Yeni Başlayanlar İçin Temel Yönetim Becerileri

Yönetim Becerileri Piramidi'nin 1. Seviyesi, herhangi bir başlangıç ​​yöneticisinin uzman olması gereken temel becerileri gösterir. Bir yöneticinin başarılı olmak için ustalaşması gereken becerileri gösteren ve bu yönetim becerilerinin başarıya yönelik olarak birbirleri üzerine nasıl inşa ettiklerini gösteren yönetim becerileri piramidinin temelidir.

Temel Yönetim Becerileri

Bir yönetim işinde başarılı olmak için herkesin sahip olması gereken dört temel yönetim becerisi vardır. Bu dört temel beceriplanla, düzenle, yönet ve kontrol et ve aşağıda detaylı olarak tartışılmıştır.

Plan

Planlama, herhangi bir yönetim görevinde ilk ve en önemli adımdır. Aynı zamanda en sık gözden kaçan veya bilerek atlanan adımdır. Gereken planlama ve detay miktarı görevden göreve değişmekle birlikte, bu görevi atlamak için kör şans haricinde kesin bir felaket davet etmektir. Bize 6 P'nin planlamasının (veya nasıl sayıldığına bağlı olarak 7 P'nin) dengesini verir.

Çoğu insan planlama terimini genel iş planlaması ile ilişkilendirse de, farklı planlama seviyeleri vardır:

• Stratejik Planlama
• Taktik Planlama
• Operasyonel Planlama

Ve farklı planlama türleri var:

• Afet Planlaması
• Yedekleme planlaması
• Kriz Planlaması
• Tazminat Planlaması

Düzenlemek

Bir yönetici, takımın çalışmasını en verimli ve etkili şekilde yapmak için ekipleri, görevleri ve projeleri organize edebilmelidir. Başlangıç ​​yöneticisi olarak, küçük bir çalışma ekibi veya proje ekibi düzenliyor olabilirsiniz. Bu aynı beceriler kariyerinizde daha sonra bir departman veya şirketin yeni bir bölümünü organize etmeniz gerektiğinde gerekli olacaktır.

Açıkçası, işin planlanması ile işin düzenlenmesi arasında çok fazla örtüşme var. Planlamanın, yapılması gerekenler üzerine yoğunlaştığı yerlerde, organizasyon daha operasyoneldir ve işin en iyi şekilde nasıl yapılacağına daha fazla odaklanır.

Çalışmayı organize ederken, yapmanız gerekenler:

• ihtiyaç duyulan rolleri belirlemek
• rollere görev atamak
• rol için en iyi kaynağı (kişi veya ekipman) belirlemek
• kaynakları elde etmek ve rollere ayırmak
• rollere kaynak atayın ve yetki ve sorumluluğu onlara devredin.

Küçük bir ekibin veya yönetilmesi gereken bir projenin atanmış olup olmadığına bakılmaksızın, başlangıçtaki yöneticiler ayrıca ofisleri ve veri sistemlerini organize edebilmelidir.

Takımını bir araya getirmek için insanları fiziksel olarak hareket ettiremeyebilirsin, ama düşünmelisin. Öte yandan, birkaç kişiyi küçük bir alana taşımanız gerekebilir ve ekibin o alanda etkin bir şekilde çalışabilmesi için işleri organize etmeniz gerekecektir. Kariyerinizin ilerleyen saatlerinde, farklı departmanlardan gelen ekipleri ve onların özel ihtiyaçlarını karşılamak için bir ofis kurmanız gerekebilir.

Ayrıca, ekibinizin toplaması veya dağıtması için gereken verileri yönetecek tüm sistemleri organize edebilmeniz gerekir. Bugünlerde bunlar muhtemelen bilgisayar sistemleri. Örneğin, şirketin intranetinde paylaşılan web sayfaları mı yoksa sadece dosya sunucusundaki paylaşılan bir klasörü mi ayarlamanız gerektiğine karar vermelisiniz. Sistemleri nasıl organize edeceksin, böylece bilgiye ihtiyacı olan herkes erişebilsin (ve rakiplerin gibi görmemesi gerekenler için mevcut değil)? Ekibiniz bilgilerden başka bir şeye ihtiyaç duyuyor veya üretiyorsa, ekibinizin ihtiyaç duydukları şeyi, ihtiyaç duyduklarında alabilmesi ve ekibinizin doğru zamanda ürettiği ürünleri dışarı çıkarabilmesi için düzenlemelisiniz.

Kendini organize etmeyi unutma. Yönetim Becerileri Piramidinin 3. Seviyesinde daha yüksek bir seviyeye gireceğiz, ancak başlangıç ​​yöneticisi olarak bile kendinizi, zamanınızı ve alanınızı organize edebilmeniz için en etkili olabilmelisiniz.

