9 Yöneticiler için Toplantı Kolaylaştırma Becerileri

Toplantılar, fikirleri paylaşma, zorlukları tartışma ve eylem planlarını tanımlama fırsatları olabilir veya verimsiz zaman kaybı olarak sonuçlanabilir. Ne yazık ki, yöneticiler çoğu zaman süreç işlev bozukluğunun yerine getirilmesinde ana katkı maddeleridir.

İşte her seviyedeki yöneticiler için, toplantı verimliliğini arttırmaya yönelik toplantı kolaylaştırma becerilerini güçlendirmeye yönelik fikirler.

Yöneticilerin Toplantılarla Yanlış Gittiği Yer

Birçok yönetici bir toplantıyı nasıl yöneteceğini bildiklerini düşünüyor. Gündemi belirlediler, bütün konuşmaları yaptılar ve tüm kararları verdiler. Bu yöneticiler için kolay ve verimli gelse de, genellikle insanların zamanını boşa harcar ve ekibin yaratıcı potansiyelini kullanmaz. Aslında, çalışanların geri çekilme eğiliminde olmalarının tam tersi bir etkisi vardır, sorumlu olmak isteyen yöneticiye erteler.

Yöneticilerin, çalışanlarını toplantılara daha fazla dahil etmemesinin bir çok nedeni vardır:

• Bırakma korkusu
• Yanlış olduğuna inandıkları için yanlış bir inanç, tüm cevapları vermeleri gerekir.
• Çalışanlarının yeteneklerine veya problem çözme becerilerine güven eksikliği
• Kolaylaştırma becerilerinin karşılanamaması

İlk üç madde fakir yöneticilerin davranışları olsa da, sonuncusu kolaylaştırma becerileri pratikle öğrenilip güçlendirilebilir.

Toplantı Kolaylaştırma Becerilerinizi Güçlendirmek

Tanım olarak, kolaylaştırıcı araçlar, “ Kolaylaştırmak veya zorlaştırmak; ileriye yardım. ”Bir yöneticinin bir toplantıyı kolaylaştırması için (düzenlemek yerine), güçlerini bırakmaya istekli olmaları ve farklı sonuç ve yaklaşımlara açık olmaları gerekir.

Doğru toplantı kolaylaştırma, herkesin problemleri tanımlamaya ve çözmeye dahil edilmesini içerir. Ekipler neredeyse her zaman daha iyi ve daha yaratıcı çözümler geliştirecek ve herhangi bir yöneticiden daha yaratıcı çözümler üretecek ve çözümlerin uygulanmasını destekleme olasılıkları daha yüksek olacaktır.

İşte bir toplantıyı kolaylaştırmak için gereken dokuz beceri: Hepsi uygulamada öğrenilebilir ve geliştirilebilir:

1. Gündem planlaması. Ortak bir toplantı, gündem planlaması ile başlar. Katılımı davet eden, yani çözülmesi gereken bir sorunu seçmek, “bilgi” konularından çok daha fazla ilgi çekicidir. Bununla birlikte, grup katılımına izin vermek için yeterli zaman ayrılması gerekir.
2. Çevre ve iklim ayarı. Lojistik önemli! İnsanlar rahatsız olduklarında, birbirlerini göremezler, duyamazlar ya da açlarlarsa toplantı sonuçları zarar görür. Büyük katılımı teşvik etmenin ve engelleri kaldırmanın bir yolu olarak lojistiği nasıl kullanacağınızı öğrenin.

1. Soru sormak. Harika sorular harika tartışmaları teşvik eder. “GROW Modelini Kullanarak Mükemmel 70 Koçluk Sorusu” makalesi bazı çarpıcı tartışma önerileri sunuyor.
2. Aktif dinleme. Bir yönetici parola kurar, anlamaya çalışır ve takip eden soruları sorduğunda, daha fazla katılımı teşvik eder ve tartışmanın akışını sürdürür.
3. Beyin fırtınası. Çoğu insan beyin fırtınası yapmayı zaten bildiklerini düşünüyor. Ancak, genellikle yapmazlar. Çok fazla ortamda, beyin fırtınasının etkinliği, zayıf süreç yönetimi, güçlü sosyal veya politik baskılar ve zayıf kolaylaştırma becerileri ile azalır. Birçok insan, iyi yönetilen bir beyin fırtınası oturumunun gücünü asla gerçekten tecrübe etmedi.

1. Konsensüs geliştirme becerileri. Konsensus, herkesin bir karara katılması gerektiği anlamına gelmez. Bu, herkesin bakış açılarını paylaşma ve fikir önerme fırsatı bulduğu anlamına gelir. Doğru kolaylaştırma, grubu fikir paylaşımından etkili bir kararın geliştirilmesine kadar yönlendirecektir. Mutabakata varmak daha fazla zaman alır, ancak genel olarak gruptan daha güçlü katılımlar elde edilir. Ancak, fikir birliğinin nihai amaç olmadığını unutmayın. Eldeki sorun için etkili bir karar en önemli konudur. Konsensüs karar alma sürecinde bir ekibin nasıl yönetileceği hakkında daha fazla bilgi için Altı Adımlı Konsensüs Karar Verme Çerçevesi'ne bakınız.

1. Çatışma çözümü. Ne zaman bir sorunu çözecek bir oda dolusu insan varsa, çatışma kaçınılmazdır. Aslında, görev veya konu ile ilgili çatışma ekip araştırmacıları tarafından etkin karar alma sürecinin bir parçası olarak görülür. Bir yönetici, çatışma gücünün olumlu bir şekilde nasıl kullanılacağını öğrenmelidir.
2. Sözsüz iletişim becerileri. Araştırmacılar kesin yüzdeleri tartışırken, çoğu iletişimin yüzde 50'sinden fazlasının sözsüz olduğu konusunda hemfikirdir. Bir yönetici, katılım, samimiyet ve bağlılık seviyelerini değerlendirmek için grubun tonunu ve beden dilini okuyabilmelidir.

1. Kayıt. Yetenekli grup kolaylaştırma, insanların söylediklerini yakalamak için bir sunum tahtasına veya beyaz tahtaya ne zaman dönüleceğini bilmeyi içerir. Bunu yapmak, insanların fikirlerinin duyulduğunu ve değer verildiğini hissettirir ve eylem planlama ve takibinde kullanılmak üzere değerli bir kayıt görevi görür.

Alt çizgi

Zaman, yaşamda ve işte değerli bir varlıktır. Optimum verimlilik ve etkinlik için toplantıları yönetmeye gayret edin. Yukarıda tanımlanan dokuz kolaylaştırma becerisini öğrenmek, uygulamak ve uygulamak, başlamak için harika bir yerdir.