En İyi İş Becerileri Büro Müdürlerinin İhtiyacı Var

Ofis yöneticileri, tüm ofisin veya ofis kompleksinin sorunsuz çalışmasını sağlamakla sorumludur. Bu, bir veya birkaç idari asistanın yönetimi ve denetlenmesi gibi görevleri içerebilir. Büro yöneticileri genellikle özel eğitime ihtiyaç duymazlar, ancak hem idari hem de yönetim rollerinde çok sayıda ilgili deneyim ve iyi geliştirilmiş beceri setlerine ihtiyaçları vardır.

Bu tür bir çalışmayı arzuluyorsanız, başvuru ve mülakat süreci boyunca hangi becerilerinizi ve deneyimlerinizi vurguladığınızı bilerek işe alım şansınızı önemli ölçüde artırabilirsiniz.

Beceri Listeleri Nasıl Kullanılır?

Aşağıdaki aranan yetenekler listesine bakınız. Onlardan düşündüğünüzden daha fazlasına sahip olduğunuzu görebilirsiniz. İlgili becerilerinizin adlarını özgeçmişinizde ve kapak mektubunda anahtar kelimeler olarak kullanın, böylece işe alma sorumlusu aradıklarını net bir şekilde görebilir.

İş tanımını dikkatlice okuyunuz, böylece hangi yeteneklerin potansiyel işvereniniz için daha önemli olduğunu bilirsiniz. Şirketi araştırın, böylece işi ve sunmanız gereken ek, ilgili deneyim veya bilgileri anlayın.

Röportajınıza hazırlanırken, tartışmayı beklediğiniz becerilerin her birini gösterdiğiniz bir zamanın en az bir örneğini görün. Potansiyel işverenden deneyiminizle ilgili sözünüzü tek başına almasını beklemeyin.

Önemli Beceriler

Tüm ofis yöneticisi pozisyonları aynı beceri setine ihtiyaç duymaz. Bunun nedeni, kaç tane ofis asistanının neyi denetlemeniz gerektiğine, yönettiğiniz ofisi kaç kişinin kullandığına ve işvereninizin ne tür yazılım ve diğer sistemleri kullandığına bağlıdır.

Neredeyse tüm etkili ofis yöneticilerinin sahipsiz ve yapamadıkları bazı beceriler vardır. Ayrıca, meslek tarafından listelenen yeteneklerin listelerini ve beceri türlerini de inceleyebilirsiniz.

Yönetim Becerileri

Bir ofis yöneticisi olarak, birkaç idari görevi tamamlamaktan sorumlusunuz. Bunlar arasında çalışanların işe alınması ve işten çıkarılması, performans değerlendirmeleri yapılması, yeni çalışanların eğitimi ve diğerlerinin denetlenmesi sayılabilir. Resmi talepleri onaylamak, genel ticari faaliyetlerde bulunmak, evrak ve personel kayıtlarını tutmak da sizin yetki alanınıza girebilir.

Ayrıca planlama, posta işlemlerinin sorumluluğunu almanız, toplantıları planlamanız ve katılmanız gerekir. Çatışma çözme uygulaması, işi devretme ve bir politika ve karar verici olmaya davet edilebilirsiniz.

Analitik beceri

İşinizin bir parçası işinizi daha iyi yapmanın yollarını bulmak olacaktır. Ofisinizin çalışma biçimindeki verimsizlikleri tespit edip çözümler sunabiliyorsanız, işvereninize çok para kazandırabilir ve meslektaşlarınızı çok fazla ağırlaştırabilirsiniz.

Büyük bir ofis yöneticisi sürekli olarak kendisinden tüm süreçleri, uygulamaları ve prosedürleri soracaktır, “bu mantıklı geliyor mu? Yapabileceğimizin en iyisi bu mu? ”Özgeçmişinize bir dizi analitik beceri eklemeniz önerilir.

