü ve zayıf yönlerini değerlendirmek için hazırlanmalıdır. Seçim komitesi bu üyeleri içermelidir.

• Seçim Yöneticisi: Bu genellikle, diğer komite üyelerine açık bir yönerge ve vizyonla güç verebilecek Kıdemli Başkan Yardımcısı (SVP) veya Başkan Yardımcısı (VP). Kişi, satıcı seçimini, Yatırım Getirisi (YG) cinsinden meslektaşlarına da açıklayabilmelidir.
• Seçim Yöneticisi: Bu kişi, uygun arama ve seçim taktikleri oluşturmak için işe alım sürecini ve şirketin acı noktalarını tam olarak anlamalıdır.
• Komite Üyesi: Kullanıcıların sesinin temsil edilmesini sağlamak ve seçilen çözümün başarılı bir şekilde benimsenmesini sağlamak.

• Komite Katkıda Bulunanlar: Bunlar, başvuran izleme sistemi seçim sürecine ek girdi sağlayan diğer bölümlerden üyelerdir. Mali uzmanlığa sahip olanlar, satıcıların finansal istikrarı hakkında girdi verebilir veya her bir başvuru sahibi izleme sisteminin toplam maliyetini proje bütçesiyle ilgili olarak karşılaştırabilir. BT katılımcıları, komite üyelerini satıcıların başvuru sahibi izleme sistemlerinin teknik özellikleri konusunda eğitebilir ve her bir çözümü mevcut sisteminizle karşılaştırmaya yardımcı olabilir.

  Komite üyeleri, kurumsal yetenek yönetimi vizyonunuzla ilişkili olarak teknoloji araçlarının, süreç optimizasyonunun ve müşteri hizmetlerinin değerini tanıyabilen kişiler olmalıdır.

Mevcut İşe Alım Süreci Belgenizi

Başvuran izleme sistemi seçim komitenizi kurduktan sonra, ilk göreviniz çalışan talebinin sürecini, işe alım sürecinizi ve işe alım yöneticisinin, işe alan kişinin ve bir işe alımını tamamlama adayının rolünü izleyen bir belge oluşturmaktır.. Öyleyse komiteniz, her adımın neden gerekli olduğunu ve ortadan kaldırıldığı takdirde ne olacağını tartışmalıdır.

İşe alma sürecinizi basitleştirin ve her adımın gerçekten değer kattığından ve kaliteli işe alımlar yapmanıza yardımcı olduğundan emin olun. Bu, komitenizin işe alım sürecinizin ihtiyaçlarını her başvuru sahibi izleme sisteminin yetenekleriyle karşılaştırmasına olanak sağlayacaktır. Bu değerlendirme işe alımdaki en iyi uygulamalar hakkında bilgi edinmek ve mevcut işe alım sürecinizi gözden geçirmek ve optimize etmek için harika bir fırsattır.

Başvuru İzleme Sisteminiz için Gereksinimleri Belirleme

Şimdi, şirketinizin işe alım sürecini açıkça belirlediğinize göre, komiteniz, bir başvuru sahibi izleme sistemi için şirket gereksinimlerinizi tanımlamaya hazırdır. Aşağıdaki sorulara açık bir cevap vermek istediğinizi unutmayın:

• Bu başvuru izleme sistemini neden satın alıyorsunuz?
• Mevcut işe alım süreciniz şirket hedeflerinize uygun mu?

Bu soruları akılda tutmak, komitenizin başvuru sahibi izleme çözümü satın almak için güçlü bir dava açmasına yardımcı olacaktır. Başvuru sahibi izleme sistemi için yatırım getirisi ile güçlü bir bağlantı kurmayı seçmeniz için, komitenizin başvuru sahibi takip sisteminde ne istediğinizi net olarak karşılaması gerekir.