Son olarak, unutma, bir şeyleri organize etmenin nadiren yeterli olduğunu. Kaynaklarda, hedeflerde ve dış faktörlerde sürekli değişiklik yapılması durumunda, genellikle bunları düzeltmek için yeniden düzenleme yapmanız gerekir.

direkt

Yönetmenlik eylem adımdır. Çalışmayı planladınız ve organize ettiniz. Şimdi işinizi halletmek için ekibinizi yönlendirmelisiniz. Hedefin takımdaki herkese açık olmasını sağlayarak başlayın. Hepsi hedefin ne olduğunu biliyor mu? Hepsi, takımı hedefe ulaştırmada rollerinin ne olduğunu biliyor mu? Görevlerini yerine getirmek için ihtiyaç duydukları her şeye (kaynaklar, otorite, zaman vb.) Sahipler mi?

Çek, İtme

İtmek yerine (geri çekilmek ve emir vermek) çekip çekerseniz (onları yönlendirirseniz) takımı hedefinize yönlendirmede daha etkili olacaksınız. Ekibinizdeki insanları motive etmek ve onlara ekip hedeflerine yardımcı olmak ve ilham vermek istiyorsunuz.

Kontrol

Bazı yazarlar bu beceriyi "koordinat" veya benzeri terimlerle "yumuşatmaya" çalışmaktadır.Daha güçlü bir terim tercih ediyorum, çünkü yöneticinin takımın faaliyetlerini kontrol edebilmesi çok önemli.

Yukarıdaki adımlarda, çalışmayı planladınız, kaynakları en verimli şekilde gerçekleştirmesi için organize ettiniz ve ekibi çalışmaya başlaması için yönlendirdiniz. Kontrol adımında, yapılan işi izlersiniz. Asıl ilerlemeyi planla karşılaştırıyorsunuz. Kuruluşun tasarladığınız şekilde çalıştığını doğrularsınız.

Her şey yolunda giderse, izlemekten başka bir şey yapmanıza gerek yoktur. Ancak, bu nadiren olur. Birisi hastalanırsa, veritabanı sıralaması her yinelemeden daha uzun sürer, anahtar bir rakip fiyatlarını düşürür, bir yangın yan taraftaki binayı tahrip eder ve birkaç günlüğüne tahliye etmek zorunda kalırsınız veya başka bir faktör de planınızı etkiler. Kontrol basamağı şimdi, etkiyi en aza indirmek için harekete geçmeniz gerektiğini ve işleri istediğiniz hedefe mümkün olduğunca çabuk geri getirmenizi gerektiriyor.

Genellikle bu, planlama aşamasına geri dönmek ve planları ayarlamak anlamına gelir. Bazen organizasyonda bir değişiklik gerektirebilir. ve herkesi yeni hedeflere yönlendirmek ve onlara ilham vermek zorunda kalacaksınız. Sonra tabii ki, yeni planı kontrol eder ve gerekirse ayarlarsın. Bu döngü siz görevi tamamlayana kadar devam eder.

Yöneticiler Kontrol Araçları

Kontrol adımında, performans ve kalite için standartlar belirliyor ve ardından bunların karşılandığından emin olmak için izliyorsunuz. İzlemeniz gereken şeyler kadar, kullanabileceğiniz çok sayıda araç var.

• Zamanlama araçları - bir dizi yazılım aracı, zamanlamanızı girmenizi ve ardından ilerlemeyi düzenli olarak güncellemenizi sağlar. Program, zamanlamadaki değişiklikleri vurgulayarak, yapılacak düzeltici eylemi tanımlamanızı sağlar.
• Mali kontroller - bir yönetici olarak, genellikle bir bütçeye sahip olacaksınız. Finans Departmanından gelen raporlar, harcamalarınızın (insanlar ve diğer kaynaklar üzerinde) planla nasıl eşleştiğini size bildirecektir.
• İnsan kontrolleri - takımınızdaki tüm kişilerin planlandığı gibi performans gösterdiğinden emin olmalısınız. Olmazlarsa sebebini bulmanız ve düzeltmeniz gerekir. Amacı anlamadılar mı? İhtiyaç duydukları bir kaynağa veya beceriye sahip değiller mi? Görev onlar için çok mu büyük ve farklı bir kaynağa değiştirilmesi veya atanması gerekiyor mu? Yönetici olarak göreviniz, ekip üyelerinize performanslarının planı nasıl karşıladıkları hakkında geribildirim vermek anlamına gelir. Olmadığında, düzeltici işlem yapmanız gerekir.