Proje Şartının Rolü ve Amacı

Projeler, proje tüzüğü nedeniyle resmi olarak bir organizasyonda bulunmaktadır. Yapılması gereken işi yetkilendiren ve proje yöneticisini atayan bir belgedir. Proje yöneticisi olarak, içinde tarif edilen işi yapma görevini size verir.

Bir proje tüzüğünün en önemli rolü, projenin tam olarak ne elde edeceğini belirlemektir. Bu temel proje belgesinde ne olduğuna bakalım.

Proje Şartına Neler Girer?

Bir proje tüzüğünün ilk bölümü, projenin adını, sponsorun ve proje yöneticisinin adlarını ve belgenin hazırlandığı tarihi açıklayacaktır. Sonra belgenin etine girersin.

Bir proje tüzüğünün ana bölümleri aşağıdaki gibidir.

• Projenin Amacı: Bu, projenin neden istendiğini açıklar. Bir iş vakasına veya bu projeyi yürüten sözleşmeye başvurabilir veya bu işi yapmanın neden önemli olduğunu açıklayabilirsiniz.
• Proje Tanımı: Bu bölümde projenin ne elde edeceğini açıklayın. İnşa edilecek ürünler veya teslim edilecek hizmetler hakkında ayrıntılı bilgi vermelisiniz.
• Bütçe: Bu noktada, proje görevleriyle ilgili tüm ayrıntılara sahip olmadığınızdan, tam ve ayrıntılı bir proje bütçesi oluşturamazsınız. Bütçe kısıtlarını veya beklediğiniz üst düzey harcama düzeyini not alın.

• Riskler: Tüm projelerin riskleri vardır. Proje tüzüğünün bu bölümü, proje risk günlüğünüzün ilk halini oluşturur. Bu noktada bildiğiniz riskleri belgeleyin, böylece yönetim ekibi projenin ilerleyişini neyin etkileyebileceğini görebilsin.
• Kilometre taşları: Üst düzey kilometre taşlarını biliyorsanız, bunları bu bölümdeki proje tüzüğüne dahil edin. Daha detaylı bir plan hazırlamaya başladığınızda bunları daha sonra Gantt grafiğinize aktarabilirsiniz. Şu anda yalnızca bırakılmış tarihleri ​​veya üzerinde çalıştığınız sözleşmelerde belirtilen herhangi bir şeyi arıyorsunuz.

• Proje Amaçları: Bu gerçekten önemli bir bölüm ama bir araya getirmek zor olabilir. “Bittiğimizde nasıl bilebiliriz?” Sorusuna cevap vermeye çalışıyorsunuz? ”Projenin ne vermesini beklediğinizi ve orada olup olmadığınızı nasıl bileceğinizi yazın. Örneğin, tüm bölümler için bir zaman kayıt sistemi başlatmaya yönelik bir projede amaç şu olabilir: “Tüm takımlar zaman çizelgesi sistemini yıl sonuna kadar kullanacak.” Ayrıca, kimin olacağına dikkat edin. bu hedefe ulaştığınızı kabul etmekten sorumludur. Proje sonunda aniden kimsenin çalışmayı tamamlamaya imzalamaya hazır olmadığı sorunlardan kaçınır.

• Proje Yöneticisi Yetki Seviyeleri: Başka bir yerde net ve belgelenmiş olmadığı sürece, daha kıdemli birinden daha fazla imza almadan, yapabileceklerinizle ilgili bir bölüm eklemeye değer. Genel olarak bütçe ve zaman çizelgelerinde hangi tolerans düzeylerinin belirlendiği ile ilgilidir ve şöyle ifade edilir: “Proje yöneticisi bütçede yüzde 10'luk bir tolerans ve zamanlamaya göre yüzde 5'lik bir toleransı var. Bu onaylanan sınırların üzerindeki herhangi bir sapma, proje sponsoru tarafından imzalanmalıdır. ”Proje yöneticisinin, personelin proje ekibinden işe alınması ve işten çıkarılması konusunda sahip olduğu yetkiyi belirtmek için bu bölümü genişletebilirsiniz.

Proje Şartını Onaylama

Proje tüzüğünün son bölümü, onay bölümüdür. Proje yöneticisi ve proje sponsoru (veya daha uzun süreli bir sponsor henüz atanmamışsa, işten atılan kişi) dokümanı imzalamalı ve tarih atmalıdır. Bugün, bunun e-posta yoluyla gönderilmesi muhtemeldir, bu nedenle tekrar başvurmanız gerekebilir diye proje dosyalarınızdaki e-posta yetkilendirmesinin bir kopyasını saklayın.