Detaylara dikkat

Büro yöneticisi olarak, kova sizinle birlikte durur. Doğru büro malzemelerini zamanında sipariş etmek, kayıtları doğru ve düzenli bir şekilde tutmaktan ve ofisteki herkesin ihtiyaç ve sorunlarını takip etmekten sorumlu olacaksınız. İşinizi iyi yaparsanız, ofis kendini idare edecek gibi görünüyor. Bazı detayları yanlış anlarsanız, diğer insanlar işlerini tam olarak yapamayabilir.

İletişim yetenekleri

Ofis asistanları gibi, genellikle ziyaretçilerin gördüğü ilk kişilerden biri olacaksınız ve ofisinizde çalışan profesyonellerden birinin dışarıda kalması durumunda, bazen gördükleri tek kişi olabilirsiniz. Diğer görevlerinizi aynı anda yerine getirirken etkili bir resepsiyonist olarak hareket etmelisiniz.

Ayrıca, ofisi kullanan çeşitli kişiler arasında ve muhtemelen ofisi ile aynı kuruluştaki diğer kişiler arasında birincil iletişim noktası olabilirsiniz. Çatışma çözme pratiği yapmanız ve işleri devretmeniz gerekebilir. Bunların hepsi, her zaman doğru, verimli, arkadaşça ve profesyonel olması gereken, hem yazılı hem de sözlü olarak birçok iletişim kurar.

Bilgisayar yetenekleri

Ofis yöneticilerinin çok çeşitli bilgisayar becerilerine sahip olması önemlidir. Spesifikasyonlar işvereninize bağlı olacaktır, ancak genellikle veri girişi, elektronik tablolar ve genel BT görevlerini içerir.

Büroları yönetmek çok büyük bir sorumluluk içerebilir. Büro yöneticileri genellikle bir kurumun zirvesinde, elleri de şirketin her tarafında çalışırlar. Bu merkezi rol size hitap ediyorsa, bunun sizin için bir kariyer olup olmadığını görmek için beceri listesini incelemeye devam edin.

Finansal Konular

Sorumluluklarınız arasında defter tutma, faturalama, bütçeleme ve muhasebe yer alabilir. Ayrıca bordro, küçük nakit ve QuickBooks girişlerini de yapmanız gerekebilir. Üç ayda bir ve altı aylık raporlar da görevlerinizin kapsamına girebilir. En azından, ofisiniz para kullanıyorsa, iyi bir şekilde kullanıldığından emin olmak sizin sorumluluğunuzda olacaktır.

Liderlik özellikleri

Büyük bir grup ofis asistanının ne olabileceğinin gözetmeni olarak, herkesi motive ve koordine etmen gerekir. Takım çalışmasını gerçekleştirmeniz gerekecek. İşiniz, herkesin çalışması için bir standart belirlemeyi ve bu standartların karşılandığından emin olmayı içerecektir. Genellikle liderlik yapmak, başkalarının kariyerlerinde büyümelerine yardımcı olmak ve insanların birbirleriyle iyi başlamalarına ve iyi iletişim kurmalarına yardımcı olmak anlamına gelir.

Sosyal beceriler

Kişilerarası beceriler, ofis yöneticisi olmasında büyük bir rol oynamaktadır. Olumlu bir tutum sergilemeniz, ziyaretçileri karşılamanız ve ekip çalışmasına katılmanız gerekecektir.

Çeşitli Güçlü

Büro yöneticileri, işlerini etkili bir şekilde yapmalarına yardımcı olan çeşitli becerilere sahip olma eğilimindedir. Bu, ayrıntılara dikkat etmeyi, genel olarak sağladığınız destek konusunda esnek olmayı ve güvenilir olmayı içerir. Büro yöneticilerinin ayrıca ağ, mantıksal düşünür, çok görevli ve problem çözücü olması gerekir. Zaman yönetimi ve organizasyonu, bu rolde görev alan kişilere ikinci nitelikte olmalıdır.