Çıkış Röportajı Katılma Oranlarını Geliştirebilirsiniz

Çıkış görüşmeleri, çalışanlardan doğru ve dürüst geri bildirim almanın en iyi yollarından biridir. Dezavantajı, çıkış görüşmelerinden önemli miktarda veri oluşturmanın biraz zaman almasıdır. Ancak katılım oranınızı artırmak, çıkış görüşmelerinizden daha hızlı miktarda daha fazla işlem yapılabilir bilgi edinmenize yardımcı olabilir.

Çıkış Röportajları İçin İyi Bir Katılım Oranı Nedir?

Araştırmalar, kağıt ve kalem çıkış görüşmeleri için ortalama cevap oranının yaklaşık yüzde 30-35 olduğunu göstermektedir. Bu, 2000 çalışanı olan ve yüzde 15'lik ciro oranına sahip bir şirketin yılda yaklaşık 100 tamamlanmış görüşme almasını beklediği anlamına gelir. Bu katılım düzeyinde, kuruluş toplam çalışan nüfusunun yalnızca yüzde 5'inden çıkış geri bildirimi alıyor.

Sadece biraz fazla çaba göstererek, bu cevap oranını ikiye katlayabilmelisiniz. Yüzde 65 veya daha iyisi çıkış görüşmesi katılımında iyi bir amaçtır. Bunu kağıt ve kalem çıkış görüşmeleri, web tabanlı çevrimiçi çıkış görüşmeleri ve telefon çıkış görüşmeleri ile yapabilirsiniz.

Çıkış Röportajına Katılımınızı Ölçme

Yanıt oranınızı ölçmek için, tamamlanmış çıkış görüşmeleri sayısını çıkış görüşmesi talep ettiğiniz çalışan sayısına bölün. İdeal olarak, ikinci sayı toplam sonlandırma sayısına eşit olmalıdır, ancak pratik sebeplerden ötürü, genellikle durum böyle değildir.

Örnek olarak, çıkış görüşmesini tamamlamanızı istediğiniz 300 kişiden 125 çıkış görüşmesi tamamladıysanız, katılım oranınız 125/300 olup, bu rakam 0,416 veya yüzde 41,6'dır.

Bu tür bir katılımı takip etmek için iyi bir yönteme sahip olduğunuzdan emin olmak önemlidir. En azından katılım oranını bir iyileştirme projesinin başlangıcında ve daha sonra periyodik olarak izlemek istersiniz.

İdeal bir senaryo, düzenli olarak başvurabileceğiniz ortalama çalışanı tutmaktır. Bu gerçek zamanlı numara, çalışanların çıkış görüşmelerine katılımında bir düşüş (veya artma) derhal sizi uyarır. Bir çevrimiçi çıkış görüşme yönetim sistemi bunu sizin için otomatik olarak yapmalıdır.

Büyük şirketler iştirakler, büyük bölümler veya coğrafi bölgeler için katılım oranlarını ayrı ayrı izlemek isteyebilirler. Küçük ve orta ölçekli şirketler genellikle kuruluş için toplam katılım oranından yararlanabilir.

Çıkış görüşmelerine katılım oranınızın iyileşmeye devam edebileceğine karar verirseniz, bir sonraki adım mevcut çıkış görüşme sürecinizi analiz etmektir. İncelenecek en önemli iki alan:

1. Neden çalışanlar çıkış görüşmesini tamamlamamayı tercih ediyor?
2. İnsan kaynağının bilgileri çalışanlara zamanında ve etkili bir şekilde aktarmasını engelleyen lojistik problemler var mı?

Çıkış Röportajını Tamamlamayan Çalışanlar

Çalışanların çıkış görüşmelerini tamamlamamayı seçmesinin sebeplerinden bazıları şunlardır:

• Çıkış görüşmesi çok uzun.
• Çıkış görüşmesi soruları kafa karıştırıcı ya da kişisel olarak istilacıdır.
• Çalışan çıkış görüşmesinin okunacağına ya da bir fark yaratacağına inanmıyor.
• Çalışan tepkilerden korkuyor.
• Çalışan şirkete kızgın.
• Çalışan erteliyor veya unutuyor.
• İşlem zor ya da rahatsız edici.

