Toplantı Liderinin Görev ve Sorumlulukları

Toplantı lideri, katılımcıları bir toplantıya planlama, organize etme, yönetme ve davet etmekten sorumlu olan çalışandır. Asıl toplantının ilerlemesinden sorumlu ve sorumlu çalışanlardır. Toplantının hedeflerine başarıyla ulaşmasını sağlamak için toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında harekete geçerler.

Toplantıya Kim Önder?

Toplantı lideri, toplantıları ve ekipleri başarılı kılmak için çok önemlidir. Toplantı lideri olarak görev yapan çalışan kritik öneme sahiptir. Bazı toplantılarda lider, başkanlık, takım lideri veya üst yönetim tarafından bir inisiyatif yürütmek üzere atanan kişidir. Bu çalışanlar, bir yönetici veya lider olarak algılanan becerilerinden dolayı liderlik rolleri için seçildi.

Diğer zamanlarda, bir çalışan doğal olarak lider olarak ortaya çıkabilir. Bu liderler, diğer çalışanların aradığı ve saygı duyduğu çalışanlardır. Diğer durumlarda, bir ekip tüm üyeler arasındaki liderlik rolünü değiştirmeye karar verebilir. Bu, tüm ekip üyelerinin genel olarak toplantı liderleri olarak ve başarılı toplantılar oluşturma becerilerini geliştirmeye devam etmelerini sağlar.

Toplantı Liderinin Sorumlulukları

Toplantı liderinin kilit sorumlulukları aşağıdadır.

• Gerçekleştirilmesi gereken amacı, görevi veya amacı belirler. Bu genellikle liderin iş tanımının bir ödevi veya bir kısmıdır.
• Bir toplantının amacı veya amacı elde etmek veya istenen sonucu elde etmek için mümkün olan en iyi yöntem olup olmadığına karar verir. Soruyu cevaplayın: toplantı gerekli mi?
• Toplantının planlanmasına kimin yardım etmesi gerektiğini belirler.
• Bir ekiple veya lider olarak, toplantı için gündeme karar verir. (Devam eden toplantılarda, bu görev mevcut toplantı sonunda gerçekleştirilir.)
• Paylaşılan bir kuruluş takvimi kullanarak en sık tarih, saat ve konum belirler.

• Okuma, finansal bilgiler, tarih, ilgili ekip toplantısı tutanakları gibi toplantı öncesi çalışmalarını bir araya getirir.
• Katılımcıları davet eder ve ödevlerini dağıtır ve katılımcıların toplantıya hazırlanabilmesi için mümkün olduğu kadar zaman tanımak için çalışma öncesi.
• Toplantının, işlemleri ve taahhütleri, işlem maddelerini veya kararları belgelemek için bir kayıt cihazı veya dakika alıcısı olmasını sağlar. Toplantının düzenli yapılması için gerektiğinde bir zaman görevlisi atar.
• Katılımcıları ısıtmak ve toplantı katılımcılarının birbirleriyle iletişim kurmak ve fikir ve bilgi alışverişinde bulunmak için rahat olduğu bir ortam yaratmak için bir buz kırıcı kullanabilir.

• Erken gelir ve toplantıda görevde, yolda ve tüm katılımcıları dahil ederek toplantıya liderlik eder, böylece her biri toplantıda varlıklarının gerekli olduğunu düşünür. Bu onların bir sonraki toplantıya katılımlarını sağlar
• Katılımcıların sıkıcı ve sıkıcı hissetmemeleri için şirket toplantılarına hız verilir. Buzkıran, mizah veya eğlenceli örnekler kullanılsa da, hiçbir toplantı gülmeden bitmemelidir.
• Sonraki adımların ve eylem öğelerinin atanmasını ve kullanılmasını sağlar.
• Toplantıya yönelik bilgilendirme yapar ve bir sonraki toplantı için gündemi planlar.

• Eylem öğelerinin yolunda olduğundan emin olmak ve gönüllü sorun yaşıyorsa yardım ve / veya kaynaklar sunmak için katılımcılarla toplantıları takip edin.

Ek Lider Rolleri

Toplantı lideri bu sorumlulukları üstlenir, ancak iletişim, raporlama ve takım arkadaşı performansı ile ilgili rolleri de vardır.

Karşılıklı çalışan bir ekibin veya toplantının her üyesi, bir bölümünü veya devam eden bir ekibin faaliyetleri ve ilerlemesi hakkında kendi bölümünü veya işlevini haberdar etme yükümlülüğüne sahiptir. Ayrıca ekipte veya toplantıda bulunmayan iş arkadaşlarından girdi almakla yükümlüdürler. Her çalışan her toplantıya katılamaz.

Lider, üst düzey yöneticileri etkin iletişim ve geri bildirim yoluyla dahil ve bilgilendirilmiş tutma sorumluluğuna sahiptir. Ekip dışı veya toplantı dışındaki çalışanlardan mülkiyeti oluşturmak, özellikle organizasyon liderleri, ekibin veya toplantının, çözümlerini veya fikirlerini geliştirmek, uygulamak ve entegre etmek için başarılı olmasını sağlar.

Bir toplantı katılımcısı toplantıda etkisiz bir şekilde performans gösteriyorsa, lider toplantı sırasında etkin toplantı lideri teknikleri ve toplantı dışında etkin koçluk aracılığıyla davranışı düzeltme sorumluluğunu üstlenir. Bireyin toplantının başarısını sabote etmesi için toplantıyı kendi fikirleriyle tekeline alan veya diğer üyelerini eleştiren bir toplantı katılımcısı düzeltilmelidir.

Bu eylemler, toplantı katılımcıları, etkin olmayan olayların ortaya çıkmaması ve işlevsiz üyelerin ilerlemesini kesintiye uğratması nedeniyle kendilerini şımartarak liderlere yardım etmelerini sağlayan bir rahatlık ve olgunluk seviyesine ulaşana kadar gereklidir.

Etkili bir toplantı lideri, bir projenin veya ekibin başarılı bir şekilde performans gösterdiğini garanti etmez, ancak projeler, departmanlar, toplantılar veya ekipler başarılı olduğunda önemli bir faktördür.

Toplantı tutanakları, tutanakların zamanında yazıldığı ve zamanında dağıtıldığı başarılı toplantılara etkin bir katkı sağlar.