Chunking İş Verimliliğini ve Verimliliği Nasıl Artırıyor?

Yöneticiler olarak günümüzün çoğunu daha az zamana daha çok iş sığdırmaya çalışmakla harcıyoruz. Çok seviyeli çalışan profesyonellerin her seviyedeki ortak yanıtı, aynı anda birden fazla aktivite gerçekleştirerek çoklu görev yapmaya çalışmaktır. Sorun çok görevlinin işe yaramamasıdır.

Çoklu Görev, Verimliliği Çalışmada En Etkili Yaklaşım Neden Değil?

Örneğin, sabah dişlerinizi fırçalarken, günün ilerleyen saatlerinde büyük bir toplantı için gündem hakkında düşünmeye başladığınızı hayal edin. Dişlerinizi fırçalamak beyninizin işlem gücünün çoğunu almaz ve sabah dişlerinizi temizleme görevini mekanik olarak tutarken aslında gündemde yoğunlaşabilirsiniz.

Peki ya beyninin kapasitesinin daha fazlasını gerektiren iki görev? Kahvaltı hazırlarken telefonda konuşuyor olabilirsiniz. Her iki görevi de doğru şekilde halledebilirsiniz, ancak dikkat edilmesi gereken hatalardan dolayı hata yapma şansı yüksektir.

Çoklu Görevlere Alternatif Olarak Chunking

"Chunking", insan belleği kullanımının nasıl çalıştığını açıklar. Aynı anda birkaç işi tamamlamaya baktığımızda, bu kavramı hatırlamak önemlidir. Aslında, aynı anda yapmak yerine aralarında geçiş yapıyoruz (dişlerinizin fırçalanması durumunda eşzamanlı gibi gözükse de).

Birisi ofisinize girdiğinde telefonda olduğunuzu düşünün. Tavsiyenizi veya bir konuda hızlı bir karar vermenizi isterler. Telefondaki kişiyi kısaca dinlemeyi durdurur, önünüzdeki notu tarar, yanıtı karalar ve telefon görüşmesine geri dönersiniz. İki aktiviteyi (telefon görüşmesi ve şahsen konuşma) aynı anda yapmadınız.

Aslında sırayla üç görev yaptın; telefon görüşmesi başlatıldı, kişisel görüşme yapıldı ve telefon görüşmesine devam edildi. Yukarıdaki kahvaltı örneğinde olduğu gibi, ikisini de daha iyi ve daha az toplam zamanda, aynı anda değil, birbiri ardına yapmış olsaydınız elde etmiş olabilirsiniz. Bunun nedeni, her göreve başladığınızda, buna odaklanmanız ve başlamanız gerektiğidir.

Çoklu Görevde Başlangıç ​​Süresi Neden Etkili Değil?

Telefon görüşmesini başlattığınızda, düşünmeniz, telefon numarasını bulmanız ve aramayı yapmanız gerekiyordu. Böldüğünüzde, karar verebilmek için sizden ne istediğini bulmak zorundaydınız. Sonunda, telefon görüşmesine devam ettiğinizde, nerede kaldığınızı hatırlamanız gerekiyordu. Söylemelisin bile, "Üzgünüz, üzgünüm, biri içeri girdi. Ne diyordunuz?"

Gün içinde ne kadar çok başlangıç ​​yapar ve durursanız, sahip olduğunuz bu zaman alan başlangıç ​​anları o kadar fazla olur. Bu anlar üretken değildir. Hazırlanacak günlük bir raporunuz varsa, başlama anı muhtemelen üç ayda bir yaptığınız raporla karşılaştırıldığında oldukça kısadır. Yine de, bu raporu hazırlıyorsanız ve yarıda kesilirseniz, her seferinde başlamak için neredeyse aynı süreye sahip olursunuz.

Örneğin, 30 dakika içinde herhangi bir kesinti olmadan bir rapor yazabileceğinizi varsayalım. Ancak, planlanmamış görevlerin ve kesintilerin gün boyunca ortaya çıkması birkaç saat sürebilir. Bu önemli gecikme çoğu zaman, raporun tekrar tekrar başlatılması için geçen süre kadar fiili kesintilerden çok fazla gelmiyor.

Neden Çoklu Görev yerine Öğütme Denemelisiniz

Tamam, bazen çoklu görev yapmak zorundasın. İşiniz benimki gibi çalışıyor olabilir, peki çoklu görev yapmaktan daha iyi ne olabilir? Chunking daha iyidir.

Chunking, kesintisiz kesintilere tepki vermek yerine, gününüzü daha büyük parçalara bölme kavramıdır. Belirli görevlere ne kadar fazla zaman ayırabiliyorsanız, sahip olacağınız daha az başlangıç ​​anı ve verimliliğiniz orantılı olarak artar. Başlangıç ​​anlarında çok fazla zaman harcamayacağınız için, daha fazla zamanınız olacak ve daha fazlasını yapacaksınız. Bir bonus olarak, eldeki tek bir işe odaklanabileceğinden, daha iyisini yapacaksın.

Bir kenar çubuğu olarak, proje yöneticileri uzun zaman önce bu tekniğin gücünü anladılar ve iş kırma yapısı süreci ile kendi "yığın" versiyonlarını yarattılar.

İşyerinde öbeklere nasıl başlanır

Öyleyse nasıl ötmeye başlayabilirsin?

• Bunu hissedene kadar küçük başlayın. Tek bir görev seçin, belki de haftalık raporunuz.
• Alacağını 30 dakika ayırın.
• Kapınızı kapatın ya da "iş yerinde Genius" yazan bir işaret koyun ya da onun gibi bir şey yapın ve sonra rapora odaklanıp rapordan başka bir şey yapmayın.
• Telefonu görmezden gel.
• E-postayı kontrol etme.
• Sadece raporu yaz.

Aynı şeyi telefon görüşmeleri, çalışan toplantıları ve diğer düzenli faaliyetlerle de deneyin. Odaklayın, günlerinizi zorlayın ve birkaç haftalık pratikten sonra daha verimli hissedeceksiniz ve olacaktır.

Alt çizgi

Çoklu görev yapmaya çalışırken zamanınızı çok fazla harcamayın. Bunun yerine, kendinizi öbek alarak daha verimli ve daha üretken hale getirin. Terim garip olsa da, kavram etkilidir.

Art Petty tarafından güncellendi