Derecelendirilmiş sorularla bir çıkış görüşmesi anketi kullanıyorsanız, 35-60 soru doğru anket uzunluğu hakkındadır. 60'tan fazla soru, çalışan için uzun ve rahatsız hissetmeye başlar. 70 soruyu aşarsanız, daha fazla sayıda tamamlanmamış çıkış görüşmesi için hazırlıklı olmalısınız.

Çıkış görüşme sorularınızı basitlik açısından inceleyin. Kendinizi çalışanın yerine koyun ve soruları nasıl cevaplayacağınızı kendinize sorun. Duygu ve duyguları isteyen çok sayıda çıkış görüşmesi sorusundan kaçının.

Çalışanların çoğu duygularıyla uyum içinde değil (ya da öyleyse sizinle paylaşmak istemeyebilirler). Bir çalışanın, bir sürecin etkinliğini, süreç hakkında nasıl hissettiğinden ziyade derecelendirmesi çok daha kolaydır.

Röportaj Geri Bildiriminden Çık

Sağladıkları geri bildirimlerin okunmayacağına veya derhal dikkate alınmayacağına inanırlarsa, çalışanlar çıkış görüşmelerini tamamlamayacaklardır. Çalışanların geri bildirimlerine değer verdiğinizi bildirmeleri önemlidir. Çıkış görüşmelerinin önerilerine dayanarak iyileştirmeler yaptığınızda, çalışanlara fikrin nereden geldiğini söylemekten korkmayın.

Zamanla, çalışanlar dinlediğini öğrenir. Bu, kurum kültürünün bir parçası olduğunda, birçok açık ve dürüst fikir, öneri ve eleştiriden emin olabilirsiniz.

Dürüst Geribildirimden Yankıları

Ayrıca, dürüst geri bildirimlerin bir yankıyla sonuçlanmayacağına çalışanlarınızla net olun. Bir çıkış görüşmesinde yapılan açıklamalar gelecekteki işe alımların uygunluğunu önlemek için asla kullanılmamalıdır.

Çalışanlara çıkış mülakat formunda dürüst olmadıklarını ya da hiç doldurmadıklarını söyleyen birçok uzman var. Şirketlerin bu bilgiyi çalışanlara karşı kullandığını iddia ediyorlar. İnsan Kaynakları profesyonelleri bunun saçmalık olduğunu biliyorlar, ancak hala bu temelsiz algı ile mücadele etmeleri gerekiyor.

Angry Çalışan Geribildirimi

Şirkete kızgın çalışanlar, çıkış görüşmesine katılarak yardım etmek istemediklerini düşünebilirler. Bu çalışanları çıkış görüşmesinde öfkelerini tehlikeye atmaları için teşvik edebilirsiniz. Bu öfkeli çalışanların çoğu, özellikle üst yönetim tarafından duyulacaklarını biliyorlarsa, seslerini duyma şansı ile heyecanlanır.

Temiz ve basitleştirilmiş bir işlem de önemlidir. İster web tabanlı isterse kağıt kalem olsun, çıkış görüşme formu sezgisel ve kolay anlaşılır bir anket formu ile güzel bir şekilde hazırlanmalıdır.

Lojistik problemler çıkış görüşme sürecinizde gözden geçirilecek ikinci ana alandır. Herhangi bir süreçte genellikle zayıf bağlantılar vardır ve çıkış görüşmeleri istisna değildir. Muayeneniz, bir çalışanın dikkatini verdiğinde başlayan ve çalışan çıkış görüşmesini sunarken biten tüm olay zincirini içermelidir.

