Toplantı Yönetimi Uygulamaları Verimliliği Artırmaya Yardımcı Olur

Çalışma hayatımızın çoğunu toplantılarda geçiriyoruz. Birçok durumda, zayıf toplantı yönetimi uygulamaları, katılımcıların zamanının verimsiz kullanılmasına neden olur. İlgili bir makalede, beş ortak toplantı senaryosunun üretken olaylara dönüştürülmesi konusunda rehberlik sunuyoruz. İşte toplantıların yararını, verimliliğini ve etkisini güçlendirmeyi destekleyen ek fikirler.

Toplantı Yönetimi Anahtarı - Stand PAT

Bazı yöneticiler P.A.T. kullanıyor. gerektiren toplantılara yaklaşım Pbir tür birgenda ve bir Timeframe. Katılımcıları oturumun önünde bu kritik bağlam noktaları ile donatmak, kişilerin toplantıya genel olarak katılmaya ve destek vermeye hazır görünmelerini sağlar. Açık bir P.A.T. Anahat, verimli bir oturum sağlamaya yardımcı olur.

Toplantının amacını en fazla 1 veya 2 cümleyle tanımlayabilmelisiniz. "Bu toplantı yeni pazarlama kampanyasını planlamak için" ya da "bu toplantı, gönderinin iadeleri ele alma konusundaki yeni politikasını gözden geçirmektir." Amaç, herkesin niçin orada olduklarını, ne yapılması gerektiğini ve ilerlemeyi nasıl yönlendireceklerini ve bir sonuç için yol göstereceklerini bilmelerini sağlamaya yardımcı olur.

Bir gündem belirle. İnceleyeceğiniz / tartışacağınız / inceleyeceğiniz öğeleri listeleyin. Her gündem maddesi için bir zaman sınırı belirlemek (aşağıya bakınız) ve tartışmayı yönetmek için sorumlu kişiyi belirlemek istiyoruz. Bir zaman çerçevesi belirleyin; en azından başlangıç ​​ve bitiş zamanlarını ayarlayın. Ayrıca gündemdeki her madde için bir süre belirlemenizi de öneririz. Bunlar toplam toplantı süresine uymalıdır.

Toplantılarınıza Zamanında Başlayın

İnsanların, planlanan başlangıç ​​saatinden beş ya da on dakika öncesine kadar toplantılara girdikleri kültürlerden birinde çalışıyorsanız, yeni bir trend başlatma zamanı gelmiştir. Bir firma yöneticilerini planlanan başlangıç ​​saatinde kapıyı kapatmaya teşvik eder ve geç kalanlara katılmaya katılamazlar. Bu, hareket etmeyi düşündüğünüzden daha ejderhası olsa da, toplantıyı düzene sokma, amacı gözden geçirme ve beklentileri ve zamanlamayı onaylama konusunda hiçbir endişeniz olmamalıdır.

Stragglers'ın görünmesini beklemeyin. Biri geç geldiğinde, geri dönüp daha önce nelerin örtüldüğünü gözden geçirmeyin. Toplantı konularına devam edin. Straggler için bu garip olacak ve bir sonraki toplantıda zamanında gelme ihtimalini artıracak.

Toplantı organizatörü / sponsoru zamanında gelmezse, toplantının iptal edildiğini düşünün ve işe geri dönün. Beş ila yedi dakikalık bir bekleme süresi makul. Muhtemelen, toplantı düzenleyicisi beklenmedik bir zorlukla karşılaştı ve zamanınızı boşa harcamamayı tercih ediyor.

Toplantının Konusu Üzerinde Olun

İyi bir uygulama, birisini toplantı sırasında herkesi yolunda tutma rolünü atamaktır. Sıklıkla, tartışmalar sürüklenir ve ardından bir fikir, fikir, gerçek ve duygu girdaplarına dönüşür. Bunun yerine, rolü atayın ve katılan herkesin, tartışma gündemden ve belirli bir tartışma konusundan çıkıp çıkmadığı zaman araya gireceği konusunda bilgilendirin. Bazı firmalarda bu role "Diğerlerinde" Trafik Sorumlusu "," Topic Keeper "adı verilir. Etiketi ne olursa olsun, rol toplantılarınızın etkinliğini ve verimliliğini güçlendirmede son derece yararlıdır.

Gündem dışı ancak görüşülmesi gereken ek konular ortaya çıkarsa, bunlar gelecekteki değerlendirmeler ve tartışmalar veya ayrı bir toplantı için açıkça görülmeli ve "park alanına" yerleştirilmelidir. Toplantı sahibi, genel toplantı amacını destekliyorsa, küçük farklı tartışmalara izin verme hakkını saklı tutar.

Toplantı Notlarını / Dakikalarını Tutun ve Dağıtın

Toplantı düzenleyiciden başka birinin toplantı tutanağını tutması gerekir. Tutanakların iyi bir kaydı şunları içerecektir:

• Toplantı zamanı, tarihi, yeri
• Amacın açıklaması
• Gündemin kopyası
• Katılımcıların listesi ve katılmayanların listesi
• Sonuçların, eylem öğelerinin, sorumlulukların ve tamamlanma tarihlerinin ayrıntılı bir listesi. Birçok not sahibi gündemi, sonuçları ve eylemleri listelemek için bir rehber olarak kullanır.
• Gerektiğinde gerekirse planlanmış takip toplantısı.

İdeal olarak, toplantı notlarını toplantı yapıldıktan sonra en kısa sürede ve kesinlikle bir iş günü içinde dağıtın. Tutanaklar ve notlar katılımcılar için önemli bir hatırlatıcı olarak, diğer paydaşlar için veya toplantıyı kaçıranlar için bir bilgi kaynağı olarak hizmet eder. Tutanaklar, insanlara ve ekiplere yaptıkları takip eylemlerini hatırlatmak için kaldıraç yapmak için harika bir araçtır.

Alt çizgi

Bir toplantının, projelerin ve insanların ilerlemesine yardımcı olan olumlu bir sonuç vermesi olasıdır, ancak buna güvenmeyin. Toplantı yönetimi tekniklerinizin titizliği ve kasıtlı olarak güçlendirilmesi, harika bir sonuç elde etme şansınızı artıracaktır.

Art Petty tarafından güncellendi