Başvuru sahibi izleme sisteminiz, işe alım uzmanları ve işe alım yöneticileri arasında daha iyi bir ilişki kurmalı, talep yaratma ve onaylama sürecinizi kolaylaştırmalı ve işe alım kalitenizi arttırmalıdır. Başvuran izleme sisteminiz, İnsan Kaynakları profesyonellerinin işe alım çabalarını otomasyon yoluyla hızlandırmalı ve daha verimli ve uygun maliyetli bir işe alım süreci yaratmalıdır. Bu, aşağıdakiler gibi ortak İK zorluklarını ele almak için mükemmel bir zamandır:

• Kabul etme, gözden geçirme ve yönetme gibi etkili bir yolu olmayan yüksek özgeçmiş hacmi.
• Hantal iç iletişim ile yüksek iş fırsatları hacmi.
• Bilgiye hızlı bir şekilde erişilememesi ve tüm işe alım metrikleri hakkında rapor verememesi
• Özgeçmişlerin tesadüfi depolanması nedeniyle nitelikli başvuruları kaybetmek.
• Yerel veya yurtdışındaki çeşitli şube ve bölümler arasındaki işe alım çabalarının çoğaltılması.
• Aşırı BT bakımı ve homegrown teknolojisi ile destek masrafları.
• EEO-OFCCP uyumluluk verilerinin etkisiz izlenmesi.

• Teknoloji güncellemeleri ve geliştirmeleri için BT’den dikkat çekmek için çaba sarf etmek.

Ayrıca, aşağıdaki gibi yeni süreçlerden ve teknolojilerden gelen iyileştirmelerin değerini göz önünde bulundurmak için bu fırsatı kullanın:

• farklı modüller kullanmaktan kaçınmak,
• iletişimi geliştirmek ve
• küresel sorunların ele alınması.

Bunu yönetilebilir kılmak için, niteliksiz satıcıları elimine etmek için temel "zorunlulukları" tanımlamanız gerekir. Örneğin, temel bir faktör olarak komiteniz, barındırılan çözüm BT ekibinizdeki herhangi bir yükü ortadan kaldırdığından, yalnızca yüklü bir sistemin aksine Web tabanlı bir çözüm sunan satıcıları göz önünde bulundurmaya karar verebilir.

Başvuru İzleme Sisteminiz için Gereksinimleri Belirleme

Net iş hedeflerinin belirlenmesi, önceliklerinizi gereksinimlerinize bağlayacaktır. Komitenizin ilk sistem gereksinimlerine odaklanmaya devam etmesi şarttır. Komite, şirketinizin öncelikleriyle uyumlu olmayan sistem unsurlarından rahatsız edilmekten kaçınmalıdır. Kendi hedeflerinizi oluştururken göz önünde bulundurmanız gereken önemli iş hedeflerini ve temel gereklilikleri kabul ettiniz.

Bir Başvuru İzleme Sisteminde Dikkat Edilmesi Gereken Temel Koşullar

• Proses verimliliği: Bir sürecin merkezileştirilmesi, iş talepleri, izleme, çalışan sevk ve transfer programları dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere çeşitli görevleri iyileştirebilir.
• Adayların, çok sayıda soru sayfasından geçmeden maaş ve saatlik kiralama için kuruluşunuza hızlı ve kolay bir şekilde başvuru yapmalarını sağlar.
• Düşük maliyetli kalırken yüksek hacimli işe alımları kolaylaştırabilir.
• Benzersiz işe alım yönetimi sürecimizi yapılandırabilen ve kurumumuz büyüdükçe veya süreçlerimiz değiştikçe gelişen gereksinimlerimizi karşılayabilecek düzeyde yapılandırılabilir, ölçeklenebilir bir çözüm.
• Geliştirilmiş raporlama yetenekleri: birçok kuruluş, satıcılara toplam harcamalarını belirleme, kaynak bulma ve ölçümleri karşılaştırma konusunda meydan okuyor. Tek bir kaynaktan koordine etmek, doğru merkezi raporlamanın yapılmasını sağlayacaktır.
• İşverenlerin veritabanını tüm bilgiler ve belirli parametrelerle aramasını sağlar.
• Kullanıcıların geçici raporlar çalıştırmalarına ve gelecekteki kullanım için kriterleri kaydetmelerine ve ayrıca kiralama başına maliyet, dolum zamanları, kaynak etkinlikleri ve daha fazlasını içeren endüstri standardı raporları çalıştırmalarına olanak veren bir Rapor Merkezi'ni içerir.

