Proje Denetiminden Nasıl Yararlanabilirsiniz

Her proje zaman zaman yapılan denetimlerden yararlanabilir. Ama endişelenme, göründüğü kadar korkutucu değil. Bir proje denetimi, tarafsız bir kişinin projenizi gözden geçirdiği ve başarılı olma şansını artırmak için nelerin farklı yapılabileceği konusunda rehberlik sağladığı yerdir. Bu makale her şeyi açıklar ve bir proje denetimine nasıl hazırlanacağınızı gösterir.

Proje Denetimi Ne Kadar Resmidir?

Bir proje denetimi normalde resmi bir alıştırmadır. Gayri resmi dengi normalde akran incelemesi olarak adlandırılır. Burası bir meslektaşınızın projenizi ve ilgili belgeleri incelemesi ve size biraz daha fazla zaman geçirmeniz gereken yerler hakkında geri bildirimde bulunmasıdır.

Proje denetimleri, genellikle tanımlanmış bir soru grubuna sahip olmaları ve bu tür şeyleri düzenli olarak yapan biri tarafından gerçekleştirilmeleri nedeniyle resmidir.

Proje Denetimlerini Kim Yapar?

Proje denetiminizi yapan kişi başka bir proje yöneticisi olabilir (muhtemelen projelerin yürütülmesinde büyük deneyime sahip olan biri), ancak sık sık denetimler yürüten Proje Ofisi'nden biri olma olasılığı daha yüksektir.

Kendilerini tarafsız düşünebilecek biri olacak, bu yüzden bölüm müdürünüz veya proje sponsorunuz olmayacak. Projenin büyüklüğüne bağlı olarak bir insan ekibi bile olabilir.

Proje Denetimi Nasıl Hazırlanır?

Düzenlenecek ilk ve ana şey, denetçinin incelemesi için proje belgelerinizin kopyalarını almaktır. Bir proje koordinatörünüz varsa, onlardan bir belgeyi (tercihen elektronik) bir araya getirmelerini isteyin. Tüm bilgilerinize kolayca erişebilmeniz gerekir, ancak bunu yapsanız bile, bu adım biraz zaman alabilir. Asgari olarak, proje planının, risk günlüğünün, sorun günlüğünün, bütçenin ve denetçinin hazırladığı programın olduğundan emin olun.

Kimler Katılmalı?

Bu, denetçinin bakmak istediği türlere bağlıdır. Siz, proje yöneticisi olarak, onlarla biraz zaman geçirmek zorunda kalacaksınız. Ekip üyelerinizden denetçiyle sohbet etmek üzere davet edilmelerini bekleyin.

Denetimle ilgili görevler için ne kadar uzun zaman harcadıklarını, proje çalışması için daha az zaman harcadıklarını, bu nedenle bazı faaliyetleri yeniden planlamanız ve denetim sürecinde daha yavaş çalışmanız gerekebileceğini unutmayın.

Bir Proje Denetiminin Ne Kadar Süreceği

Proje denetimi için belirli bir süre yoktur. Büyük projelerde çok daha uzun sürdüğünü göreceksiniz. Küçük projelerde, denetçi birkaç saat içinde yapılabilir. Projenizin denetleneceğini bildiğiniz anda, denetim ekibinize işlerini ne kadar süreceğini tahmin etmelerini sorun.

Denetim Ne Arayor?

Denetim, kalite hedeflerine ulaşamama gibi belirli bir endişe nedeniyle çağrıldıysa, o alanın derinlemesine araştırılmasını bekleyin. Rutin bir denetim, proje yönetiminin farklı alanlarına ve projenin üzerinde çalıştığı çıktılara geniş bir şekilde bakacaktır. Projenizin zamanını, maliyetini ve kalitesini ve paydaş katılımını kapsayacaktır.

Denetimin amacı, projenin hedeflerine ulaşıp ulaşamayacağını bulmaktır. Denetçi mevcut performansa dayalı olduğunu düşünüyorsa, proje bu hedeflere ulaşmayacak, eylem için önerilerde bulunacaktır.

Öneriler Bulunan Neye Göre

Denetçinin raporundaki tavsiyeler, ne bulduğuna bağlı olacaktır. Onları kolayca kabul etmenizi sağlayacak şekilde olumlu ve ifadeli olmalarını bekleyin. Pratik olmalılar.

Bir uçta, denetçi, projenizin kapatılmasını önerebilir, ancak bu, ancak bu noktadan itibaren herhangi bir proje çalışmasının organizasyon için herhangi bir değer sunma ihtimalinin olmadığını düşünüyorsa gerçekleşir.

Proje denetiminize olumlu bir deneyim olarak bakın. Projenizin sorun yaşadığına dair tüm işaretler için erken uyarı vermeli ve deneyimli bir proje uzmanıyla çalışmak için bir fırsattır. Önerilerini uygulamak sizi, ekibinizi ve projenizi daha başarılı hale getirmelidir ve bu sadece iyi bir şey olabilir.