Çıkış Röportaj Sürecinizi Denetleyin

Aşağıdaki bilgileri öğrenerek çıkış görüşme sürecinizi denetlemeye başlayabilirsiniz.

• Çalışanlar genellikle işten çıkarma niyetlerini nasıl bildirir?
• İlk bildirilen kişi kimdir ve genellikle ne kadar bildirim verilir?
• İnsan Kaynakları bölümünü kim ve nasıl söyler? Çalışanın ne kadar sürede bildirimde bulunduğu İK bildirilir? Önce kim İK'ya bildirilir?
• Çıkış görüşmesi başlatmaktan kim sorumludur? Bu kişi (ler) ne zaman işten çıkarmaya bildirilir?
• Çalışan çıkış görüşmesinden nasıl haberdar edilir? Kim tarafından? Hangi yöntem? Ne zaman?
• Çıkış görüşmesi sürecinin İnsan Kaynakları konusunda net bir mülkiyet var mı? Sürece katılanlar çıkış görüşmelerinin önemini ve aciliyetini anlıyorlar mı?
• Çalışanın çıkış görüşmesi hakkında ne söylendi? Çıkış görüşmesini tamamlamak için hangi yollarla teşvik edilirler? Çalışanlara birden fazla ve birden fazla şekilde mi söyleniyor?
• Çıkış görüşmesinin tamamlanması kolay mı?
• Çalışan çıkış görüşmesini ne zaman ve nerede tamamlayacak? Gerekli kaynaklara kolay erişim var mı?
• Çalışan, işte tamamlıyorsa, çıkış görüşmesini tamamlayacak mahremiyete sahip mi?
• Denetçiler ve yöneticiler çıkış görüşmesi sürecini destekliyor mu? Çalışanlardan olumsuz geri bildirim almaktan korkuyorlar mı? Çıkış görüşmesi ile ilgili bilgileri çalışanlara aktarmak için korku veren denetçilere güveniyor musunuz?
• Çalışanların çıkış görüşmelerini göndermeleri kolay mıdır?

Yukarıdaki denetim sorularının her birini gözden geçirin ve çıkış görüşme sürecinize sıkı bir göz atın. Bu alanların her birini geliştirmek için neler yapabileceğinizi belirleyin. İncelemenizi bitirdikten sonra, hemen iyileştirmeler yapmaya başlayabilirsiniz.

Çıkış Görüşme Sürecinizi Yeniden Ölçün

Yaptığınız değişikliklerden bazıları katılım oranlarında çok hızlı bir şekilde gözle görülür bir iyileşme sağlayacaktır. Diğerleri, şirket kültürünü etkili şekilde ele geçirmek için daha fazla zamana ihtiyaç duyacak.

Katılım oranlarınızı üç ay, altı ay, dokuz ay ve on iki ayda tekrar ölçün. On iki aylık notlara göre, çıkış görüşmesi katılım oranlarınızda çarpıcı bir iyileşme görmeyi beklemelisiniz. Bu, ciroyu sınırlamak ve çalışanların elde tutma süresini artırmak için kullanılabilecek daha fazla veriye sahip olacağınız anlamına gelir.

Sonuç

Çıkış görüşme sürecine katılan çalışanların sayısını artırarak, çıkış görüşmelerinizin değerini önemli ölçüde artırabilirsiniz. Çıkış görüşmesinin hem içeriğini hem de yapısını inceleyerek ve geliştirerek, kendi iç süreçlerinizle birlikte, katılım oranlarınızda önemli bir artış sağlayabilirsiniz.

Son olarak, bir İK personeli ile yapılan şahsen kişisel görüşmenin sadece katılım oranlarınızı iyileştirmeyebileceğini, daha iyi bilgi sağlayabileceğini düşünün. Takip sorgulamanın değerini küçümsemezsiniz.

--------------------------------------------

Beth Carvin, iş, girişimcilik, insan kaynakları, işe alım, satış ve iş geliştirme alanlarında geçmişi olan Nobscot Corporation'ın CEO'sudur.