Çalışan Performansının Nasıl, Neden ve Ne Zaman Belgeleneceğini Bilmek

İnsan kaynakları ve istihdam dünyasında, bir çalışanın performansıyla ilgili belgeler çalışanlarınızı disiplin altına alma, sonlandırma veya adil bir şekilde terfi ettirme, ödüllendirme ve tanıma yeteneğinizi artırabilir veya bozabilir.

Dokümantasyon yöneticiler ve İK personeli için önemlidir, çünkü çalışanlarınızın istihdam geçmişindeki tüm olayları kaydetmek için ciddi bir çaba sarf etmeniz gerekir - hem olumlu hem de olumsuz performans olayları.

İşte yöneticilerin ve İK personelinin çalışan performansını dikkatlice belgelemek için ihtiyaç duyduğu her şey.

Neden Çalışan Performansını Belgelemelisiniz?

• Dokümantasyon, performans sorunlarının çalışanlarla zamanında ve özlü bir şekilde tartışıldığına dair kanıt sağlar.
• Belgeler, çalışanın zaman içindeki performansını iyileştiremediği veya geliştiremediği konusunda bir geçmiş sunar. Bu, kronolojiktir ve çalışanın eylemlerinin, yöneticinin eylemlerinin ve gerçekleştiği olayların kesin bir açıklamasıdır.
• Dokümantasyon, disiplin ya da bir çalışanla fesih etme gibi olumsuz işlemlerde bulunma konusunda yönetim kararlarını destekleyen kanıtlar sunar.
• Belgeler, bir çalışanın aynı zamanda uygun olan diğer çalışanlar için mevcut bir promosyonu veya fırsatı hakettiğini kanıtlar.

• Belgeler, maaş artışlarını, azalışlarını veya bir çalışanın neden zam almadığını doğrulamak için kanıtlar sunar.
• Bir dava durumunda, eksiksiz ve eksiksiz belgeler işverenin çıkarlarını korur. Belgeler, başarısız bir çalışanın işten çıkarılmasında yönetimin eylemlerini destekleyebilir. Ayrıca, çalışanın yasadışı ayırımcılık gibi diğerlerine karşı yasal olan nedenlerle işten çıkarıldığını ispatlayabilir.

Neler Belgelenmeli

Yöneticiler, çalışanların performansını hem olumlu katkılar hem de performans başarısızlıklarını belgelendirmelidir. Çalışanın tam olarak ne yaptığını ve söylediklerini ve toplantı veya konuşma sırasında müdürün ne yaptığını ve söylediklerini belgelemeleri gerekir.

Görüşme sırasında yapılan anlaşmaları, belirlenmiş hedefleri, gerekli ve beklenen iyileştirmeleri ve iyileştirme zaman çizelgesini belgelemeniz gerekir. Belgeler ayrıca yöneticinin çalışana yardımcı olmak için yaptığı taahhütleri de içermelidir.

Nasıl Belgelenir?

Dokümantasyon toplantı sırasında ya da çalışanla görüşme sırasında ya da hemen sonrasında yazılmalıdır. Hiçbir zaman, konuşmanın gerçekleştiği gün yazmayı kaçırmamalısınız. Daha sonraya kadar beklemek belgelerin kalitesini etkiler çünkü belleğe dayanır.

Yöneticilerin yaptığı en büyük hatalardan biri, gerektiğinde çalışan danışmanlığı geçmişini yeniden oluşturabileceklerine inanmaktır. Uygun, zamanında belgelendirme konusunda hiçbir deneyimi olan hiçbir İK kişisi, yeniden yapılanma kayıtları tarafından kandırılmaz. Bellekten yeniden yapılanma yöneticileri şirketlerine gereksiz ve kabul edilemez bir risk getiriyor çünkü telafi edilmiş bir tarih olası bir davada kalmayacak.

Profesyonel, temiz ve düzenli görünmek için belgelerinize ihtiyacınız var. Dokümanları, tarihten bahsediyormuşsunuz gibi üçüncü şahıslara yazın. Bir gün belgelerinizi kimlerin okuyabileceğini asla bilemezsiniz, bu nedenle profesyonelliğinizi yansıttığından emin olun. (Kokteyl peçetesinin, zarfın veya yapışkan notun arkası profesyonel dokümantasyon niteliğinde değildir.)

