Kolaylaştırma İşverenlere Nasıl Yararlı?

İşverenler, eğitmenleri işlemek, ekipler oluşturmak ve liderleri şekillendirmek için kolaylaştırmayı kullanır. Ayrıca bireysel sorunları ve rekabet eden fikirleri etkili bir şekilde yönetebilir. Atanan kolaylaştırıcılar, yönetimin toplantılarında belirtilen hedefi gerçekleştirmesine yardımcı olmak için kullanılır. Bir kolaylaştırıcının temel rolü, grubu iş başında tutarak ve aynı yönde hareket ederek bir grup planlama oturumuna veya toplantısına değer katmak, işverene değerli zaman ve para kazandırmaktır.

İyi Kolaylaştırıcıların Özellikleri

Kolaylaştırma, belirli özellikleri gösteren bireylere en doğal olarak gelen öğrenilmiş bir beceridir:

• Güçlü grup liderliği becerileri
• Grup süreçleri ve yapılarının derin bilgisi
• Grup ve kişilerarası dinamikler bilgisi ve sözlü ve sözsüz iletişim anlayışı
• Eğitim ve ekip oluşturma içeriğini oturum katılımcılarının katılımını teşvik edecek şekilde yaratıcı bir şekilde sunma yeteneği
• İnsanlara ve durumlarına empati
• Güçlü dinleme ve iletişim becerileri
• İstenen sonucu üreten grup müdahalelerini ve olaylarını yapılandırma becerisi

Bireysel Kolaylaştırma

Bireyler bu sürece katılırken genellikle iki veya daha fazla çalışanın çatışma, anlaşmazlık, karşılıklı hedefler belirleme ihtiyacı veya bir projeyi, süreci veya deneyimi sorgulama gereği duyması nedeniyle olur. Yetenekli bir kolaylaştırıcı şirket içinden kaynaklanabilir ve çalışanların karşılıklı tatmin edici bir çözüme ulaşması için gereken yapı, içerik ve süreç sağlayabilir.

Yetenekli bir kolaylaştırıcının öncülüğünde, toplantılar, ekip oluşturma oturumları ve eğitim sınıfları, tahkim edici bir rakam olmadan mümkün olmayan sonuçlara ulaşabilir. Bir gruptaki ekip katılımcıları, genellikle kendi iş süreçlerini etkin bir şekilde kolaylaştırmak için gereken beceri, izin ve desteğe sahip değildir ve lider, onların gelişimine yardımcı olur.

Grup Kolaylaştırması

Grupların veya takımların kolaylaştırılması, topun yuvarlanmasını ve katılımcıların yolda kalmasını sağlayan bazı özelliklerde uzman olan iç çalışanlar veya dış danışmanlar tarafından sağlanır. Grup ortamında, geçişleri yumuşatmak ve toplantıları doğru yönde ilerletmek için kullandıkları bazı yöntemler vardır:

• Mevcut tüm taraflarca kolayca sindirilebilen içerik ve bilgi sunmak
• Toplantı başlamadan önce bir grubun amaçlarına ulaşmasına yardımcı olan bir süreç tasarlamak ve formüle etmek ve bir kez başladıktan sonra toplantı ritmini tutmak
• Bir toplantı, eğitim, ekip oluşturma oturumu ya da başka bir iş etkinliği için uygun bir yapı sağlamak, böylece oturumun ana görevi yerine getirilmek üzere
• Toplantının sonucuna ilişkin ortak sorumluluğu teşvik etmek
• Yapışkan bir zihniyet oluşturmak için katılımcılardan sorular ve olası çözümler çizmek

Toplantılarda Rekabetçi Sohbetleri Yönetme

İşyerinde insanlarla etkili iş ilişkileri kurmak zor olabilir. Toplantılarda etkin grup kolaylaştırma, rekabetçi konuşmaların etkileşimini yönetme konusunda bazı yetenekler gerektirir.

• Sözsüz iletişim: Bir kaş kaldırmak veya katılımcılara el sallamak, durma veya geriye gitme ihtiyacını iletebilir. Zemine sahip olan kişiyi bir dakika boyunca durdurmak, diğer katılımcılar gruba yeniden katılırken, sözsüz bir şekilde yapılırsa, daha yumuşak bir dokunuşa sahip olduklarından daha etkili olabilir. İyi kolaylaştırıcılar bu tür bir eylemde bulunmaktan çekinmezler, çünkü amaçlarının bir kısmı toplantı akışını kontrol etmektir.
• Soru sorma yeteneği:Bir kolaylaştırıcı, yarışmaya katılan sohbete katılan grup üyelerinden birini arayabilir - bu noktada toplantıda meydana gelen tartışmanın kısa bir özetini isteyebilir ve katılımcının diğer katılımcılarla fikirlerini paylaşmasını isteyebilir. İlk ifadeler doğal görünmeyebilir, ancak iki amaca hizmet eder: yan konuşmayı ana konuşmaya sokar ve amacı netleştirir ve umarım daha hızlı bir sonuç getirir.

• Müdahale edecek güvende olmak:Alakalı sohbete katılan grup üyelerinden, alaycı veya öfke kullanmadan grup tartışmasına yeniden katılmalarını istemek kilit bir beceridir. Kolaylaştırıcı şöyle diyebilir: "Korkarım ki herkes aynı anda konuşurken iyi fikirleri özlüyoruz. Tüm bu düşünceleri takip edemeyeceğimi biliyorum." Genel olarak, bu taktik insanları çekmek için ikinci veya üçüncü bir girişim olarak daha iyidir. Doğrudan ve çok etkilidir ancak davranışlarından haberdar olmayan ve daha ince ipuçlarını emmeyen ekip üyelerini utandırabilir.

• Bir grup sinyali oluşturun:Grup sinyali katılımcılara bir defada bir tartışma yapmalarını hatırlatır. Etkili çalışan bir sinyal, bir toplantıyı belirtmek için bir işaret parmağını basılı tutarak sözel olmayan bir zaman aşımı işareti yapmaktır. Ekip üyelerinin iyi bir ilişkisi varsa, katılımcılar arasındaki iç şaka ruh halini etkili bir şekilde hafifletebilir ve gerginliği önemli ölçüde azaltabilir.