Marka Kimliği ve Farkındalık Yaratın

• Bir başvuru sahibi ile olumlu bir istihdam deneyimi arasında bağlantı kurmak, markanın tanınmasını sağlayacaktır. Güçlü bir marka, başvuru sahibi trafiğini artıracak ve yetenek havuzunuzu artıracak güven üretebilir.
• Markalı Kariyer Merkezi web sayfalarına, şirketinizin Web sitesinden erişilebilir.
• İşverenlerin kariyer bilgilerini şirket web sitesine kolayca göndermelerini sağlar.
• Global destek için çok dilli yetenekler sağlayın.
• EEO / AAP Uyumlu.
• Bu tür bilgilerin doğru bir şekilde ölçülebilmesi, federal yönetmeliklere uymaya devam edecek ve kuruma karşı yasal işlem yapılmasını önleyecektir. Ayrıca, başvuru sahibi kalitesini belirlemeye yardımcı olacaktır.
• EEO / OFCCP tarafından belirlenen kurallara uygun kalırken, gönüllü EEO verilerini yakalama, izleme ve raporlama yeteneği.
• Görev için temel nitelikleri karşılayanları belirtmek için eleme soruları olan adayları ön eleme yeteneğine sahip.
• Geliştirilmiş iletişim
• Etkin bir şekilde bilgilendiren, tüm kullanıcıları birleştiren ve kuruluşun operasyonlarını kolaylaştıracak bir ortam kurar.
• İşverenler, işe alma yöneticileri ve adaylar arasındaki iletişimi kolaylaştırmak için bir İletişim Merkezi içerir. Ayrıca kullanıcıların randevuları planlamalarına, not bırakmalarına ve geri bildirimleri bildirmelerine, toplu mesajlar göndermelerine ve özgeçmişlerini aldıktan sonra başvuru sahiplerine otomatik olarak yanıtlamalarına izin verir.

Başvuru İzleme Sistemi için Müşteri Desteği

• Tam kullanıcı kabulü, uygulama sırasında ve sonrasında satıcı tarafından sağlanan müşteri desteğinin seviyesine bağlıdır.
• Endüstride en iyi uygulamaları kullanırken şirket ve kullanıcı sorunlarını yönetmeye adanmış hazır destek ekibi.
• Şirketinize ücretsiz olarak sunulan en yüksek düzeyde destek.

Başvuran İzleme Sistemleri Satıcı Değerlendirmesi

Komitenizin değerlendirmeye karar verdiği potansiyel satıcılardan bir Teklif Talebi (RFP) istemeniz önerilir. Bu, komitenin başvuru sahibi izleme yazılımının gerekli işi yapıp yapamayacağını belirlemesine yardımcı olmak için herhangi bir konuda açıklık kazanma fırsatınızdır. Komiteniz etkili bir RFP hazırlamak için aşağıdaki ana hususları göz önünde bulundurmalıdır:

• Sistem, komitenizin temel kaygılarını destekliyor mu? Bu, değerlendirme sürecinin önceki kısmına bağlanır; İhtiyacınız olan özellikleri belirleyebilmeniz için sürecinizi tamamen bilmeniz gerekir. Komiteniz, ana önceliğiniz olmayan işlevler sunabilecek çözümlerden rahatsız olamaz. Çekici görünseler de, gösterişli özellikler ve işlevler, kullanıcılarınız tarafından benimsenmeyecekleri takdirde, kuruluşunuz için herhangi bir değer yaratmayacaktır.
• Satıcı sistemi benzer büyüklükte başka bir organizasyona kurdu mu?
• Komiteniz, müşteri memnuniyeti ve uygulamaların takibi ve gizli ücretler gibi konularda size fikir verebilecek referanslara erişebilmelidir. Unutmayın, özellikler güçlü bir kullanıcı evlat edinme olmadan değeri yoktur.
• Uygulama süreci ne anlama geliyor? Başarılı bir kabul oranına sahip olmak, doğru uygulama ile başlar. Seçtiğiniz satıcının, uygun eğitim ve sürekli destek olmadan kullanıcılarınızı bırakmadığından emin olmak istersiniz. Uygulama kuruluşunuzun işe alım sürecine odaklanmalı, kendi sistemlerine nasıl uyulacaklarını öğrenmemelidir.