Kurumunuzda çalışan yeni bir iş alırsa (ya da siz yaparsanız) belgeleriniz çalışanın yeni yöneticisine gitmelidir. Hafızanız ve çalışanın yeni yöneticisini bilgilendirmek için, çalışanın adını ve unvanını, adınızı ve unvanınızı ve her bir belgeye tam tarih yazmanız gerekir.

Gerçek, adil, yasal, nesnel, eksiksiz ve tutarlı belgeler yazınız. Düşüncelerden kaçının (Mike özensiz. Alice tembel. Tom bana yalan söylüyordu.), İsim çağırarak, editoryalizing (John bir pisliktir. Mark'ın bir tutum sorunu vardır.) Ve etiketleme (Mary sorumsuzdur. George bir takım değildir. oyuncu.).

Ayrıca çalışanın davranışını yorumlamaya çalışmaktan kaçının. (Marsha bu ödevi sevmemelidir. Paula başının üzerinde görünüyor.) Sıfatlar ve zarflar gibi açıklayıcı kelimeler kullanımınızı en aza indirin (yavaş, özensiz, mutsuz, karamsar, kaba). Çalışanın kendi davranışını ve eylemlerini, fikrinizi veya yorumunuzu belirtmeyin.

Dokümantasyonda, gereken şey konuşmanın doğru bir kaydıdır. Gerçeklere sadık kalın ve ne söylediğinizi ve çalışanın ne dediğini yazın. Belgelerinizin açık olduğundan ve gerçekleri doğru anladığından emin olun. (Herhangi bir olası yasal durumda, belgelenen olaylardan herhangi birinde yapılan hatalar tüm dokümantasyondan şüphelenmektedir.)

Son olarak, tüm sözleşmeleri, taahhütleri, zaman çizelgelerini, gerekli iyileştirmeleri, giriş noktalarını ve bellekten kayabilecek diğer detayları belgeleyin. Yanlış anlaşılmaların gerçekleşmemesi için son tarihler ve son tarihler için bir tarih ve saat ayarladığınızdan emin olun.

İK departmanınızın dokümantasyon politikasını öğrenin, bu da çalışanların personel dosyasına hangi dokümantasyonun yerleştirilmesi gerektiğini söyler. Herhangi bir disiplin cezası belgelendirmesi mutlaka dahil edilmelidir.

Nerede Belgelenir ve Depolanır?

Çalışanlar hakkındaki belgeler gizli ve çalışana özel olduğundan, herhangi bir belgenin yöneticiye, İK'ya ve potansiyel olarak çalışanın bir sonraki yöneticisine karşı gizli kalmasına dikkat etmeniz gerekir. Bu nedenle, belgeleri paylaşılan bir bilgisayar sürücüsüne koymak önerilmez. El yazısı belgeler ve bir yönetici belgesinin çıktısı alındığında en iyi şekilde kilitli depolamada saklanır.

Bu yönergeleri izlerseniz, bir çalışanı daha iyi bir potansiyele sahip bir işe disipline etme, işten çıkarma veya bir işe devretme konusunda yardım istemek için İK'ya gittiğinizde İK, sorunu çözmenize veya durumu iyileştirmenize yardımcı olur. İK size belgelemenizi, belgelendirmenizi, belgelemenizi söyler veya size yardımcı olamazlar; tüm üslerinizi kapatacaksınız.

Yasal Uyarı: Lütfen verilen bilgilerin doğruluğu ve yasallığı için garanti edilmediğini unutmayın. Site dünya çapında bir izleyici tarafından okunmaktadır ve istihdam yasaları ve düzenlemeleri eyaletten eyalete ve ülkeden ülkeye değişmektedir. Yasal yorumunuzu ve kararlarınızı bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için lütfen yasal yardım veya Eyalet, Federal veya Uluslararası devlet kaynaklarından yardım isteyin. Bu bilgi rehberlik, fikir ve yardım içindir.