  Uygulama programınızın sizi kaybolmuş bırakacağını ve satıcının yeteneklerinden emin olamayacağınızı asla hissetmemelisiniz. Değerlendirme sürecinde komiteniz, departman öncelikleri ve iş hedeflerine dayanarak, uygulamanızın, başvuran izleme sistemi sağlayıcınızla uzun bir ortaklık için güçlü bir temel oluşturacağı izlenimine sahip olmalıdır. Kullanıcı izleme sistemine yüksek kullanıcı kabulünün daha yüksek bir YG getireceğini unutmayın.

Başvuru İzleme Sistemleri Hakkında Satıcı Değerlendirmesi

• Satıcının vizyonu ve büyüme stratejisi nedir? Satıcı liderlik göstermek ve pazar lideri olarak öngörmek zorundadır. Kapsamlı bir çözüm sunmak için, satıcı özel ihtiyaçlarınızı dikkate almalı ve gelecekte değişim ve büyümeye hazırlanmalıdır.
• Bu çözümün genel iş planınıza katkıda bulunup bulunmadığını belirleyin. Sonunda, Seçim Yöneticisinin, çözüm için güçlü bir dava açmak için beklenen bir yatırım getirisini göstermesi gerekecektir.

  Seçim Yöneticisi, işe alım reklamcılığı, arama şirketlerinin kullanımının çalışan değeri ve satıcı tarafından sağlanan süreç optimizasyonu gibi şeylerde tasarruf araştırmalıdır. Şirket ayrıca çalışanların tutulması ve aday kalitesinden tasarruf etmelidir. Bir başvuru sahibi izleme sistemini değerlendirmek için gerekli tüm konuları kapsayacak şekilde ayrıntılı bir soruşturma belgesi oluşturmak çok zor olabilir.

• Özelliklerin ve işlevlerin ötesinde, komiteniz satıcının kuruluşunuz için uzun vadeli bir ortak olarak hizmet etme yeteneğini tartışacağından emin olmalıdır. Komiteniz satıcı değerlendirme sürecini yürütürken, şu faktörleri göz önünde bulundurduğunuzdan emin olmak istersiniz:
• Finansal İstikrar: İncelenen tüm potansiyel satıcı firmaların mali tablolarına gerekli özen gösterilmesi. Bunun, mali komite katılımcınızın size rehberlik edebileceği mükemmel bir konudur.
• Stratejik Ortakların Nitelikleri: Eksiksiz bir çözüm sunmak için bazı satıcılar, müşterilerine daha kapsamlı bir hizmet paketi sunmak için diğer hizmet şirketleriyle ortak olacaktır. Komiteniz, rakip satıcılarla ilgili herhangi bir ortaklığın farkında olmalıdır. Bilgiler, şirketinizle satıcı arasındaki olası ortaklık hakkında bir fikir verebilir.
• İşe Alım Yetenekleri: Şirketinizin büyüklüğünden bağımsız olarak, satıcının başvuru sahibinin takibinden, işe başlamadan, arka arkaya planlamadan off-board'a kadar tüm çalışan yaşam döngüsünü destekleyebildiğinden emin olmanız gerekir. Bu, şirketinizin çözümünden büyümesini önleyecektir; bu da muhtemelen ağırlaşmaya, yeni bir değerlendirmeye ve maliyetli uygulama ücretlerine neden olacaktır.
• Gelecek Ürün Geliştirme: Satıcının şimdi ve gelecekte işe alımların karşılaştığı zorlukların güçlü bir şekilde anlaşıldığından emin olun. Seçtiğiniz satıcı, değişen gereksinimlerinize uyum sağlamak ve çözümün yapılandırmalarının en yüksek potansiyele kullanılmasını sağlamak için teknoloji ve endüstri haberlerinin nabzını tutmalıdır.
• HRIS ile entegrasyon: BT komitesine katkıda bulunacak kişinin bu konuda girdi sağlamasını isteyebilseniz de, komitenizi, tüm departmana yeterince hizmet etmeyecek bir başvuru izleme sistemi kullanmaya yönlendirmemelidir. Göz önünde bulundurmaya değer herhangi bir satıcı, kilit bilgileri sisteminden HRIS sisteminize en az zorluk çekerek taşıyabilecek kapasitede olmalıdır.

Başvuru Takip Sistemleri İçin Satıcı Seçimi Özeti

Bir başvuru sahibi izleme sistemi için bir satıcı seçim sürecinin zaman çizelgesi tamamlanması bir aydan altıya veya daha fazlasına kadar değişebilir. Aşağıdakiler, komitenizin başvuru sahibi izleme sistemi için satıcı seçim süreci için bir zaman dilimi belirlemesini sağlayacak bir zaman çizelgesidir.

Lütfen bunun tercih edilen bir uygulama tarihine göre değişebileceğini unutmayın.

Başvuru Takip Sistemleri için Satıcı Seçiminizin Zaman Çizelgesi

• Bir seçim komitesi oluşturun - 1 hafta
• Şirket gereksinimlerini belirleyin - 1-2 hafta

Aşağıdaki süreçte, satıcıları belirlenen şirketin ihtiyaçlarına karşı objektif olarak değerlendirin:

1. Olası satıcıların uzun bir listesini oluşturun - 1 hafta
2. RFP'lerin herhangi bir konuya veya endişeye açıklık getirmesini isteyin - 4 hafta
3. Temel değerlendirme kriterlerinizi kullanarak bir kısa liste oluşturun - 1-2 hafta
4. Bir satıcıyı sonuçlandırmak - 3-6 hafta
5. Çeşitli sistemleri gösterin - mümkün olan en kısa sürede
6. Satış sunumları - en kısa sürede
7. Site ziyaretleri - gerektiğinde

Bir başvuru takip sisteminin temel amacının kullanıcılarınızı güçlendirmek olduğunu unutmayın. Komite üyeleri, satıcıları kısa sürede gerçek olasılıklar listesine sokmak için teknoloji araçlarına, süreç optimizasyonuna, şirket vizyonuna ve müşteri desteğine değer verebilmeli ve değer verebilmelidir.

Kısa listenizde çok fazla ayırt edici işlevsel farklılık bulunmuyor olabilir; bu nedenle, bu satıcının daha az elle tutulur unsurlarını akılda tutmak önemlidir.

Komiteniz satıcının Web sitesi, haber grupları, İnsan Kaynakları portalları ve fuarlar gibi bilgi kaynaklarına bakmalıdır. Farklı şirketlerden, boyutlarına, gereksinimlerine ve sektörüne benzer meslektaşlarıyla deneyimlerini öğrenmek için bağlantı kurun.

Kuruluşunuzun geleceğe yönelik vizyonu ve geleceği ile en uyumlu olan hizmet odaklı bir satıcıyla ortaklık yapmak, başvuru sahibinin takip sistemini değerlendirmesinde, seçiminde ve uygulamasında tüm kilit oyuncular için paha biçilmez olacaktır.

İşe Alma ve Kiralama Hakkında Daha Fazla Bilgi

• İşe Alma Yıldızları: Harika Adaylar Almanın En İyi On Yolu.
• Çalışanları işe almak için LinkedIn kullanın.